Bli organiserad: hur du börjar rensa ditt digitala liv

Några gånger under året får jag en lust att rensa. Oavsett om det är vårstädning i garderoben eller att ta en timme på nyårsdagen för att arkivera alla förra årets e-postmeddelanden, tycker jag att det är oerhört glädjande att dumpa (eller ibland helt enkelt dölja) saker jag inte behöver. Det finns en hel del hippie-retorik om hur rörliga miljöer leder till tydlighet i sinnet, och jag säger inte nödvändigtvis att jag tror det hela, men jag känner mig verkligen mindre stressad när skräpet är borta.

Vi lär oss från en ung ålder att städa våra rum, donera eller kasta ut saker vi inte behöver eller vill ha längre och lägga bort våra fysiska saker. Men många av oss har aldrig lärt oss hur man gör samma sak med vår digitala röran. Det är ingen överraskning vi aldrig lärt oss. Generationer före oss hade inte digital data, så vem skulle ha lärt oss?

Om du gillar en god renhet och har ett rörigt digitalt liv, här är några förslag och tips för att bli av med gamla data.

Rengör datorns skrivbord

Datorns skrivbord blir smutsigt när vi fäster en fil där för bekvämlighet, vanligtvis så att den kommer att vara i vår siktlinje och vi kommer ihåg att den finns. När vi upprepar detta beteende om och om igen, besegrar principen sig själv. Hur kan du se och komma ihåg en fil bland en mängd andra som alla tränger på skrivbordet?

Det enklaste sättet att rensa upp skrivbordet är att se alla filer i en lista, snarare än att titta på den grafiska representationen av själva skrivbordet. Med andra ord, öppna ett Finder-fönster i OS X eller File Explorer i Windows. Det gör det lättare att hitta filer som är redo att tas bort. Du kan mycket lättare se filnamn, filtyp och datum då de skapades eller senast redigerades. Du kan också aktivera förhandsgranskningsalternativet för bilder, PDF-filer och andra filer eftersom att titta på dem kan hjälpa dig att avgöra om de har kommit till slutet av deras användbarhet.

Bara för att en fil inte längre är användbar betyder det inte nödvändigtvis att det är papperskorgen. Även om du antagligen kan kasta ett stort antal filer kommer det att finnas andra som du inte är redo att ta bort, och det är bra. Jag rekommenderar att du flyttar dem massor eller "sveper" filerna till en ny mapp. Jag gillar att skapa mappar för varje år och klistra in gamla filer som jag kanske behöver en dag där inne. Det är liksom arkivera dem. De är synliga, men jag kan hitta dem om jag behöver dem.

Lämna inte dina årsmapper på skrivbordet! Det kommer bara att röra det igen. Lägg dem någonstans som du lätt kommer ihåg, till exempel i mappen Mina dokument eller kanske i en filsynkroniseringsmapp, som den huvudsakliga Dropbox-mappen.

Töm din e-postinkorg

Är du redo att dumpa din e-postinkorg? Nej? Många tvekar att kasta bort e-postmeddelanden eftersom de är rädda för att missa en miljon dollar möjlighet eller något viktigt meddelande som de inte har haft tid att läsa än. Eller så har de skumrat meddelandet, ansett det vara viktigt och aldrig återvänt för att läsa det noggrant eller svara.

Ingen har tid att sortera igenom sina e-postmeddelanden en efter en. Gör inte det.

Använd istället samma koncept som du använde för att städa upp skrivbordet för att svepa gamla e-postmeddelanden ur sikte. Skapa en ny e-postmapp (eller en etikett i Gmail) som heter 2015. Skapa en annan som heter 2014. Bläddra genom din inkorg eller filtrera den efter datum och välj allt från det året. Flytta nu alla dessa meddelanden i massa till motsvarande årsmapp. Dina meddelanden finns fortfarande i ditt e-postkonto. Du vet var du kan hitta dem. Du kan läsa dem och svara på dem när som helst. Men din inkorg är nu mycket renare, och du kan må bra om det.

Rensa fotona på din telefon

Nästan alla hänger på bilder på sin mobiltelefon. Men att rensa dem skapar mer utrymme på din telefon så att du kan ta nya foton. Ännu viktigare är det att om du överför dem till ett dator- eller molnlagringskonto som du säkerhetskopierar ska du bättre skydda dessa foton om din telefon går förlorad, stulen eller skadad. Att ha en anständig mängd tillgängligt utrymme gör det också lättare att uppdatera ditt operativsystem när det också är dags.

Jag har ett riktigt snabbt och enkelt sätt att flytta foton från en iPhone (eller vilken smartphone som helst) som innebär att använda molnlagring. Om du följer stegen i den artikeln bör du inte ha några problem med att rensa upp telefonen. Många molnlagringsappar har en knapp som snabbt och effektivt kopierar alla dina foton till onlinekontot, vilket innebär att du kan ta bort fotona från din telefon.

Bli av med oanvända appar

Hämtar du appar för att kolla in dem och glömmer sedan att ta bort dem från din telefon, även om du aldrig riktigt använt dem?

För att sortera genom dina appar och bestämma vilka du inte vill, börja först med att säkerhetskopiera din telefon (se hur du säkerhetskopierar en iPhone), bara om du tar bort något av misstag och vill återställa data i den. I många fall finns dina data i ett molnkonto och de återställs så snart du installerar om appen och loggar in på kontot. Men inte alla appar fungerar så, och det är en bra idé att säkerhetskopiera oavsett.

Gå nu till skärmen som är längst bort från din hemskärm. Anledningen är att din hemskärm förmodligen har appar du använder, medan den skärm som är svårast att nå sannolikt har appar du inte använder. (Kanske är dina skärmar inte organiserade alls, och du hittar appar genom att söka efter dem eller genom att hålla dem öppna och växla till dem. Vad som helst. Börja på den sista skärmen ändå.)

Titta igenom apparna och identifiera allt du inte har använt på flera månader. Leta efter appikoner som du inte ens kan namnge. Rensa skräpet. Se till att du också går igenom appar i mappar. Om du vill ta bort en app i iOS håller du in appen tills den viglar och pekar sedan på 'x' på den; tryck på hemknappen för att förhindra att andra appar fnissar. I Android varierar instruktionerna beroende på enhet, men att hålla ned appikonen tills du ser alternativ är ganska standard.

Kom ihåg att du kan ladda ner appar igen när du behöver dem. Du behöver inte heller betala igen för premiumappar. Du behöver inte hålla alla dina reseappar installerade hela tiden, till exempel. Behåll de som du använder för att undersöka destinationer eller för lokala resor och ta bort de andra tills det är dags för din nästa resa.

Stäng alla webbläsarflikarna

Är du en flikhållare? Lämna du dussintals flikar öppna i din webbläsare, säker på att du varje dag kommer att läsa alla dessa artiklar eller titta på alla videor du öppnade? Problemet med flikskydd är att det förhindrar dig från att rensa bort internetcachen, vilket du borde göra ibland.

Det finns ett antal lösningar för att hantera överdrivna webbläsarflikar. En enkel är att bokmärka alla dina öppna flikar, som vanligtvis är ett alternativ med ett klick i webbläsaren. Alla dina flikar kommer att sparas så att du kan öppna dem igen när som helst, men du kan stänga dem för nu, dumpa cachen och börja om med en ny surfningssession.

Gör en ny start

Få människor har goda vanor att rensa sitt digitala skräp, men det kan förväntas. Digital skräp är ny. Vi har ännu inte många fastställda hygienregler. Men försök rengöra skrivbordet, e-post, telefon och webbläsare. Det kan vara lika givande som att rengöra ditt fysiska skräp.