Video: 8 Bra Tips Every Girl Must Know! ⭐ Best Backless Bras (September 2024)
Hur du och dina medarbetare namnger dina filer är lika viktigt som hur du namnger dina mappar. Genom att göra det intelligent, systematiskt och logiskt från början placerar du ditt företag för framgång, långsiktig tillväxt och stabilitet.
Många företag som överväger en ny organisatorisk push har troligen en enorm eftersläpning av gamla filer som de inte vill byta namn på (åtminstone inte direkt). Det är okej. Du måste börja någon gång.
I många fall är det vettigt att implementera ett nytt system när du startar ett nytt projekt, team, budgetkvarter eller år - oavsett viktiga landmärken din verksamhet har. Det är meningsfullt att börja från en betydande tidpunkt delvis på grund av hur du kommer att hantera de oorganiserade arkiven. Om ett år kommer du att kunna hitta och hantera allt som nyligen behövs utan ansträngning, men du kommer inte att kunna hitta äldre saker som går före ditt nya system lika lätt. Jag ska ge dig några trick för att hantera de arkiven utan att spendera månader (eller en praktikant ungdom) att döpa om dem alla.
Filnamn
Som med mappar måste filnamn vara:
• unik
• indikerar vad filen innehåller
• i linje med hur ditt företag tänker på information
• skannbart (med det mänskliga ögat) beroende på hur du och dina anställda hittar information
• ordnas naturligt alfabetiskt
• konsekvent!
Unik. Det är helt avgörande att filnamn är unika, särskilt om du arbetar i en samarbetsmiljö, och särskilt om du ofta kopierar filer till en server. Om du inte har ett system för hur du håller filnamn unika riskerar du att skriva över dem och förlora alla dina data. I samarbetsmiljöer är det vanligt att avsiktligt skriva över filer. Om du, precis som jag, har blivit orolig till popup-varningen ("Är du säker på att du vill ersätta den befintliga filen med den nyare?"), Kommer inget att hindra dig från att skriva över fel fil om den har samma namn.
Låt oss till exempel säga att jag har en ny faktura från Gray's Electronics med namnet Grays-invoice.pdf, daterad i går. Jag kanske fäster den på servern i mappen Fakturor, och jag kan få en varning om att det redan finns en fil med det namnet. Jag kan också anta att sedan fakturan kom in igår, har någon annan lagt den där - men jag hade bara bokföringsavdelningen att underteckna denna faktura, så min måste vara den senaste, så jag kommer att skriva över den gamla. Det hela faller i stycken när någon ber mig senare samma dag att hämta upp Greys tidigare faktura, du vet, den för två månader sedan… den med samma filnamn, som nu är borta.
Indikativ. Det verkar dumt att säga att filnamn ska ange vad de innehåller, men jag har sett det gå fel många gånger. Många antar att när de bo in i en mapp tar mappen hand om det större kategorinamnet. De antar också falskt att det mest relevanta innehållet i en fil för dem också kommer att vara uppenbart för alla andra som behöver komma åt filen. Låt oss ta faktureringsexemplet igen. Säg att bokföringsavdelningen hittar fakturor på tre sätt: fakturanummer, skatte-ID och den skattemånad då den betalades. Bokföring kunde inte bry sig mindre om att det är "Greys faktura."
Jag använder personligen två huvudidentifierare för alla mina filer: numeriska datum och koder. Hemma bloggar jag flera gånger i månaden. Alla textfiler och foton som jag använder på min blogg klassificeras med ett fyrsiffrigt datum (YR MO) och klassificeringen "bg" för "blogg." Ett foto av en marknad i Montreal som tagits under en resa i september 2010 kallas 1009bg_montreal_market.jpg. De fyrsiffriga siffrorna fungerar för mina bloggfiler eftersom jag bara skriver i genomsnitt fyra eller fem inlägg per månad.
Ibland kan jag dock ha dussintals bilder från en viss månad. I så fall kodar jag dem antingen med ett sexsiffrigt nummer och lägger till dagen till slutet, eller så förkortar jag någon annan signifierare för att spara tecken så att jag kan lägga till mer beskrivande text i filnamnen. Till exempel:
• 1009bg_mnrl_mrkt_peppers01.jpg
• 1009bg_mnrl_mrkt_peppers02.jpg
Jag vet innan jag ens öppnar filerna att det här är båda foton av paprika som jag publicerade på min blogg (bg), som togs i september 2010 (1009), i Montreal (Mrl), på marknaden (mrkt).
Ett annat trick, om du reser mycket, så använd det på flygplatskoden för att ange platsen: YUL för Montreal, LAX för Los Angeles, LHR eller LGW för London, och så vidare.
