Bli organiserad: hur du skannar, sparar och strimlar dina skattedokument

Att organisera dina skattedokument är en pågående process. Först måste du göra något med varje dokument när du får det, oavsett om det är ett kvitto för en affärskostnad eller en W-2-blankett från en arbetsgivare. Du kan skanna den. Du kanske arkiverar den i en mapp. Vad du än gör med det, måste du hänvisa till det igen när du gör dina skatter, så du måste kunna hitta den. Du kanske också måste överlämna några av dessa dokument till någon annan vid någon tidpunkt, kanske en revisor, men åtminstone till skattemyndigheten inom skattedatum. Så småningom vill du kassera dina dokument ordentligt för att skydda din integritet.

Om du delar upp hela processen för att förutse hur du använder och hänvisar till skattedokument vid ett senare tillfälle kan du hitta en metod för att skanna, spara och så småningom strimla filer, så att du inte oavsiktligt göra mer arbete för dig själv på vägen.

Vilka skattedokument ska du spara?

Du bör spara allt som skickas till dig från arbetsgivare, liksom alla dokument som har att göra med fastigheter, bankkonton, donationer eller investeringar. Med andra ord, spara dokument som genererats av andra och tillhandahålls för dig vid årets slut.

När det gäller dokument som genereras av dig noterar tips på IRS-webbplatsen att poster inkluderar "räkningar, kreditkort och andra kvitton, fakturor, körsträckor, annullerade, avbildade eller ersättande kontroller, betalningsbevis och andra poster för att stödja avdrag eller krediter du gör anspråk på din återkomst."

Skanna skattehandlingar

Du tar förmodligen alla dina skattedokument och fyller dem i en låda, låda eller mapp. Det är bra, så länge du kan hitta dem snabbt senare när du behöver dem.

Ett snabbare och mer bekvämt sätt att se till att du kan hitta dokument senare är att digitalisera dem genom att skanna dem. Skanning av dina dokument ger dig också fördelen med att skapa en säkerhetskopia, så att om något händer med de fysiska kopiorna (eld, översvämning, fyraåring), får du en reservuppsättning.

Du kan använda en stor skrivbordsskanner eller multifunktionsskrivare som innehåller en skanner, vilket är användbart om du har stora staplar med sidor du behöver skanna. Om du bara har en handfull lösa dokument kan du vara bättre på att använda en mobil skanningsapp.

Många mobilskanningsappar är gratis. De förvandlar din telefon till en skanner. De hittar kanterna på dokumenten automatiskt och konverterar bilder till PDF-filer. Om du aldrig har använt en tidigare, uppmanar jag dig absolut att försöka. De är super enkla att använda.

Spara och namnge skattedokument

När du skannar dina dokument är det mest fördelaktiga du kan göra för att hjälpa dig själv senare att namnge filerna på ett intelligent sätt och fästa dem i en mapp med ett mycket tydligt namn, till exempel "SKATTDOKUMENT 2016".

Använd både skatteregistreringsåret och orden "skatt" och "skatter" i din datormapp och i namnen på dina filer. På det sättet, när du behöver filerna senare, kan du söka efter dem även om du inte kommer ihåg exakt var du placerade dem.

För filnamnen inkluderar du också namnet på formuläret, t.ex. 1099-INT eller W-2, och inkluderar alla andra specifika detaljer som signalerar dig eller någon annan som hanterar dina dokument exakt vad filen innehåller. Exempelvis skulle ett bra filnamn för 2016 1099-INT från Duffy Bank vara: 2016-TAXES_1099-INT-DuffyBank.

Makulering av skattedokument

Det skadar inte att spara digitala kopior av dina skattedokument på obestämd tid, men du kan naturligtvis kassera papperskopior efter några år. Som nämnts har IRS riktlinjer för vilka dokument som måste sparas under vilken tid. Om du hellre vill göra fel på sidan av försiktighet, är sju år det antalet att komma ihåg, eftersom det är den längsta tidsperioden som regeringen kräver.

Eftersom du kommer att arkivera för 2016 i år kan du säkert makulera allt från 2009 eller tidigare. Om du driver ett litet företag eller har många känsliga dokument, är det att äga din egen rivare vägen att gå. De är inte så dyra, med de bästa rivare testade på PCMag varierar från $ 159 till $ 329. Swingline Style + Super Cross-Cut Shredder är den billigaste av de högst rankade modellerna.

E-arkivera dina skatter

Nu när du förstår hur du hanterar dina skattedokument är det dags att börja faktiskt göra dina skatter - och ju tidigare, desto bättre. Medan du tekniskt har fram till 18 april för att göra dem, är det bra för din sinnesfrid att få dina skatter gjort tidigare. Om du får återbetalning får du det förr - och vem vill inte det? Om du måste betala, ja, har du mer tid att ta reda på hur du hanterar det också.

Dessutom, om du saknar ett dokument eller om ett av dem visar sig vara felaktigt, är det mycket bättre att ta reda på det nu än nära midnatt den sista dagen. Du kan naturligtvis alltid få en förlängning, men ingen vill ta itu med den typen av stress i sista minuten om de kan undvika det. Tänk också på att om du behöver kontakta supporten på den skatteregistreringstjänst du väljer, är dina chanser att nå någon bättre mycket nu än om du skickar in dina skatter i sista minuten.

Vi har två favoritskatteförberedande tjänster för dina 2016-skatter (de du behöver arkivera 2017). TurboTax Självföretagare är det bästa valet för dig som vill ha det vänligaste gränssnittet och det mest omfattande stödet, inklusive möjligheten att videokonferenser med professionella som kan titta på din återkomst i realtid. TaxAct Online Premium är vårt redaktörs val för att göra dina skatter på en budget, om du inte behöver så mycket handhållning. Se vår sammanfattning av den bästa skatteförberedande programvaran för mer.