Bli organiserad: lämna ditt jobb, inte dina data

Innehåll

• Bli organiserad: Lämna ditt jobb, inte dina data
• Hur man kopierar och sparar information snabbt

Ekonomin släpar. Business torkar upp. Din position är inte så säker. Om du skulle bli avskedad idag eller avsluta ditt jobb oväntat, vad skulle du göra med innehållet på din dator innan du lämnade organisationen? Hur skulle du hämta dina kontaktuppgifter från Outlook eller ta tag i alla dina personliga filer och se till att du inte lämnar några lagrade lösenord i din webbläsare?

Ingen vill tänka på denna händelse, men om skrivningen är på väggen, kanske du vill ha en "panik-knapp", som det var, något sätt att snabbt initiera de åtgärder du vill vidta om du är bad att lämna ditt jobb bråttom. Tyvärr finns det inte en enda knapp som du enkelt kan ställa in för att ta hand om dessa saker, men du kan förbereda dig genom att organisera lite i förväg och göra en lista över vad du ska göra om du får en rosa slip eller be din chef att ta det här jobbet och skjuta det.

Hur du hanterar dina filer och annan information beror till stor del på en sak: om din organisation låter dig ladda ner och installera programvara från utsidan. En annan övervägande är om ditt företag begränsar webbläsningen. Jag ska beskriva ett par alternativ som står för olika omständigheter.

Vad du ska spara från din dator om du blir avskedad

Personliga filer. Om du har några personliga filer på din dator (som jag inte rekommenderar att du lagrar på en företagets maskin i första hand), kopiera dem någonstans säkert och ta bort dem från din maskin. Jag delar några metoder för att kopiera dem i nästa avsnitt.

Om du har några personliga filer med känslig information om dem, kanske du vill ta det extra steget att skriva över deras faktiska innehåll också (dvs. för ett Word-dokument, öppna dokumentet, välj all text, ta bort allt, tryck på spara, skriv nonsens, spara igen, upprepa; sedan skräp filen och töm papperskorgen). Att skriva över på detta sätt kommer inte att eliminera organisationens förmåga att hämta vad som tidigare var där, beroende på hur arkivering hanteras, men det kommer åtminstone göra det mycket svårt för alla som inte är inom IT att se vad som fanns i din filer.

E-postkontakter. När du söker jobb kan ditt nätverk vara en av dina största tillgångar. Lämna inte efter all värdefull kontaktinformation som du samlat under åren. I nästa avsnitt förklarar jag hur du exporterar kontaktinformation från Outlook, men för att göra det mest effektivt måste du redan ha skapat poster för de personer du känner.

En kraftfull lösning - eller säkerhetskopiering - för att extrahera kontaktinformation från ett e-postprogram är att använda sociala nätverk. Det främsta skälet till att jag till exempel använder LinkedIn är att överföra all viktig kontaktinformation som jag har om människor jag har träffat i olika affärssammanhang. Om de byter företag och inte exporterar min kontaktinformation från deras e-postprogram, eller tvärtom, kan vi fortfarande jaga varandra ner via LinkedIn… eller Twitter eller Facebook, för den delen.

Arbeta prover. Förutom personliga filer, ta tag i allt du arbetat med som kan anses vara ett starkt exempel på ditt arbete för att visa potentiella arbetsgivare eller klienter i framtiden. I vissa karriärer, som media, är dina arbetsprover offentligt tillgängliga, så att det inte är en verklig oro att knäppa dem från din dator. Inom andra områden är ditt arbete dock inte synligt. Om du har några prover från ditt arbete, från kodavsnitt till designkomponenter för att bevilja ansökningar, och det skulle inte vara en sträng överträdelse för dig att visa dem privat till externa parter, gör kopior.

Var flitig med att undersöka vad du kan och inte kan göra med den immateriella rätten. Om du har ett bra förhållande till din chef (eller nu tidigare chef), fråga henne eller honom på förhand om du kan visa några av dina arbetsprover, kanske erbjuda att redigera all känslig eller privat information som kan visas i den.