Gör dig redo: röstassistenter kommer till ditt konferensrum

När de fångats in i smartphones hittar röstassistenter nu nya hem i olika formfaktorer. Röstassistenter är digitala assistenter som använder röstigenkänning, talsyntes och NLP (Natural Language Processing) för att driva smarta högtalare och kontrollera smarta hushållsapparater. De kan också hjälpa användare att diktera meddelanden, hantera uppgifter och ställa möten. Röstassistenter är det handsfree datorgränssnittet för framtiden, men är vi redo att låta dem lyssna på våra telefonsamtal och möten? Om det känns "läskigt", måste du komma över det eftersom röstassistenten är en idé vars tid har kommit.

Gartner Research förutspår att 20 procent av de digitala arbetarna år 2021 kommer att använda virtuella assistenter dagligen; detta är upp från bara 2 procent under 2019. För små och medelstora företag (SMB) och nystartade företag innebär detta en möjlighet att använda en virtuell assistentteknologi för att ta hand om mer repetitiva och hjälpföretagsprocesser, som enligt leverantörer i alla fall kommer att ge dessa kunder mer tid att delta i det dagliga.

Bildkredit (Statista )

AI för möten, konferenssamtal

När det gäller möten och konferenssamtal är distraktion ett vanligt problem eftersom det orsakar minskande engagemang och kvarhåll från deltagarna. Det kan du förvänta dig i ditt månatliga inkomstgranskningsmöte, men det är inte något du vill ha när du pratar med kunder eller planerar viktiga nya initiativ.

Det är här som teknikleverantörer för röstsamarbete som Voicea tror att de kan göra en skillnad. Till exempel är Voiceas Enterprise Voice Assistant (EVA) utformad för att öka produktiviteten i möten och konferenssamtal. EVA kommer att lyssna på ett möte eller ringa, ta anteckningar och ställa påminnelser så att deltagarna kan spendera mindre energi på anteckningar och mer på att koncentrera sig på diskussionen.

En lösning som EVA kan ta något immateriellt som ett konferenssamtal och kvantifiera det i anteckningar, leveranser och till och med tilldelade uppgifter och åtgärdsobjekt. "EVA kan spåra och märka så många talare som i ett möte, " säger Cory Treffiletti, Chief Marketing Officer på Voicea.

Röstassistenten arbetar också med populära onlinekonferens- och mötelösningar, inklusive Bluejeans, Cisco WebEx, GoToMeeting, Microsoft Skype for Business och Zoom.

"EVA går med i möten, lyssnar och transkriberar konversationerna, " förklarade Mohamed El-Geish, chefarkitekt på Voicea. "Artificiell intelligens tillämpas på en mängd olika sätt: ett automatiskt taligenkänningssystem för transkription, ett KeyWord Spotting-system för att svara när användare säger" Okay EVA "; ett system för att upptäcka avsikt för att förstå röstkommandon, söka i ljud och förutsäga modeller för att rekommendera viktiga stunder i mötet."

Inte din smarttelefons röstassistent

Röstassistenter på arbetsplatsen har olika karaktär och design än dem i dina smartphones, smarta högtalare och smarta hushållsapparater. Konsumentfokuserade röstassistenter bygger kring sina vänliga personligheter och deras förmåga att informera och underhålla. De lyssnar alltid efter deras utlösenord och de kan vara nedslående och dumma.

Produktivitetsfokuserade röstassistenter har mer dämpade personligheter. De försöker hjälpa användare att undvika distraktioner, trots allt inte lägga till dem. EVA bekräftar hörbart att den har uppfyllt ett krav utan att försöka slå upp en konversation. Detta beror på att målet är att tillhandahålla en tjänst och inte avbryta konversationen, enligt Treffiletti.

"Siri och Alexa måste engagera sig på ett sätt som EVA inte gör, " sade han, "eftersom EVA tillhandahåller en tjänst som är fokuserad på konvertering av ett möte för att bli ett värdefullt innehåll för dig och ditt team."

Förbättra möten med röstanalys

Inom en timme efter mötet eller konferenssamtalet skickar EVA deltagarna en rapport om mötet, inklusive några höjdpunkter, och till och med ett ordmoln sammansatt av de mest talade nyckelorden under mötet. EVA analyserar det transkriberade mötesinnehållet i olika objekt.

"Röstassistentteknologi är ett enkelt sätt att förbättra mötesupplevelsen, hantera och spåra innehåll och öka engagemanget i rummet-teknik", förklarar Daniel Newman, Principal Analyst på Futurum Research. "Oavsett om du startar en presentation, skickar e-post till anteckningarna eller bara dimmer lamporna, använder du din röst är det mest naturliga och enkla sättet att utföra dessa uppgifter."

En annan viktig funktion i EVA är förmågan att arbeta med projekthanteringsappar. Med röstkommandon kan användare låta EVA skapa en uppgift i appar som Asana, Jira Service Desk och Trello för att hjälpa dem komma ihåg viktiga åtgärdsobjekt och uppföljningar från ett möte.

