Bli organiserad: hantera en familjekalender

Kanske håller du en väggkalender i köket med alla familjemedlemmars resor och möten: möten, arbetsplaner, resdatum och så vidare. Du kan också hålla några blyertspennor och raderare i närheten för att göra ändringar eftersom det alltid finns förändringar. Att få din familjs scheman att synkronisera kan vara ett eget jobb. Att använda digitala kalendrar gör dock mycket av utmaningarna enklare.

Här är några funktioner du kan leta efter och använda i en digital delad familjekalender.

Delningsfunktioner. Naturligtvis är en familjekalender avsedd att delas, även om inte all delning skapas lika. Ibland betyder "dela" en kalender att den är synlig för en annan person. Andra gånger betyder det att det är samarbete - andra medlemmar kan också redigera kalendern.

Min drömfamiljekalender skulle ha finjusterade behörighetsinställningar, så att vissa familjemedlemmar kan ha möjlighet att läsa och skriva specifika möten medan andra bara kan se dem. Vissa personer skulle kunna skapa möten och andra kan bara redigera befintliga. Och naturligtvis skulle jag ha kompletta administratörskontroller. Tyvärr, utanför dyra och robusta projekthanteringsapplikationer, hittar du inte dessa djupa inställningar i vanliga kalendrar.

Importera offentliga kalendrar. De flesta onlinekalendrar har importalternativ så att du automatiskt kan fylla i din egen kalender med en lista över nationella helgdagar eller en annan offentlig kalender. Många synkroniseras nu också med Facebook och kontakthanteringsappar så att du också kan importera dina vänner födelsedagar.

Synkronisering. De bästa delade kalendrarna synkroniseras på flera plattformar, sätter varningar, påminnelser och aktuell information till hands, oavsett var du är. Det är vettigt att använda en kalender som du kan komma åt både en smartphone och online via en webbapp. På så sätt behöver du inte lita på att vara framför din hem- eller kontordator för att göra ändringar. Se till att systemet du använder fungerar med de enheter som dina familjemedlemmar också har. Du skulle inte vilja att din Android-bärande son ska vara ur slingan medan din iPhone-toting dotter vet vad som händer.

Färgkodning. De flesta onlinekalendrar har färgkodning, som ibland tilldelas människor, och ibland till olika typer av möten, som personligt kontra arbete kontra familj. För mig måste en delad kalender absolut ha någon form av färgkodning, eftersom den på ett ögonblick kan säga vem som gör vad när.

Vilken typ av kalender ska jag använda?

Google Kalender, iCal och Outlook. De tre populäraste kalendrarna är förmodligen Google Kalender, Apples iCal och Microsoft Outlook. Fördelen med att använda en av dessa populära kalendrar är att de integreras med många andra appar och tjänster. De är också ganska flexibla, vilket å ena sidan ger dig mer frihet att hantera dem hur du vill och å andra sidan kan skapa mer arbete.

Specialiserade familjekalendrar. Jag har testat några tjänster utformade för att hjälpa till att centralisera och hantera familjer, och de flesta av dem har en kalendertjänst som är mycket specifikt utformad med en modern familj i åtanke.

Famjama (gratis, 4 stjärnor) är den överlägset min favorit bland gäng, och vårt redaktörsval bland familjens arrangörer. Den bästa funktionen här är möjligheten att ställa möten och göra dem synliga endast för utvalda familjemedlemmar. Famjama tar inte bara hänsyn till dina närmaste familjemedlemmar utan också vårdare, och den har en ikon som visar när ingen förälder är tilldelad en aktivitet som involverar barn. Famjama stöder också gruppkalendrar utanför familjen, som idrottslags scheman.

Något mer känt är familjeorganisatören Cozi (gratis till 49, 99 dollar per år för guldmedlemskap, 2 stjärnor), och även om jag inte är galet över tjänsten totalt sett är familjekalendern definitivt dess söta plats. Du kan skicka en länk till vem som helst så att dina Cozi-möten matas in i deras tredjepartskalender (Google Kalender, Apple iCal och Microsoft Outlook för Windows, skrivskyddad). Och en annan trevlig funktion är att Cozi låter dig välja varje familjemedlem för att få ett e-postmeddelande varje vecka som visar veckans kommande agenda.

En av de populäraste familjeorganisatörerna, AboutOne (gratis, 3 stjärnor) har ingen familjekalender för tillfället, vilket är en stor anledning att inte använda tjänsten. Man verkar dock vara i verken.

Flytta online för bättre schemaläggning

Att flytta din familjekalender från köksväggen till en onlinetjänst är vettigt. Det ger alla bättre synlighet i varandras scheman och är mycket lättare att underhålla och redigera (inga raders krävs). Smartphonevarningar och påminnelser bundna till din kalender fungerar bättre än en stor gul stjärna som också är markerad på en väggkalender. Se bara till att leta efter de funktioner du behöver när du antar en ny familjekalender.