I linje med affärstankprocessen. Som ni kanske gissat från exemplet ovan, vet jag att jag kan räkna med mitt minne för att hämta information efter datum. När du beslutar hur dina namnkonventioner ska fungera måste du veta hur ditt företag kommer ihåg information. Men datum dödar också två fåglar med en sten. De kodar filen för när den inträffade eller var betydande och får dig halvvägs till att ha unika namn. Jag öppnar aldrig av misstag bilder från min Montreal-resa från 2006 när jag verkligen vill ha dem från 2010, även om jag fotograferade på marknaderna båda gångerna.
Jag rekommenderar absolut att du inkluderar ett datum i dina filnamn. Den enda riktiga frågan är, vilket datum är mest användbart för ditt företag? Datumet då en faktura skickades eller behandlades, eller dagen då arbetet slutfördes eller när kontraktet undertecknades? Företagare, teamledare och avdelningschefer bör göra det sista samtalet, men prata med de människor som gör det mest dagliga arbetet först. Det är de som vet vad som verkligen är vettigt.
Skanningsbar. När du öppnar en mapp vill du veta innehållet omedelbart utan att öppna filer eller skissa i miniatyrbilder. Att använda rätt filnamnkonvention inkluderar att räkna ut vilken nyckelinformation i varje dokument. Jag kryper när jag ser någons dator med filen resume.doc. Vilken CV är det? När uppdaterades den? Är det en lång version eller en kort version? Var kommer det att skickas? 1102_CV_marketing_digital.doc kan vara en meritförteckning som belyser din digitala marknadsföringsupplevelse, medan 1102_CV_short.doc kan vara den generiska professionella CV som du tänker uppdatera när du ansöker till lagskola.
Tänk bara på hur mycket mer produktiv du och dina kollegor kan vara av att du visste med hög säkerhet vad varje fil innehöll innan du öppnade den.
Naturligt beställt. En annan anledning till att jag vill använda datum som identifierare är att allt kommer att falla i kronologisk ordning när mappen sorterar filer efter namn, vilket vanligtvis är standard. Sortering efter aktuellt fildatum berättar bara när filer senast uppdaterades, och det är osannolikt att det är det primära du vill eller behöver veta. Om du alltid sätter YR MO DA i början av filnamnet har du alltid ordning.
Konsistens. Tidigare gjorde jag den analogin att det att organisera är som att hålla mig i form. Förändring sker inte över natten. Belöningar kommer på lång sikt, inte på kort sikt. Du måste göra förändringar som är rätt för dig och som kommer att hålla, snarare än hoppa på en tyst diet. När du känner att du har hittat en lösning du kan leva med, håll dig fast vid den!
Hantera arkiv eller äldre filer på ett intelligent sätt
Ingen förväntar dig att du omorganiserar och byter namn på hela ditt arkiv med data. Det är inte ett värdefullt sätt att spendera din tid, och det är löjligt att tänka att du till och med kan dra bort den. Så vad ska du göra med alla dessa oorganiserade filer och mappar från det förflutna?
Att tänka på alla dina filer på en gång är inte hanterbart. Det är därför de är oorganiserade! Det enklaste sättet att börja tackla dina arkiv är att tänka på två grupper: gamla och riktigt gamla. Hur du definierar gammalt och riktigt gammalt är upp till dig.
För mig betyder "riktigt gammal" att jag är mer än 99 procent säker på att jag inte kommer åt filen någonsin igen - men det kan hända. "Riktigt gamla" grejer, för mig, måste också vara minst tre år gamla. Filer som uppfyller dessa två kriterier är redo att arkiveras till skiva.
Vanligt "gammalt" hänvisar vanligtvis till filer som jag arbetade med för ett och tre år sedan. Dessa stannar kvar på min hårddisk eller server, där jag kan komma åt dem om jag behöver, men blir dumpad i årsmappar. Jag har mappar märkt "2010", "2009" och "2008."
Om du lägger äldre innehåll i mappar per år kan du göra en vårrengöring. Har du någonsin försökt att rengöra garderoben ordentligt utan att tömma den? Det fungerar inte. För att bli organiserad behöver du en ny start. Att svepa alla dina filer i mappar per år ger dig den rena starten utan att ta bort något du faktiskt behöver. Du måste se ett rent och snyggt fönster innan du kan ordna dig!
Vad gör du med en fil som sträcker sig över flera år? Stick in den i den senaste mappen för året. Arbetade du med det förra året? Då borde det vara i förra årets mappar. Om du är orolig kan du inte hitta det, varför? Dina filer är redan röra! Du måste antagligen söka efter filen ändå, så vad spelar det någon roll om den är kapslad i ytterligare en mapp?
Ta bort
De viktiga take-away-punkterna från denna artikel är:
1. Den filnamnkonvention som ditt företag använder måste förstås av alla i organisationen.
2. Filnamnkonventioner bör hjälpa människor att snabbt hitta information genom att skanna namn eller genom att leta efter datum eller andra signifikanter i namnet.
3. Filer som är "naturligt beställda" är lättare att skanna och sortera.
4. Var konsekvent med namngivningskonventioner.
5. Undvik ett enormt översynsprojekt genom att bara arkivera äldre data per år.
