Bli organiserad: produktivitet på ipad

Innehåll

• Bli organiserad: Produktivitet på iPad
• Produkter som nämns

Om du har beslutat att använda en iPad för arbete, måste du behandla den lite annorlunda än om du bara skulle använda den av personliga skäl. Ta ett organiserat tillvägagångssätt för att konfigurera och hantera din iPad så att du kan få så mycket affärsbruk som möjligt.

Hur en iPad kan vara användbar i en affärsinställning varierar drastiskt beroende på yrke, och det är inte meningsfullt för alla typer av yrkesverksamma. Till exempel har jag hört talas om fastighetsmäklare som använder iPads för att inte bara visa potentiella köpare ytterligare information om en fastighet, utan också för att kommunicera sin plats med andra kollegor medan de är ute och visar hem. Jag har till och med känt socialtjänstbyråer som utrustar sina anställda med iPads för att anteckna när de besöker kunder eftersom iPads är lättare att bära och i allmänhet billigare än bärbara datorer, men ändå får de jobbet gjort.

Men att använda en iPad för arbete är inte alltid vettigt. Om du tillbringar större delen av din arbetstid på en fast plats är en iPad antagligen inte det du behöver. Om ditt jobb involverar mycket att skriva eller hantera stora filer under en längre tid, kan du vara bättre på att investera i en lätt bärbar dator eller ultrabook när du behöver en bärbar enhet. Men underskatta inte heller iPadens funktioner. Det kan hantera lite ganska intensivt arbete.

När du väl har bestämt dig för att använda en iPad för arbete, här är några tips för att slå ut den.

Artikeltexten rekommenderar vissa appar och tillbehör, medan videon nämner några enkla inställningar som du kanske vill aktivera.

läser in…

Vad du ska installera på en iPad för affärsanvändning

De appar du behöver för din iPad för affärsanvändning beror till stor del på din arbetslinje, men några gäller för de flesta yrkesverksamma över hela linjen.

Office-filer

En utmärkt app att installera är en som låter dig komma åt alla filer och data som bor på din primära dator på kontoret eller hemma. Citrix GoToMyPC (gratis för app, kräver $ 19, 95 programvara installerad på din PC eller Mac) möjliggör komplett fjärrkontroll av din andra dator från din iPad. Se till att installera GoToMyPC-programvaran först på din dator.

Om du inte behöver fullständig fjärråtkomst till ditt skrivbord är en enklare lösning att använda en filsynkroniseringsapp som Dropbox eller SugarSync. Dessa appar låter dig komma till dina filer så att du kan dela dem med andra, men inte nödvändigtvis redigera dem, beroende på vilka filtyper du har sparat.

För att öppna och redigera filer behöver du ordentliga kontorsappar, och från och med detta skrivande har 800 pund gorillaen för kontorsprogramvara, Microsoft, inte en iPad-svit (även om ord på gatan är att vi kunde se en senast i november 2012). I stället för Microsoft Office kan du använda Apples egna sidor, siffror och Keynote ($ 9, 99 vardera, säljs separat), som tillsammans kallas iWork. Apple gör sina kontor-appar ännu mer attraktiva genom att tillhandahålla synkroniseringstjänster för dig via iCloud, vilket innebär att du inte skulle behöva använda Dropbox eller SugarSync för några iWork-filer (såvida du inte vill skapa en extra säkerhetskopia av alla filer, som jag mycket rekommendera).

iWork är PCMags redaktörsval bland iPad-kontorssviter, men två andra alternativ som är värda att utforska är Quickoffice Pro HD ($ 19.99) -som integreras väl med Google Docs / Drive, Dropbox och Evernote - och det billiga Smart Office ($ 9.99), som fungerar med Google Dokument / Drive.

Endast anteckningar

Inte alla behöver en komplett kontorssvit när de är mobila och använder en iPad för att utföra arbete. Heck, vissa människor behöver inte ens office-appar när de är på kontoret! Men de flesta av oss behöver anteckna, notera idéer eller kommentera ett foto eller en bild. (En av mina minst favorit saker om iPads och iPhones är oförmågan att tagga, skriva en bildtexter för eller byta namn på filen till en bild.)

Min personliga favoritapp för anteckningar är Evernote (gratis till $ 45 per år för Premium) eftersom den har fantastisk sökfunktion, bra synkronisering och massor av andra appar så att du kan fortsätta göra fler anteckningar på dina andra enheter. Evernote fungerar bäst enligt min mening för anteckningar med vanlig text, foton och ljudmemo. Ett bättre val för skissade anteckningar, som doodles och diagram i fri form, är Penultimate (99 cent) som råkar ägs av Evernote också.

