Bli organiserad: hur du använder samarbetsprogramvara för att kartlägga arbetsflöden

Den allra första dagen av mitt allra första riktiga jobb tog den mest äldre redaktören för tidskapsförlagsföretaget som anställde mig mig till ett enormt flödesschema fastnat på en vägg. "Så här går en artikel från skriven till publicerad, " sa hon. Hon ledde mig genom hela processen och betonade de delar där mitt team och jag var inblandade. Detta var 2001, innan samarbetsprogramvaran var fritt tillgänglig, men de lärdomar jag lärde den dagen gäller även i denna tid av Asana och Slack.

Varje tidskriftartikel gick in i ett stort stort kuvert med ett papper tejpat framtill. Papperet färgkodades i tidskriften där artikeln skulle visas. Vi kallade det här för en jobbjacka. Varje gång artikeln gick till en annan avdelning, antingen till kopieringsredigerare för korrektur eller till tangentbordsavdelningen för ändringar, loggades historien för sin resa på jobbjackan. När en anställd var klar med det, tilldelade hon den till en ny avdelning genom att skriva en rad på banan. Alla som såg en jobbjacka visste exakt alla stadier som artikeln hade gått igenom och var den skulle gå vidare.

Med tanke på det var dessa jobbjackor en föregångare till och fysisk manifestation av dagens arbetsflödesprogramvara, som Asana. Arbetsflödesschemat som fästes på väggen var en utmärkt inriktning för mig som ny anställd och alla andra ombord. Det gav mig en kristallklar bild av vad organisationen gjorde och hur.

I dagens värld, där vi strävar efter papperslösa miljöer och till stor del har flyttat till elektroniska filer och mappar, är det lättare att avstå från att skapa sådana arbetsflödesdokument och hålla dem uppdaterade. Men för alla företag och till och med teamarbete på hobbynivå är det oerhört viktigt att dokumentera ditt arbetsflöde.

Varför dokumentarbetsflöde?

Varför ska du dokumentera ditt arbetsflöde? Det finns några absolut kritiska skäl, inklusive följande:

• Det hjälper företagare och chefer helt och hållet att tänka igenom och förstå vad som händer i varje skede av affärsprocessen och varför;
• Det gör det möjligt att identifiera och ta bort processer från onödiga steg;
• Det påminner anställda eller teammedlemmar som kan vara avlägsna från vissa stadier i verksamheten varför de finns och vilket värde de ger;
• Det är viktigt för teammedlemmar ombord;
• Det är ett av de bästa sätten att förklara för potentiella kollegor, kunder och investerare hur ett företag fungerar; och
• Det gör det möjligt för ett team att mer effektivt börja använda samarbetsverktyg.

Till den sista punkten har jag redan nämnt Asana. Asana är ett arbetsflödeshanteringsverktyg, som en uppgiftslista på steroider. Det är väldigt likt det jobbjacka-systemet jag använde i mitt första publiceringsjobb. Med Asana kan du spåra uppgifter som måste göras och driva dem genom en process. Varje uppgift har en historik över alla stegen, eller deluppgifter, som det har gått igenom. När en person är klar med deluppgiften till hands tilldelar hon eller han den till nästa steg och riktar den till en person eller avdelning som kommer att hämta den nästa.

Jag har gjort analogin tidigare att Asana är som ett kortlek, medan projekthanteringsprogramvara är som ett brädspel. När du öppnar ett brädspel kan du ha något som ett bräde, en mängd olika spelstycken och en tydlig regelbok för hur du spelar spelet. Alla som spelar samtycker till de förbestämda reglerna. Du kan avvika från reglerna, men spelet har utformats för maximal njutning när du håller dig till dessa regler, så du gör det.

När du spelar kort måste dock alla som spelar komma överens om vilket spel som ska spelas och vilken uppsättning regler du kommer att följa. Du kan spela hjärtan eller spela. Vissa kortspel är välkända med etablerade regler, som Texas Hold'em. Sedan finns det andra spel som har variationer, till exempel rummy (gin rummy, straight rummy, 500 rummy, och så vidare) och du måste hash över reglerna med alla vid bordet för att se till att ni alla håller med om hur man spelar. Det finns också möjligheten att uppfinna på ditt eget kortspel, med unika regler som du måste lära till alla som vill spela.

Asana (och många andra samarbetsverktyg; jag kommer att ge fler exempel på ett ögonblick) är som sagt en kortlek. Så för att få Asana att fungera måste alla veta hur spelet spelas, vad är reglerna, vad är målet och hur spelet slutar.

Vad sägs om Kanban?

Kanban-brädor är ett annat exempel på samarbetsverktyg som liknar ett kortlek. Trello är ett exempel på ett online kanbanverktyg. Programutveckling och programmeringsteam använder ofta kanban på ett mycket specificerat, förutbestämt sätt (som att spela Texas Hold'em), medan de som använder kanban för personligt bruk kan göra upp alla regler de vill.

Om du har ett dokumenterat arbetsflöde kan du enkelt kartlägga det arbetsflödet till Asana. Det är mycket lättare att börja använda Asana när du redan har ett dokumenterat arbetsflöde eftersom det betyder att du redan har tänkt igenom hela affärs- eller teamprocessen från topp till botten. Att anta Asana kräver lite test och fel oavsett vad, men det kommer att vara mycket smutsigare och mer frustrerande om du gör det utan att ha dokumenterat dina arbetsflöden tidigare.

Kartlägga arbetsflöden

Med arbetsflödesmjukvara finns det vanligtvis något som slutförs, även om hela processen pågår. Oavsett vad som kan slutföras är vanligtvis dina uppgifter eller deluppgifter.

