Bli organiserad: hur man ställer in e-postmallar

Innehåll

• Bli organiserad: Hur man ställer in e-postmallar
• Använda e-postmallar i Gmail

På både arbetsplatsen och i våra personliga liv skickar många av oss det som i princip är samma e-post om och om igen. Det kan säga något som "Här är veckans försäljningsnummer…" eller "Älskling, kom ihåg att maila hyran till eller innan…"

Om du är en ganska organiserad och effektiv person kan du kopiera och klistra in det föregående e-postmeddelandet i ett nytt meddelande när det är dags att skicka det regelbundet skickade e-postmeddelandet. Det är inte en dålig metod, men det lämnar dig öppen för att införa fel. Du kanske glömmer att uppdatera ämnesraden, datum, en ekonomisk siffra, en datapunkt och så vidare.

När jag först började min karriär inom media och publicering var jag i huvudsak linjeredaktör för vissa akademiska tidskrifter och arbetade med typskrivare som skrev in de ändringar som jag markerade på filerna. Den viktigaste regeln jag lärde mig att markera artiklar för typskrivare var denna: Ju färre tangenttryckningar de måste göra, desto färre chanser har de att införa fel. Med andra ord, mitt jobb var att korrigera eventuella skrivfel och få författarnas förändringar på sidan och samtidigt minimera hur mycket att skriva typskrivarna hade att göra.

På samma sätt, när du återanvänder ett gammalt e-postmeddelande, måste du mata in många onödiga tangenttryckningar, som att radera och sedan uppdatera ämnesraden, ändra nyckelbitar med information och så vidare.

Ett bättre system är att konfigurera e-postmeddelanden som du kan använda om och om igen mer effektivt, en "e-postmall" (Microsoft Outlook: s term) eller "konserverad respons" (Googles term)

läser in…

En e-postmall är exakt vad du kan förvänta dig att den ska vara, en kontur av ett e-postmeddelande med tomt utrymme där uppdaterad information kommer att visas. När du förser dig med ett tomt utrymme i stället för ett antal eller data som ska uppdateras gör du färre tangenttryckningar och minskar därmed antalet fel du kan införa. Du skickade aldrig av misstag förra veckans rapportnummer; det värsta som kan hända är att du lämnar något tomt, i vilket fall mottagarna kommer omedelbart att märka och be dig om de saknade uppgifterna. Men om du skickar fel information kanske mottagarna aldrig känner till den.

Så här ställer du in e-postmallar i två av de mest använda e-postprogrammen: Outlook och Gmail.

Hur man ställer in en e-postmall i Outlook

Outlook hänvisar till dessa typer av regelbundet skickade meddelanden som "e-postmallar." Funktionen är tillgänglig i Outlook-skrivbordsprogrammet, men den är inte tillgänglig på Outlook.com.

I Outlook 2007 . Starta ett nytt e-postmeddelande. Skriv in kroppen på e-postmeddelandet och ämnesraden så mycket information som du kommer att behöva återanvända, och se till att du lämnar ett tydligt och synligt tomt utrymme vart du än ska ange ny information varje gång du skickar meddelandet. Här är ett exempel:

	Ämnesrad:		Veckovis sidvisningsrapport för veckas slut
	Kropp:		Här är den veckovisa sidvisningsrapporten för webbplatsen. Datum: Sidvisningar: Tack alla! Hör av dig om du har några frågor.

Gå till Arkiv> Spara som i det övre vänstra hörnet av meddelanderutan.

I dialogrutan som visas måste du ändra filtypen till Outlook-mall (*.oft). Du kan sedan namnge din mall vad du vill.

När du är redo att skriva ett nytt meddelande med mallen är processen för att komma till mallen faktiskt lite ineffektiv, tyvärr.

Gå till Ny> Välj formulär

och välj Användarmallar i filsystemet i den nedre rullgardinsmenyn. Alla mallar du har sparat bör vara där. Välj det du vill ha så öppnas det som ett nytt e-postmeddelande, som du kan uppdatera efter behov.

I Microsoft Outlook 2010 . Starta ett nytt e-postmeddelande. Skriv in kroppen på e-postmeddelandet och ämnesraden så mycket information som du kommer att behöva återanvända, och se till att du lämnar ett tydligt och synligt tomt utrymme vart du än ska ange ny information varje gång du skickar meddelandet. (Se provet ovan.)

När du är klar med att utforma din mall, gå till fliken Arkiv och välj Spara som.

I dialogrutan som visas måste du ändra filtypen till Outlook-mall (*.oft). Du kan sedan namnge din mall vad du vill. Hit Spara.

När du är redo att använda mallen går du till Nya artiklar> Fler objekt> Välj formulär

och välj Användarmallar i filsystemet i den nedre rullgardinsmenyn. Alla mallar du har sparat bör vara där. Välj det du vill ha så öppnas det som ett nytt e-postmeddelande, som du kan uppdatera efter behov.

Distributionslista . Du kommer förmodligen att vilja koppla ihop en e-postmall med en distributionslista så att du kan skicka meddelandet till en grupp människor i ett skott.

Gå till avsnittet Kontakter i Outlook. Välj Ny> Distributionslista.

Om du använder företags- eller företagsmail, är du bäst att välja medlemmar istället för att använda funktionen Lägg till ny. Välj medlemmar kommer förmodligen att ta upp listan över användare som är tillgängliga i ditt företags e-postsystem. Å andra sidan, Lägg till ny låter dig skriva in en e-postadress manuellt.