För mer förbättrade skrivna anteckningar och möjligheten att markera PDF-filer, är Note Taker HD ($ 4, 99) appen som du vill ladda ner. Det låter dig ändra färger, typsnitt, punktstorlekar och stöder också fingerteckningsinmatning.

Fil- och databashantering

Att hålla ditt affärs- och personliga liv väl ordnat (och separat) på en iPad kan vara utmanande. FileMakers Bento 4 ($ 9.99) syftar till att lösa problemet. Denna organisatoriska iPad-app gör det enkelt att skapa attraktiva databaser på bara några minuter, tack vare 40 mallar, ett flexibelt redigeringssystem och ett rent, intuitivt gränssnitt. Du kan använda Bento som en fristående app, eller i samband med Mac-appen Bento 4 ($ 49) så att allt ditt filhanteringsarbete synkroniseras mellan din iPad och Mac.

För ett djupare dyk med databaser kan du spendera mycket mer pengar för FileMaker Go (gratis från version 12), som synkroniseras med FileMaker Pro och därmed är en måste-app om du litar på den senare för att få ditt jobb gjort.

Behöver du komma åt en FTP-server från din iPad? Prova Captain FTP ($ 9.99). Captain FTP är både en FTP-klient och en filhanterare som förvandlar din iPad till en lagringsenhet.

Specialaffärsappar

Alla appar som hittills nämns fungerar i ett brett spektrum av sammanhang. Dessa nästa appar är mer specialiserade, men om du passar in i profilen för den typ av affärspersonal som skulle behöva dem, kommer du inte att vilja vara utan dem.

Power.ME HD ($ 29.99) är en affärsuppgift och projektledningsapplikation designad för att hantera "alla aspekter av livet", säger tillverkaren. Det är ett högt uttalande säkert, men den här iPad-appen (även tillgänglig på iPhone och iPod Touch för 19, 99 dollar) gör ett anständigt jobb för att leva upp till detta påstående genom att hjälpa dig att hantera arbetsflöde och dela dokument från Apples mobila enheter såväl som en PC Webbläsare.

Om "fakturerbara timmar" är namnet på ditt spel kommer OfficeTime ($ 7.99) att göra underverk för dig genom att ge dig verktyg som spårar hur du spenderar din tid på iPad. Den registrerar fakturerbara timmar till minut och utgifter för öre och innehåller verktyg för att hantera projekt och klienter enkelt. I kombination med skrivbordsversionen av OfficeTime ($ 47), tillgänglig för Windows och Mac, som lägger till ett helt faktureringssystem, är OfficeTime för iPad en av de mest värdefulla appar som en upptagen professionell kan äga.

Resenärer som behöver spåra sina utgifter för återbetalning kan använda företagssystemet Concur, som har en egen iPad-app så att du kan ange kvitton när du samlar in dem. Concur ansluter nu också direkt till TripIt, vilket ger dig ännu fler sätt att hantera dina affärsresor och tillhörande kostnader.

Vissa småföretagare skulle hellre ge sina anställda pengar i förväg snarare än att ersätta dem. Ett riktigt snyggt sätt att hantera hur anställda spenderar företagets pengar är med CSI globalVCard (gratis för appar; kräver CSI Corporate Card, utfärdat i detta fall av Regions Bank). CSI globalVCard är en virtuell kreditkortservice som låter dig utfärda individuella virtuella kreditkort från företagskontot till specifika anställda. Varje kort har ett specificerat belopp och kan innehålla begränsningar som tillåtna typer av inköp och antalet tillåtna användningar.

Affärstillbehör för iPad

Väska, tangentbord och stativ

När det gäller att anpassa en iPad för affärsbruk är det bästa sättet att döda två fåglar med en sten genom att få en ClamCase ($ 149) (passar endast den nya iPad och iPad 2). Även om det är dyrt, gör ClamCase dubbeltull genom att fungera som ett skyddande fodral och ge dig ett fullt QWERTY-tangentbord och smart 360-graders gångjärn som låter dig stå upp som om det är en bärbar skärm.

Nål

Ett sista tillbehör: en pennan. Vi gillar Pogo Sketch Pro- pennan ($ 24, 95), vilket är ett bra tillägg till den näst sista not-appen.

För mer förslag, se " Bästa iPad-affärsappar ."