Idén om färdigställande är mycket annorlunda i programhanteringsprogramvara. Ett projekt per definition är något som slutförs och levereras på ett datum. Men inte alla typer av arbete är projekt. På tidningsförlaget där jag arbetade skulle en artikel vara komplett när den trycktes. På samma sätt hade varje utgåva av en tidskrift ett slutdatum när det levererades. Men kopieringsredigering var aldrig fullständig. Det var pågående arbete. Det behövde fortfarande spåras. Den hade konkreta uppdragsuppgifter - kopiera redigera den här artikeln - men kopieringsredigering hade inte ett slutdatum eller levererades.

Processen med att kartlägga ett arbetsflöde innebär också att identifiera exakt vilka processer eller procedurer som måste tilldelas och spåras exakt. Denna precision och detaljnivå är mycket viktig.

Tänk på ett recept för matlagning. Recept listar inte varje steg eftersom många av dem är underförstått eller förstått. Recept säger inte att du ska knäcka ägg, tömma innehållet och slänga ut skalen eftersom "lägg till ägg" redan betyder det, och det blir onödigt besvärligt att lista upp alla dessa steg. På liknande sätt kan det i en arbetsmiljö förstås att "redigera artikel" betyder "kontrollera rubriken, kolla bylinjen, kopiera redigeringen och lämna frågor till författaren."

I vissa situationer kan du dock behöva vara tydligare i en finare grad. Jag arbetade en gång i tidningspublicering där jag kontrollerade rubriker, bildtexter, datumet längst ner på sidan och sidnumret borde ha varit separata steg från kopieringen eftersom de ofta förbises.

Med andra ord måste du ta reda på vilken detaljnivå som är nödvändig. För många steg, och personer som använder programvaran kommer att ignorera proceduren. För få och kritiska misstag kan hända. Det kommer troligtvis att ta några tester och fel för att få det precis rätt, men du måste fatta några beslut innan du börjar.

Kartlägga tankar

När du kartlägger arbetsflöden kommer du också att spendera tid på att räkna ut hur din organisation tänker kollektivt. Vad är din organisations tankesätt om projekt, människor eller ämnen av intresse? Det är relevant både i Asana och i andra samarbetsverktyg.

Slack är ett bra exempel. Slack är en meddelandeplattform som betonar drag snarare än pushmeddelanden, så det handlar om att välja meddelanden du vill ta emot. För att göra bra filter för dessa aviseringar måste du delvis lita på kanaler. Kanaler är som grupper, och för att göra kanaler effektivt måste du veta hur ditt team tycker om, ja, allt. Tror du på avdelningar eller projekt? Tror du när det gäller ämnen eller klienter? Om du driver ett fastighetsbolag, kanske du tänker i termer av grannskap, eller fastighetsvärden trösklar, eller agenter. Du måste ta reda på ditt lags tankesätt innan du skapar kanaler så att de faktiskt är effektiva för att underlätta lagarbete.

Samarbetsverktyg innehåller ofta fler sätt att organisera information, som att använda färgkodning, tagging och ibland till och med färgkodad taggning. Kommer du ihåg de färgkodade jobbjackor som jag beskrev tidigare? Samma affär. När den används korrekt är färgkodning en visuell signifierare som omedelbart förmedlar information tydligt. Av den anledningen ökar färgkodningen produktiviteten. Jag rekommenderar starkt att du använder färgkodning i ett samarbetsverktyg, så länge du först ser till att du förstår lagets tankesätt om varför något bör vara färgkodat i första hand. Vilken information behöver förmedlas omedelbart och utan ord? Du måste förstå ditt teams tankesätt för att kunna svara på den frågan.

Inklusive kultur

Det är viktigt att dokumentera arbetsflöden innan du mappar dem till ett samarbetsverktyg, och det är lika viktigt att förstå och kartlägga tankesätt. Den sista delen är kultur.

Samarbetsverktyg speglar företagets kultur och vice versa. Det är verkligen viktigt att fastställa allmänna regler för engagemang beträffande professionalism, nivå av formalitet och var det är och inte är lämpligt att gå från ämnet.

Från en anställds eller teammedlemmars synvinkel används samarbetsverktyg ofta som ett ställe att blåsa bort ånga. Enligt min erfarenhet kommer människor att sända sina klagomål oavsett om samarbetsverktygen ger dem ett särskilt utrymme för det. Vissa organisationer värderar öppen debatt och till och med heta diskussioner om arbete, medan andra ser det som distraherande och potentiellt farligt.

Samarbetsverktyg ensam kan inte diktera om människor kommer att lufta och dissensera på lämpliga platser. Det måste komma från företagskultur. Människor i ledarpositioner måste klargöra om de vill att teammedlemmar ska tala med klagomål och argument inom ramen för arbetet eller utanför det. Vem behöver veta när det finns ett problem? Vill teammedlemmarna ha anonymitet innan de uttrycker en oro eller klagomål? Är klagomål gjort för katarsis eller för att lyfta fram potentiella problem med arbetet och arbetsflöden? Om det kommer att hända ändå (och det är) är det bättre att ta hänsyn till det och fatta beslut om det snarare än att låtsas att det inte händer.

Ytterligare resurser

En annan resurs som underlättar kartläggning av arbetsflöden är programvara för kartläggning av tankar; se dessa tips om hur en tankekarta kan styra din projektledning. Om du befinner dig i de tidiga dagarna med att använda projekthanteringsprogramvara, bör dessa fyra tips för att komma igång vara till hjälp. Och för en djupare titt på Asana hjälper det att läsa några tips för hur du använder Asana.