Video: BLI EN ORGANISERAD PERSON I Jonna Svensson (September 2024)
Att bli organiserad är som att gå ner i vikt. Kortsiktiga lösningar fungerar inte. Du måste göra livsstilsförändringar som du och dina anställda eller affärspartners kan hålla fast vid på lång sikt.
I den här serien kommer jag att ge tips om hur du kan ordna både ditt företag och dina egna personuppgifter genom att adressera:
1. Hur ditt företag tänker på information.
2. Namnge konventioner för mappar och hur man tänker på dem.
3. Namnge konventioner för filer.
4. Informationsdelning.
5. Hur man hanterar e-post.
En kost för att vara organiserad
När det gäller att gå ner i vikt, tycker vissa att en diet med fem eller sex små måltider under dagen fungerar för dem, medan andra behöver tre regimenterade måltider och absolut inget mellanmål mellan dem. Vissa människor köper ett gymmedlemskap (drivkraften att faktiskt gå kan komma från de pengar de har spenderat) medan andra är bättre på att anpassa lite träningspass i sin dagliga rutin, som att ta trapporna istället för hissen eller cykla till jobbet.
Poängen är att samma lösningar inte fungerar för alla. Det är samma sak med att vara organiserad.
Sätt att tänka på information
Att organisera - och stanna - måste vara ett livsstilsengagemang för ditt företag. Varje anställd och intressent i den dagliga verksamheten måste kunna hålla sig till programmet. Ditt system för att vara organiserat måste bestå av praxis som passar in i allas rutiner, oavsett om det innebär att ta små steg konsekvent, till exempel att ta bort onödiga filer när du går, eller ta större steg enligt ett regimenterat schema, som att reservera varje fredag eftermiddag för rengöring ut inkorgar.
Så innan du sätter dig själv och dina medarbetare på en ny diet för att vara organiserad, ta dig en stund att tänka på hur ditt företag ser informationsorganisationen. Några möjligheter är:
• efter datum eller månad, till exempel när något först inträffade eller planeras vara färdig
• efter projektnamn
• med namnet på den ansvariga personen
• efter skattekvartalet
Matchning av praxis efter verkligheten
Det är viktigt att inte försöka anpassa ett av dessa organisationssystem till ditt företag om det inte återspeglar hur ditt team faktiskt fungerar. Fråga dina kollegor, om de behövde hitta ett visst dokument, kanske en faktura eller ett kontrakt, var skulle de se först ut? Ännu viktigare, hur skulle de se ut? Söker de på sin dator eller företagets nätverk efter leverantörens namn, datum, produktbeskrivning? Öppnar de en mapp och skumma filnamn, eller sortera efter datum eller sortera efter filtyp? Hur lång tid tar det för dem att hitta informationen? Slöser de tid eftersom de söker på ett sätt som inte hjälper dem att minska sina resultat snabbt?
Du behöver inte ett formellt möte för att göra detta. Kom bara in och fråga. Det tar dig två minuter.
Det kan finnas mer än ett svar. Ibland kanske du kommer ihåg den månad och året då ett projekt lanserades, medan din kollega kan fixera på projektets namn. Och i båda fallen är informationen inte nödvändigtvis statisk. Kanske hade projektet ett kodnamn under utvecklingen och kanske lanserat det sent. I nästa artikel om mappnamnkonventioner förklarar jag hur man implementerar ett system som kan hantera dessa typer av inkongruiteter.
Sov på det
Att göra den här övningen bör hjälpa dig att förstå din förståelse för hur ditt företag ska strukturera informationen - men sova på den en dag eller två och försök sedan igen om du fattar några beslut eller ändrar din befintliga struktur. Ibland glömmer vi varför vissa praxis finns, och att ändra dem plötsligt kan oavsiktligt förstöra vissa andra affärsgrunder.
Till exempel arbetade jag på ett kontor där freelancer-kontrakt sorterades i två faktiska hängande filmappar, en för fakturor och en för skatteformulär. Det tycktes mig vara mycket mer meningsfullt att slå samman dem till en. Varför har två arkivskåp och två mappar båda märkta "Doe, Jane?" När jag behövde tillgång till fakturor, behövde jag vanligtvis också leta upp frilansarens skatteinformation. Varför inte bara förenkla systemet? En anledning som är uppenbar för mig nu men inte den gång är att många människor i organisationen behövde tillgång till fakturorna, men få personer borde ha tillgång till personuppgifterna, till exempel personnummer. Det är bra att min chef förstod det här skälet och kunde förklara det för mig innan jag omorganiserade hela systemet.
Ta bort
De första stegen för att ta bort denna artikel är:
1. Fråga dina kollegor och dig själv: "Hur tänker jag på vår information?"
2. Låt svaren fräsa i huvudet en dag eller två innan du kommer till några slutsatser.
3. En struktur av något slag bör börja dyka upp. När du kan se det, oroa dig inte för att reagera på det ännu.
Kom ihåg att det att organisera är som att hålla sig i form. Ingenting kommer att förändras över en natt, och det är viktigare att göra rätt livsstilsförändringar för dig och din organisation - förändringar som kommer att hålla fast.
