Bli organiserad: hur du håller ditt arbete och personliga filer separata

Informationsarbetare som jag kontrollerar ofta vårt e-postmeddelande på helgen. Eller så kanske vi går vidare mot en viktig presentation sent på kvällen hemifrån, om det är när våra mest produktiva timmar är (eller om vi springer bakom på ett projekt). Vi är lika benägna att svara på personliga meddelanden medan vi är på jobbet eller kanske skannar ett hemförsäkringsdokument på kontorsmaskinen. Kunskapsarbetare gillar vanligtvis den här typen av flexibilitet, men om du inte är försiktig med hur du separerar ditt arbete och dina personliga filer kan du få dig själv och dina data i problem.

Riskabelt beteende i det grå området mellan arbete och liv kan riskera känsliga uppgifter. Medan många till exempel skannar ett personligt dokument på kontoret här och där, skulle du inte vilja skanna något känsligt, för om du inte är chef för IT har du ingen aning om var multifunktionsskrivaren sparar kopior av filer den skannar. De finns antagligen på själva skannerns hårddisk och de kan också sparas på delade servrar utan säkerhet.

För att upprätthålla en viss uppfattning om balans mellan arbetsliv och liv är det bra att ha ledtrådar som påminner dig när du gör en typ av arbete när du är på den andra klockan. Låt oss säga att du får tag på några e-postmeddelanden tre dagar in i en familjesemester. Du kanske uppskattar att du har flexibilitet och möjlighet att fånga alla brådskande frågor, men du kanske också vill komma tillbaka till att njuta av Splash Mountain med dina barn. Med några enkla strategier för att separera dina personliga filer och arbetsfiler kommer du aldrig att sugas att arbeta för länge när du njuter av din personliga tid och vice versa.

Komprimera dina filer

Det viktigaste tricket för att separera arbets- och personliga filer är att dela dem in. Att hålla specifika saker på dedikerade platser skapar inte bara ordning utan också säkerhet. Det fungerar både i den fysiska världen och den digitala världen. Om du alltid sätter dina nycklar i din högra ficka och din telefon i din vänster, hamnar du aldrig i din jacka efter någon av dessa artiklar.

Med digitala filer är principerna desamma, men verkligheten är lite annorlunda. Du kan behålla alla dina arbetsfiler i en mapp och personliga filer i en annan, men lever de på samma server, dator, app eller mobil enhet? Vill du att de ska göra det?

Ibland separerar vi arbetsfiler från personliga filer för att upprätthålla gränser, så att vi inte fastnar i arbetet när vi ska spendera tid med familj och vänner, eller så att vi inte frestas att avsluta att skicka in våra skatter medan vi är på klockan.

Under åren har jag utvecklat några strategier som hjälper mig att dela in mitt arbete och personliga filer så att de uppfyller dessa villkor:

• De är alltid separata
• De är tillgängliga oavsett var jag är, men
• Det är lite obekvämt för mig att komma åt arbetsfiler när jag är i hemläge och hemfiler när jag är i arbetsläge.

Använd olika gränssnitt för olika saker

Låt oss först prata om digitala dokument, till exempel ordbehandlingsdokument, kalkylark, presentationer, PDF-filer och bilder.

Det enklaste sättet jag har hittat att hålla dokument åtskilda och ändå tillgängliga är att lagra dem i en online-synkroniseringstjänst och använda olika tjänster för olika typer av information. Jag använder Dropbox för att lagra, säkerhetskopiera och synkronisera mina personliga filer och jag litar på Google Drive för arbete. Det finns gott om alternativ utöver de två tjänsterna, som du kan läsa om i PCMags lista över de bästa lagringstjänsterna online. Men poängen är att börja med att separera dina filer i två olika tjänster.

Varför skulle jag inte välja min favoritlagringstjänst och skapa två olika konton istället för att använda två olika tjänster? Att ha ett annat gränssnitt hjälper mig att behålla de gränser jag behöver mellan arbets- och personliga filer.

Om jag tittar på Google Drive-webbgränssnittet känner jag att jag arbetar. Om jag stirrar på Google Drive medan jag är på semester, går det dock klockor i mitt huvud som påminner mig om att jag jobbar när jag borde ligga vid poolen. Men om jag arbetar runt Dropbox på helgen, organiserar mina personliga foton, ger min hjärna mig inte samma "du arbetar" signal. Med tiden har jag utvecklat en stark koppling mellan varje gränssnitt och vad jag gör i det gränssnittet. För mig är det ännu viktigare att ha tydliga gränser för arbetslivet eftersom jag arbetar från ett hemmakontor. När jag jobbade på heltid i en kontorsbyggnad använde jag liknande strategier med samma effekt.

