Bli organiserad: hur du tar bättre pauser för att öka din produktivitet

Du kommer aldrig att vara den bästa du kan vara om du strävar efter att vara 100 procent produktiv hela tiden. Det är omöjligt för någon arbetare att arbeta direkt utan att betala ett pris, vare sig det är en minskning i kvalitet, produktion eller säkerhet. Vi måste alla ta pauser.

Generellt sett är kunskapsarbetare (jag själv inkluderade) ansvariga för sina egna pausplaner. Det är upp till oss att avgöra när vi ska ta en 2-minuters paus för att surfa på Facebook, eller hur långsamt vi kan promenera ner i korridoren för att få ett glas vatten.

Människor tar ofta pauser baserade på intuition, utan någon form av hänsyn till hur länge de behöver återhämta sig eller när de tar sin nästa paus. Och inte alla har bra intuition. Det är lätt att leda ner ett Internet-kaninhål medan du tar en paus. Det är också lätt att stoppa en uppgift i hopp om att ta en paus bara för att komma i kontakt med e-post, och det är inte en paus.

Theory of Breaks

För att ta användbara pauser som faktiskt tillåter oss att vara mer produktiva, hjälper det att förstå teorin om varför och hur de fungerar.

När vi beskriver utbrändhet på arbetsplatsen, vilket är vad vi försöker undvika när vi tar pauser, vänder de flesta forskare till något som kallas modellen för bevarande av resurser. Teorin, utvecklad av Stevan E. Hobfoll i slutet av 1980-talet, förklarar hur människor hanterar stress. Kort sagt, det står att vi alla har interna resurser för att hantera stress, och att vi kan använda våra resurser ett tag, men vid någon tidpunkt måste vi bygga om de resurser som vi förlorade.

När Hobfoll kom med denna teori började experter förstå att stress är konstant och allestädes närvarande, snarare än att orsakas av enstaka händelser. Med andra ord, vi upplever stress bara genom att arbeta. Det behöver inte vara en traumatisk händelse på jobbet som orsakar stress. Stress är alltid där, och vi använder alltid våra resurser för att hantera det. När vi tar slut på resurser och våra återstående resurser hotas är det utbrändhet.

Andra forskare har ytterligare ifrågasatt förhållandena som krävs för att bygga upp resurser som vi förlorar när vi klarar stress. Två forskare som studerade effekterna av semestern drog till exempel slutsatsen att positiv arbetsreflektion, behärskning (dvs. arbetar med en färdighet) och avkoppling hjälper till att återuppbygga resurser. Att umgås i helgen verkar också hjälpa, liksom inte att göra med arbetsrelaterade krångel när du ska jobba.

Det vi kan ta bort är att vi måste göra det för att bli av med stress

1. inte fungerar och
2. göra något roligt.

Det kan låta som sunt förnuft, men om du någonsin har tagit en paus från en arbetsuppgift genom att kontrollera e-post (som fortfarande är arbete och knappast roligt), tog du inte riktigt en paus, eller hur?

Vilken typ av raster är bäst?

Om man lägger undan helger och helgdagar, vilka typer av pauser på jobbet är effektiva? Det vill säga, vad måste vi göra för att stoppa ytterligare resursförlust eller till och med bygga upp lite igen?

Studier om pauser på jobbet, inklusive de som spenderas på webben, och vad som gör dem effektiva föreslår pauser bör vara

• kort,
• intermittent, och
• trevlig.

Som tidigare nämnts måste pausen faktiskt också vara en paus från arbete och arbetsrelaterade saker. E-post är inte en paus, och det visar sig inte heller, klagar över arbete med kollegor, katartiskt som det kan vara.

Det är svårt att sätta siffror på pausernas längd och frekvens. Vissa studier har försökt det för kunskapsarbetare, men det finns inget antal som man har kommit överens om i flera studier. Ett populärt och ofta ombloggerat inlägg från 2014 på The Muse säger att det perfekta pausplanet är att arbeta i 57 minuter, följt av en 17-minuters paus, men jag skulle inte lita för hårt på det. Dessa nummer, som kommer från ett datorövervakningsmjukvaruföretag, innehåller inte några rika detaljer om ämnen, deras arbetslinje, rådata eller hur de analyserades.

En bättre studie fann att den optimala tiden för pauser är cirka 12 procent av arbetsdagen, och återigen visade sig att korta, intermittenta pauser var bättre än en eller två långa pauser. Om vi ​​tar 12 procent och tillämpar det på en 8-timmars arbetsdag, får vi cirka 58 minuters pausstid. Som ett exempel skulle fem pauser på cirka 12 minuter vardera göra susen.

Verktyg som hjälper dig ta smartare pauser

Det är mycket mer att ta effektiva pauser än att veta varför de är fördelaktiga, hur de borde vara och hur ofta att ta dem. Det är också frågan om att hålla sig till de pauser du bestämmer dig för att komma tillbaka till jobbet när de är över.

En app som jag använder då och då när jag behöver bli mer regimerad med mitt arbete / pausmönster är Strict Workflow. Denna plug-in för Chrome löst (men utan varumärkesintrång) implementerar Pomodoro-tekniken på din dator.

Pomodoro Technique är en metod för att arbeta som delar upp tid i arbetsfaser och brytningsfaser. Så du arbetar i x minuter och går i y minuter och upprepar. Namnet kommer från att använda köket timers, som ofta var i form av tomater, till tid varje fas. Chrome-förlängningen är inget annat än en timer som ändrar färg och surrar larm när endera fasen är uppe. En extra fördel med att använda ett plugin-program snarare än en köketimern är att medan du är i arbetsfasen kan du ställa in strikt arbetsflöde så att du hindrar åtkomst till vissa webbadresser som kan distrahera dig från jobbet, till exempel Facebook och Twitter.

Det finns andra break-appar som körs på ditt operativsystem snarare än i webbläsaren, till exempel Time Out för Mac. Bryt appar inte bara tid för dig och låsa dig från webbplatser som hindrar dig från att arbeta under en arbetsfas. De låser dig också från hela datorn under pausfasen och tvingar dig att sluta fungera. Din skärm låses upp först efter den brytningstid du ställde slut.

Break-appar används ofta av människor som försöker undvika repetitiva stressskador och datorelaterade ögonbelastningar eftersom de alla förutsätter att du lämnar din arbetsstation under varje paus. Om du gillar att surfa på webben som en del av din paus, använd istället ett plugin-program. Eller gör en regel för dig själv att du bara surfar på internet på en mobil enhet.

Ett annat sätt att se till att du lägger till pauser i din dag är att stå upp och lämna skrivbordet varje gång ledningsvarningen vibrerar på din fitness-tracker. Många fitness trackers har nu den här funktionen. Under ett tidsfönster som du ställer in, t.ex. kl. 08.00 till 18.00, om spåraren fångar att du sitter stilla i mer än så många minuter, vibrerar den och blinkar ibland också ett meddelande på skärmen. Standard för de flesta trackare är 60 minuter i vilotid, men ofta kan du anpassa den. Ställ in det i 55 minuter, kanske, för att ge dig själv några minuter till för att packa upp dina tankar innan du står upp och tar dig en rätt paus.