Ser röstassistenter som produktivitetsnav

I framtiden kan affärsröstassistenter fungera som nav för olika tjänster, precis som hur konsumentens röstassistenter idag fungerar som nav för att dämpa lamporna, spela musik och ställa in larm. Vi kan förvänta oss att produktivitetsfokuserade affärsröstassistenter integrerar och automatiserar processer.

När man tittar på röstdrivna affärslösningar finns det olika företag som redan har tekniken på plats som gör röstassistenter i styrelserummet mer allestädes närvarande. "Jag är hausse på Cisco och Microsoft, " sa Newman. "För Cisco har de byggt ut sin Webex Teams-plattform, tillsammans med deras Teams Board-lösning, för att verkligen få in rumssamarbete med fokus på att använda röst och video för att gå utöver rummet. Jag ser också Microsoft, där Cortana blir en mer betydande spelare. Med mer än en miljard Microsoft Office 365-användare äger de fortfarande produktivitetsverktyg. Jag ser detta som en naturlig förlängning för dem. "

Ta bort hinder för adoption

Även om det verkar som att röstassistentteknologi är mogen för företagens antagande, finns det fortfarande många hinder - både faktiska och upplevda - för att föra den in på många arbetsplatser. För det första kan människor som har haft dåliga användarupplevelser med smarta högtalare eller röstassistenter i sina smartphones, anta liknande teknik på arbetsplatsen vara en svår försäljning. Det har förekommit fall där röstassistenter för konsumenter, som Amazons Alexa i deras Echo-högtalare, spelade in en privat konversation och skickade den till en kontakt utan tillstånd. Sedan finns det den läskiga faktorn att ha tusentals anställda lyssnar på kommandon och konversationer från användarnas smarta högtalare, för att uppenbarligen förbättra noggrannheten i röstigenkänning.

När det gäller en röstassistent som EVA, vad som spelas in och transkriberas är endast tillgängligt för mötesdeltagare och mestadels under mötesarrangörens kontroll. Samma begränsningar som påverkar mest konsumentorienterad röstbaserad teknik gäller för affärsorienterade röstassistenter. Till exempel måste källljudet vara högt och tydligt nog för att korrekt kunna dechiffreras av AI. Det finns olika nyanser, som utländska accenter och regionala slangord, som kan fånga upp röstassistenter, särskilt i ett trångt konferensrum. Detta kan leda till avskrifter som är ur kontext eller oläsbara. Det är här maskininlärning (ML) kan göra en skillnad.

"Voiceas assistent tränas ständigt på accenter, uttal och vad vi kallar" ur ordförråd ". Ju mer du har EVA i dina möten, desto mer kan EVA lära sig, " sa Treffiletti. "Vi driver en fem-lagers plattform för automatisk taligenkänning där varje lager tränas i olika aspekter av ljudtranskription. Inom vart och ett av dessa arbetar vi med språk, accenter och ordförråd utöver ljudkvaliteten och andra element som ytterligare förbättrar resultaten av plattformen."

Att ta itu med säkerhets- och integritetsproblem

Tekniska hinder åt sidan, hur tycker arbetarna om att dela möten och konferenssamtal med en allestädes närvarande talinspelningsrobot? Med ökad betydelse för integritet och säkerhet kan anställda se att de registreras som ett intrång i integriteten. I Voiceas fall är det inspelade och transkriberade innehållet krypterat och endast tillgängligt för personerna i mötet. Det finns också ett "Off the Record" -kommando som pausar all inspelnings- och transkriberingsaktivitet.

"Det största hinderet vi ser är helt enkelt att skapa en vana, " förklarade Trefiletti. "De flesta av våra användare är bekväma med tanken på att ha en AI på samtalet, särskilt eftersom Voicea visar full öppenhet när det gäller att ha assistenten i samtalet med e-postmeddelanden före mötet och varningar i mötet." Han tillade att mötesdeltagare som använder EVA inte är oroliga för sekretessproblem eftersom de förstår fördelen med att ett möte blir ett innehåll för användning senare.

Komplettera jobb, ersätter inte dem

• Affärsguiden för maskininlärning Affärsguiden för maskininlärning
• Business Choice Awards 2019: Voice Over IP (VoIP) -system Business Choice Awards 2019: Voice Over IP (VoIP) -system
• VoiceBase och Tableau levererar nya insikter genom talanalyser VoiceBase och Tableau levererar nya insikter genom talanalys

När det gäller uppfattningen att AI och virtuella assistenter kommer att ta jobb från människor, är EVA och liknande lösningar arbetsfokuserade och utformade för att komplettera snarare än att ersätta människor på deras jobb. "AI och robotar kommer att ta jobb som kräver liten eller ingen speciell kompetens, " noterade Newman.

"Vi ser inte folk oroa sig för byte av jobb eftersom de flesta möten inte har en person som endast är dedikerad till notering och uppföljning. Detta är en uppgift som delas av ett antal personer i mötet, " sa Treffiletti.