Bli organiserad: hur du skräddarsyr din e-post till mottagarens personlighet

Kom till punkten och håll den kort. Det är så jag vill att folk ska skriva när de e-postar mig. Tyvärr är det inte det råd Crystal skulle ge. Crystal är en tjänst som ger dig råd om hur du skriver e-post som tillgodoser mottagarens personlighet. Tjänsten gav ursprungligen dåliga råd om att skriva till mig och några av dess antaganden är tveksamma, men det kan fortfarande ge verklig hjälp för dem som kämpar med att skriva e-post.

Crystal söker på webben, inklusive Twitter, LinkedIn och Facebook, och analyserar språket folk använder för att skapa personlighetsprofiler. När du behöver skicka e-post till någon och vill ha råd om kommunikationsstil som de är mest mottagliga för, kan Crystal ge dig specifika råd som syftar till att hjälpa dig att skräddarsy det du skriver för att matcha mottagarens personlighet.

Det finns några uppenbara potentiella problem här. Till exempel uppger vissa människor en mycket annan online-personlighet än deras verkliga personlighet. Och totalt sett är produkten lite förskräckande i sin smarminess. Vissa kanske tycker det är manipulativt att ändra sitt naturliga sätt att skriva för att bättre tvinga någon att ta sitt möte eller ge dem en höjning.

Å andra sidan, så många människor kämpar med att skriva att varje lite bra råd är värt att ha. Jag var nyfiken på om Crystal kanske skulle göra något bra.

Är vi vem vi tror att vi är?

Jag tittade upp Crystal's analys av några vänner och skickade resultaten. En vän sa att hennes analys var mycket exakt. Det kopplade henne som någon som föredrar en vänlig ton och ogillar en omedelbar uppmaning. "Jag får verklig möteangst och uppskattar att komma till ett ömsesidigt avtal snarare än att bli pressad till att prata på denna plats på torsdag kl 14 eller annat! "

Det berättade också för mig att en av mina mest jade vänner var "relation-fokuserad, uttrycksfull och öppen, och föredrar en förutsägbar plan framför omedelbar handling." Han sa att det "inte kunde vara mer fel", och kallade sig själv "ensam, solipsistisk, orolig och på något sätt lunefull."

Det språk vi använder online och den personlighet vi uttrycker online är inte nödvändigtvis avspeglande vår sanna personlighet i verkliga livet. Online-personas kan hanteras av andra människor, eller så kan de vara utformade för att passa en viss bild.

Människor har inte alltid en tydlig avläsning av sig själva. Hur vi svarar på olika toner och språk och hur vi tror att vi svarar är inte nödvändigtvis samma. Dessutom är en personlighetsanalys laddad med identifierare, och det är hemskt att läsa dem och oroa sig för att dessa ord gäller oss när vi önskar att de inte gjorde det. Det skulle förklara varför jag förkastade Crystal första analys av mig.

Crystal tyckte att jag var "folkfokuserad: stödjande och naturligt empatisk med en tendens att dyka in i långa, djupa samtal istället för direkta, effektiva samtal." En av mina skämt om min personlighet - och den är baserad på en sann historia - är att en papegoja en gång läste min förmögenhet och berättade för mig att jag inte var dömande och accepterar alla; mitt svar var, "Den papegojan är en idiot."

Jag skickar gärna e-post till ett långt, fördjupat brev, men bara när sammanhanget och min passion för ämnet motiverar det. Mer troligt kommer jag att skräpa ett e-postmeddelande utan att någonsin öppna det, som jag gör till mer än 60 procent av nya meddelanden dagligen. Inget svar betyder nej. Om det inte är "effektivt" vet jag inte vad det är.

Efter att ha skapat ett konto med Crystal fick jag möjligheten att svara på några frågor om mig själv för att få en ny analys som skulle informera människor annorlunda om hur man interagerar med mig. Resultaten var helt annorlunda.

Det visar sig att jag är "djärv, pragmatisk, skeptisk, extremt målstyrd och mest bekväm med kontroll." Jävla rätt, det är jag!

När något förslag är bättre än inget

Tillräckligt med mig. Låt mig dela några av förslagen som Crystal gav om språket jag ska använda för att skicka e-post till min solipsistiska vän.

Vissa av förslagen lät som saker jag faktiskt skulle kunna skriva ("Hur skulle du känna om…?") Medan andra var så långt borta från min naturliga ton, kan det göra att min vän tror att någon hade hackat min e-post ("Bara tänker högt…").

Men jag är särskilt intresserad av mina val av ord och inte alla andra. För människor som kämpar för att skriva kan det vara en stor hjälp att ha några förslag alls på hur man startar en känslig e-postmeddelande. Spelar det verkligen om språket tilltalar mottagaren? Att ha mallar som visar förslag på vilka ord som ska användas verkar värdefulla av andra skäl.

Crystal är inte ett hemskt verktyg, men det är förmodligen mer användbart som en snabbare än en rådgivare. Med andra ord kan dess mallar hjälpa en författare att undvika tom sidosyndrom genom att föreslå en utgångspunkt, men jag skulle inte ta sina råd om ton för allvarligt.

Tjänsten behandlar inte heller det faktum att människor har ett allvarligt kärleks-hat-förhållande med e-post, vanligtvis kraftigt skev mot hat-sidan. I allmänhet är det bäst att skriva kort och säga vad du menar. Kom till punkten i första meningen. Var tydlig. Och om du är orolig för att någon felaktigt läser din ton, se till att du stänger med glatt skylt och en utropstecken.

Ytterligare resurser

För fler tips om hur du hanterar din e-post se dessa relaterade artiklar:

• De bästa apparna för mobil e-postklient
• Piska din inkorg i form med dessa appar
• Sluta slåss e-post med mer e-post
• Intervju: SaneBoxs Dmitri Leonov på e-posthantering
• 4 sätt att bekämpa överbelastning via e-post på kontoret