Bli organiserad: när är det okej att radera?

Spara digitala data är en rolig sak. Det finns ofta inget värde i att hålla det (ett diskutabelt uttalande, och jag kommer till det), men eftersom det inte tar något fysiskt utrymme och det virtuella utrymmet är billigt, hänger vi på det.

Men det har konsekvenser att rädda allt. Om du kämpar med att behålla eller ta bort data, från arbetsfiler till foton till e-post, kommer denna kolumn att hjälpa dig att tänka igenom ditt nuvarande dilemma och ta fram nya strategier för att hantera den ständigt växande belastningen.

Spararnas psykologi

Att välja att kasta bort eller radera något är ofta en psykologisk eller emotionell benägenhet mer än det är ett rationellt beslut. Mycket ofta, när vårt finger svävar över raderingsknappen, uppfattas det som hindrar oss från att trycka på det potentiella värdet, inte det faktiska värdet. Vi tänker, "Det kan finnas information i den e-posttråden om projektet som är klart i två år som jag kommer att behöva i framtiden." Eller, "Vad händer om jag en dag lär mig att använda fotoredigeringsprogram och städa upp de bilder som inte är så bra som de är?"

När vi sparar e-post, foton, musik, anteckningar och andra filer, bedömer många av oss inte datans verkliga värde som det nu ser ut. Vi funderar på framtida omständigheter som kan förekomma eller inte. Vi hänger på saker för vad är skadan i det? Digital lagringsutrymme är billigare än någonsin. Du kan få mycket molnbaserad lagring gratis. Externa hårddiskar är inte så dyra. Och mängden utrymme som finns på en vanlig hemmadator, surfplatta och smartphone - även om du köper den minsta tilldelningen - är många gånger mer än den någonsin kunde ha varit för ett decennium sedan.

En tankeskola är att vi med allt detta tillgängliga utrymme aldrig ska ta bort någonting. Arkivering är bra, men det finns inget värde i radering. Fel på sidan med försiktighet och spara allt. Människor i detta läger - låt oss kalla dem räddare - trivs ofta med begreppet potentiellt värde. "Vad händer om vår verksamhet räknar ut hur man kan få värdefull information från alla de gamla e-postmeddelandena?" Och de antar antagligen en bevarandeskapande inställning också: "Vi vet ännu inte värdet av historien för dessa uppgifter, så vi borde bevara det för den tid då vi gör det."

Men när sparare försöker få åtkomst till sina bevarade data, stöter de vanligtvis på några oväntade verkliga problem. Först, som en kollega i min IT-avdelning uttryckte det, "Lagring är billig, men att underhålla det är dyrt." Det finns en kostnad - i pengar, tid eller båda - förknippad med att indexera och hämta arkiv, beroende på var och hur det arkiveras. Om du tror att du har all den information du någonsin skulle behöva eftersom du flitigt arkiverar dina Outlook-filer vågar jag dubbla hund att försöka hämta något specifikt. Det är enkelt att skicka filer till arkivet. Att extrahera dem och hitta vad du vill är en smärta i nacken, och få människor gör det faktiskt. Sparare sparar allt inte för att de behöver sina data, utan för att de gillar tanken på att kunna få sina uppgifter om de behöver. Fråga dig själv om dessa. PST-filer som du vägrat ta bort under de senaste tio åren är inget annat än en säkerhetsfilt.

Med andra ord, när du arkiverar något, beroende på var och hur det arkiveras, kan det bli oåtkomligt och mer besvär än det är värt att hämta.

En balanserad strategi för att spara och arkivera

Ett bättre tillvägagångssätt är enligt min åsikt att ha en tydlig mental åtskillnad mellan "arbetsfiler" eller "aktiv data" och andra typer av data. Jag använder termen "arbetsfiler" för att beskriva data som jag behöver för aktuellt pågående arbete, eller arbete som avslutades nyligen tillräckligt för att jag rimligen kan behöva komma åt dem inom en snar framtid. "Aktiv data" betyder egentligen samma sak, men kanske bättre kan beskriva datafiler som inte är bundna till arbete, som familjefoton och underhållning (musik och videor). Det finns en skillnad mellan musik du spelar aktivt och musik du har samlat för att samla men förmodligen inte kommer att spela… någonsin.

