Bli organiserad: vad är det bästa verktyget för att organisera ett växande företag?

"Vilket verktyg hjälper mig att bättre hantera min växande verksamhet?" En läsare vid namn Rafael skrev mig förra månaden för att ställa denna fråga. Han hade läst om några av de bästa projekthanteringsverktygen, arbetshanteringsprogram, kommunikationsprogram och alla dessa andra produktivitetsappar som var avsedda att göra en affärsboom. Men han kunde inte riktigt räkna ut vilken som faktiskt skulle fungera bäst för att hantera sitt arbete.

"Jag började precis arbeta för ett litet fastighetsinvesteringsföretag, " skrev han, "och de behöver verkligen hjälp med att automatisera sina processer. De hanterar saker främst via e-post (argh!) Och med planer på att expandera är det inte en skalbar struktur Jag tänkte på att använda antingen Asana eller Teamwork Projects för att effektivisera verksamheten och ville ha dina inlägg. För att ge dig lite perspektiv är teamet fem interna anställda som arbetar med investerare för att köpa och sälja fastigheter."

Rafael förklarade vidare att han tänker på varje fastighet som ett "projekt" och ville kunna skapa en lista med uppgifter för var och en som skulle tilldelas anställda efter behov. Organisationerna hanterar var som helst från 150 till 200 "projekt" åt gången. Och då och då behöver externa spelare insikt i processen.

Han sa också att flexibilitet och teamsamarbete var av största vikt, eftersom de är i många företag. Men han verkade ganska inställd på att använda antingen Asana eller Teamwork Projects. Här är mitt svar:

Deck of Cards vs. brädspel

Tänk på Asana som ett kortlek och tänk på Teamwork Projects som ett brädspel. Med ett kortlek kan du spela ett spel som någon annan skapat, eller så kan du göra upp ditt eget spel. Med ett brädspel kommer spelet med regler, och du kan böja dem om du ville, men generellt sett är brädspelet utformat för att spelas med dig som följer reglerna.

Enligt min erfarenhet tar Asana tid att genomföra rätt, men i slutändan kan du använda det hur du vill. De första dagarna kommer att vara väldigt förvirrande för alla som lär sig att använda systemet. Anledningen är att ditt team kommer att behöva ställa in reglerna för hur du använder det. Det finns inget rätt eller fel sätt att använda Asana.

Efter några veckor kommer de fem anställda förhoppningsvis att vara ombord, och de kommer förmodligen att börja anpassa sina regler vid denna punkt. Asana tar rättegång och fel. Det krävs också solid teamkommunikation för att säkerställa att alla använder verktyget på samma sätt.

Låt oss nu prata om Teamwork Projects. Det kommer att ta ditt team lite tid att bli vana vid Teamwork Projects också, men av en annan anledning. Människor kommer att utforska alla funktioner och ange uppgifter för första gången. Ditt team kommer sannolikt att skapa ett gäng mallar som de kan återanvända för nästa försäljning eller köp. Men med Teamwork Projects är nyckeln att du hanterar varje fastighetsköp eller försäljning som ett projekt.

Projekt har alltid slutdatum, och i ditt fall är det slutdatumet. De har vanligtvis milstolpar, kanske kommer de att ingå kontrakt eller få pengar i spärren. Och med projekt är datumen för dessa tidsfrister och milstolpar viktiga. Jag har ingen aning om tidsfristerna betyder något för ditt team eller inte. Säger ditt team saker som "Låt oss köpa den här fastigheten senast 1 oktober" eller bara "Låt oss köpa den här egenskapen" utan att veta hur lång tid det kommer att ta? Om du har fastställda tidsfrister är Teamwork Projects förmodligen bättre.

Med projekthanteringsverktyg, till exempel Teamwork Projects, kan du skapa beroenden mellan uppgifterna så att en uppgift inte kan hända förrän alla beroende uppgifter inträffar. Om du till exempel inte kan gå till kontrakt förrän inspektionen är klar är det möjligt att konfigurera i Teamwork Projects. Med Asana kan ditt lag välja att spela enligt den regeln, men det kommer inte att vara en del av själva systemet. Du kan använda båda verktygen gratis för att få en uppfattning om hur de fungerar och sedan uppgradera till ett betalt konto som har fler funktioner.

Att välja ett verktyg

Jag checkade in med Rafael några veckor senare för att se om han hade fattat ett beslut och hur verktyget fungerade för hans team. Han hade valt att prova Teamwork Projects. Försäljningspunkten, sade han, var förmågan att skapa beroenden mellan uppgifterna. Installationen tog som tid förväntat lite tid, men Rafael hade några bra nyheter att dela också:

"En uppenbarelse som är värd att nämna är att det finns ett Teamwork Projects Startup-erbjudande, där de ger startups ett års värde av programvaran gratis! Det var mycket fördelaktigt med att göra flytten, " skrev Rafael.

Ytterligare resurser

För relaterade råd, se 7 sätt att förenkla projektledning i teamarbete och använda Asana i företag.

Och för fler affärsrekommendationer, se den bästa programvaran för online-företagssamarbete.