Skapa visuella signaler i ditt operativsystem och teman

Vissa lagringstjänster, till exempel de som integreras tätt med ditt operativsystem, ser inte ut som något alls (såvida du inte använder webbappen). De har inte nödvändigtvis ett distinkt gränssnitt. Ett annat sätt du kan vara avdelning utan att ens inse att det är genom att använda ett annat operativsystem på jobbet och hemma. Om du har en Windows-maskin på kontoret och en Mac hemma, kan du redan uppleva samma känsla av att vara hypermedveten när du gör kontorsarbete hemma på Mac.

Ett annat problem kan vara att du använder några av samma verktyg i ditt arbetsliv och personliga liv eftersom du gillar dem. Du vill inte välja två olika verktyg eller gränssnitt. Du vill använda den du gillar bäst för båda. Några av mina vänner använder till exempel Slack för personlig kommunikation, och de använder också Slack på jobbet. I den situationen skulle jag rekommendera att du ändrar temat (dvs. färgschemat) för dina två Slack-konton så att de fysiskt ser annorlunda ut. Du kopplar snabbt ett färgschema till arbete och ett med privat personlig prat.

Komplettera med webbläsaren

Ett annat alternativ för att dela in ditt arbete och skapa visuella signaler som påminner dig om vilken typ av arbete du gör är att hålla dig till en typ av webbläsare på jobbet och en annan hemma. De visuella signalerna kan vara mer subtila, men du kommer fortfarande att få vana att lansera, till exempel, Chrome för arbete och Firefox för personliga saker.

Det är också fördelaktigt att använda två separata webbläsare för att hålla din webbhistorik separat. Du kan till exempel vara mer vaksam när det gäller att rensa webbläsarens cache för arbetsfiler eftersom de innehåller känslig företagsinformation, men du kanske faktiskt vill behålla din personliga webbhistorik så att du snabbt kan leta upp webbplatser du träffade för några dagar sedan (eller vice versa).

Använd e-postklientappar till din fördel

På mobiltelefoner finns det ett riktigt enkelt sätt att skilja arbetsmail från personlig e-post, oavsett om du använder samma e-posttjänst, till exempel att använda Gmail, både för arbete och hemma. Lösningen: Använd olika e-postklienter.

Gmail har en fristående app, men du behöver inte nödvändigtvis välja den som appen du använder för att komma åt Gmail. På iPhone kan du använda aktien Mail-appen. Eller på alla typer av telefoner kan du installera en tredjeparts-e-postklientapp som fungerar med Gmail, till exempel Boxer eller Inboxcube.

Jag gillar att använda separata appar för arbete och personlig e-post. Jag får samma fördel med att ha två distinkta gränssnitt. Dessutom, när jag försöker att inte sugas in i arbetet, kan jag sluta och stänga e-postmeddelandet medan jag håller min personliga e-post lättare tillgänglig eller tvärtom.

Det kan vara så att du bara gillar en e-postklientapp och du vill använda den för både ditt arbete och din personliga e-post. Med många appar kan du ha flera konton autentiserade och växla mellan dem när som helst. Det ger en enkel användning som du kanske inte vill ha, dock. Du förlorar fördelen med att ha två distinkta gränssnitt, och du tappar förmågan att avsluta appen med vilket konto du vill göra mindre frestande just nu. Du kanske vill att din teknik ska vara lite mindre användarvänlig för din egen psykologiska skull.

Fack för en bättre balans mellan arbetsliv och liv

Om du har behov av tydligare gränser mellan ditt arbete och ditt personliga liv, hjälper det dig att dela in dina data i olika appar, tjänster, operativsystem och webbläsare enormt.

Att ha två distinkta virtuella utrymmen där du får åtkomst till dina filer skapar ledtrådar, föreningar och inträdesbarriärer som kan hjälpa dig att minimera arbetet med din lediga tid eller göra personliga sysslor medan du är på jobbet, samtidigt som du fortfarande kan göra dem gjort när det är nödvändig.