Innehållsförteckning:
- Vilken diagramapp ska du använda?
- Dokument för beredskap vid nödsituationer
- Hur man skapar nöddokument
- Ta en timme för att bli bättre förberedda
Video: BLI EN ORGANISERAD PERSON I Jonna Svensson (September 2024)
Om du hanterar ett kontor, har du en planlösning sparad online, om det finns en katastrof eller någon annan anledning till att människor som inte känner till utrymmet måste komma in i det? Om du hyr en semesterfastighet eller till och med bara rum i ditt hem, ger du dina gäster tillräckligt med akutinformation? Var är din nödutgångskarta för din familj och alla gäster som kan bo hos dig?
Att tänka på beredskap är aldrig kul, men att planera framåt och vara beredd är mycket bättre än att önska att du hade gjort det efter en katastrofstrejk. Här är ett enkelt projekt som hjälper dig att vara bättre förberedda: Skapa nödutgångskartor, planlösningar och andra dokument du behöver, och gör det på ungefär en timme.
När du arbetar med dessa mallar behöver du bara ordna om möblerna som de var. Du behöver inte dra något från grunden.
Vilken diagramapp ska du använda?
Förutsatt att du inte vet någonting om design- eller vektorteckningsprogramvara finns det två appar som jag rekommenderar att du använder för att skapa planer för nödutgång, golvkarta och andra viktiga dokument för ditt hem, semesteregendom och företag. De är Lucidchart och SmartDraw.
Enligt min erfarenhet av dessa appar är Lucidchart marginellt lättare att använda, men SmartDraw har fler mallar för beredskap. De är dock båda extremt användbara. Båda har en gratis servicenivå, så du behöver inte betala något för att skapa dessa kritiska filer. Och de har båda en webbapp, så att du kan använda appen rätt i din webbläsare utan att installera någon programvara.
Dokument för beredskap vid nödsituationer
Jag vill ge några exempel på beredskapsdokument eftersom du ofta inte vet vilka du behöver förrän du har en chans att bläddra bland några av alternativen. Några vanliga är:
- Golv evakueringsplan / karta,
- Bygga evakueringsplan / karta, inklusive säker mötesplats,
- Hem / evakueringsplan / karta, inklusive säker mötesplats,
- Kontinuitetsplan,
- Nödkontaktlista (varje hem bör ha en i kylskåp eller läggas någonstans synligt),
- Nödtelefonträd,
- Informationsschema för första hjälpen och HLR, och
- Vilda eldar, översvämningar, jordbävning och skydd på plats tips.
Jag kunde fortsätta och fortsätta, men förhoppningsvis utlöser denna lista några idéer för dokument och diagram som är lämpliga för din specifika plats och omständigheter. Inte varje dokument är naturligtvis lämpligt för varje hem eller företag. Vissa av dessa dokument är tillgängliga för att enkelt skriva ut, till exempel HLR och diagram över första hjälpen. Andra är så enkla och enkla att göra att du till och med kan utarbeta dem snabbt i en ordbehandlingsapp. Du kan till och med frestas att skriva dem för hand. Jag rekommenderar dock att gå digitalt istället, för då är det lättare att hålla digitala kopior sparade i molnet. Att ha digitala kopior i molnet innebär 1) att du enkelt kan uppdatera dem och 2) du kan få informationen även om du inte är framför det papper du skrev ut.
Hur man skapar nöddokument
Att använda en av dessa två appar som jag nämnde tidigare, SmartDraw eller Lucidchart, kommer att göra detta projekt snabbt och effektivt. Du kanske till och med tycker om att använda verktygen.
Börja med att titta på mallarna som appen tillhandahåller. I schematprogramvara betyder "mall" ett exempel på dokument, så du får mycket mer än bara en fil med korrekt formatering. Låt oss ta exemplet med en kontor för evakueringskontor. Mallen har faktiskt en provplanplan och evakueringsväg som redan har ritats på den (snarare än att ge dig en tom duk och ett bibliotek med lämpliga objekt att slå på den). Allt du behöver göra, både bokstavligen och metaforiskt, är att flytta möblerna runt. Du drar och släpper föremål som representerar dörröppningar, fönster, skrivbord, stolar, krukväxter, vattenkylare, badrum, garderober osv. Tills provgolvplanet förvandlas till en representation av ditt faktiska kontor. På samma sätt flyttar du och roterar, förlänger eller förkortar röda pilar som pekar på närmaste utgångar.
Du kanske inte kan hitta den exakta mallen du vill ha, men du kan alltid välja andra liknande diagram för ditt ändamål. Till exempel är ett vertikalt org-diagram inte så annorlunda, schematiskt sett, från ett telefonträd.
Ta en timme för att bli bättre förberedda
Diagramappar gör det så enkelt att tappa ut några få beredskapsdokument att du borde kunna slå ut många av de mest importörer som du behöver på en timme eller så. Ta någon fredag eftermiddag på kontoret när du känner dig utbränd från att göra annat arbete, eller en lördag morgon hemma för personliga dokument, och få några kritiska filer.
Naturligtvis är detta bara toppen av isberget när det gäller planering för det värsta. Vad gör du om strömmen går ut? Vad händer om dina datorer drabbas av ransomware? Säkerhetskopieras alla dina data på molnet? När tiden tillåter bör du läsa om hur du kan skydda katastrof mot ditt företag, som innehåller information om planering, genomförande och utbildning för katastrofberedskap.