Åldern för en fil säger inte alltid om den är aktiv. Du kan till exempel överväga några gamla foton som är aktiva om du tänker dela dem eller integrera dem i ett projekt, som en släkthistoria eller en väggkalender. Men om du har 18 versioner av samma fotokomposition och 16 av dem är suddiga, är chansen att du någonsin kommer att använda dessa 16 bilder eller skörda något värde från dem alls extremt låg. När en fils värde är så lågt är det papperskorgen. Släpp det föreställda potentiella värdet och ta bort det.

Jag tror också att det hjälper att tänka på arkivering som raderar, vilket betyder att när något arkiveras, det är i grunden otillgängligt, även om det inte har gått för gott.

Här är ett mycket tydligt exempel: Den amerikanska regeringen dikterar att amerikanerna måste hålla sju års värderingsskatt, så all information är "aktiv" och måste sparas på ett sådant sätt att de är lättillgängliga. Dina skatteregister för mer än sju år sedan kan antagligen arkiveras eftersom det är mycket osannolikt att du någonsin kommer att behöva få tillgång till dem, men det finns en liten chans att du eller din familj, affärspartner eller juridisk advokat kan behöva eller vill ha dem i framtida.

Hur man vet när jag ska radera (eller arkivera)

Hur vet du när det är okej att ta bort datordata och filer? Reglerna som du har infört för dig själv kommer sannolikt att variera beroende på filtyp, så här är några tips för vanliga kontorsfiler (ordbehandling, kalkylblad, presentationer osv.), E-post, foton och musik och videor.

Ange värdet. Praktiskt taget, när det är dags att rensa röran, ange vad du skulle behöva eller vill veta om arbetet, data eller fil och var du hittar det. Titta sedan efter platser där det dupliceras - vilket ofta är samma plats som du kan börja använda radera-tangenten.

Låt oss till exempel spara följande: PDF-filer med skickade fakturor, kopior av checkar för betalda fakturor och ett kalkylblad med all faktureringsaktivitet. Vid någon tidpunkt efter att betalningen har mottagits, kanske du vill ta bort (eller arkivera) PDF-fakturorna. Affären är klar, kontrollen har raderats och du har en bra upptäckt av framstegen.

Ta bort foton medan du fotograferar. Kom ihåg att foton, bara för att du har möjlighet att spara tiotusentals bilder, inte betyder att du borde göra det. Ta dig för vana att ta bort bilder utan fokus och andra dåliga bilder när du tar dem (det är ju en av de vackra sakerna med digital fotografering).

Skräp rutinmail. För e-post, ta bort rutinmeddelanden och snabb kommunikation som inte innehåller någon information du kan behöva senare. De flesta kan sortera efter mottagare och vet var huvuddelen av dessa filer kommer att vara.

Spara bara en kopia av e-postbilagor. Ta bort e-postmeddelanden med bilagor, men spara bilagan lokalt vid behov. Eller vice versa: behålla e-postmeddelandet, dike filen. Hur som helst är e-postbilagor ett bra ställe att identifiera duplicering, och du behöver bara en kopia. För fler tips om e-post specifikt, se "Hur man undviker överbelastning via e-post."

Dumpa (eller arkivera) media du inte spelar. Var all realistisk om alla filer du spelar upp för alla musik- och videobevarare. Om du är en verklig tungmediaanvändare kan du dra nytta av molntjänster som ger en licens till det media du äger (à la iTunes Match) så att du inte behöver lagra lokala kopior av saker du tror du vill ha men aldrig faktiskt spela.

Kanske är det bara min personlighet, men jag känner en frihetskänsla när jag inte har fastnat med filer som jag helt enkelt inte behöver. Övningen av att ta bort till och med lite värdelös data, eller filer som inte har något verkligt värde, hjälper mig att känna att jag fokuserar mer på de data som spelar roll.