Video: Skrivbordet i Windows 10. Avsnitt 4 - Grundläggande datorkunskap (September 2024)
Att bli organiserad är som att gå ner i vikt. Kortsiktiga lösningar fungerar inte. Du måste göra livsstilsförändringar som du och dina anställda eller affärspartners kan hålla fast vid på lång sikt.
I den här serien kommer jag att ge tips om hur du kan organisera både ditt företag och dina egna personuppgifter. Den föregående artikeln förklarade vikten av att förstå hur ditt företag tycker om information. Nu ska jag visa dig hur du ska använda det grundläggande arbetet med datormappers namngivningskonventioner och strukturer. De flesta företag kommer att implementera dessa mappstrukturer antingen på sina servrar eller inom en projekthanteringssvit, men de är lika tillämpliga direkt på ditt eget skrivbord eller i en e-postklient.
Vad är mappar, egentligen?
Mappar är ditt affärs skelett. Liksom en byggnadsstruktur stöder de allt annat som går upp omkring dem, från kreativ design till enkel funktion.
Jag har arbetat på sju olika kontor under min karriär. De team som hade rena och sunt förnuftiga mappstrukturer var alltid de bäst positionerade för fortsatt framgång och tillväxt.
Särskilt småföretag bör notera det faktum: Ett organiserat företag är ett företag som är positionerat för tillväxt. Du kanske tror att eftersom det bara finns två personer i företaget nu, kan du hålla mycket information i ditt huvud och inte kartlägga den till en mappstruktur. Tyvärr, när det är dags att anställa nya anställda och växa ditt företag, slösar du mycket tid på att lära dem ditt veckade system. Du slösar ännu mer tid och pengar på att korrigera misstag, tid och pengar du borde spendera på tillväxt.
Din mappstruktur återspeglar din affärsstruktur. Mappar är kapslade i andra mappar i ett hierarkiskt system som måste matcha den hierarkiska ordningen för ditt arbete.
När du diskuterade hur du och andra personer i ditt företag tänker på information (du gjorde den delen, eller hur?), Började du antagligen se en hierarki av något slag utvecklas. Jag rekommenderar att man skissar den strukturen. Det spelar ingen roll om du skissar det på papper, i punktpunkter eller i en anteckningsapplikation som Evernote för Windows (gratis till $ 45 per år, 4, 5 stjärnor) eller använder mind-mapping programvara. Att skriva det skriftligt hjälper dig att se om det finns inkonsekvenser eller överlappningar.
En exempelstruktur
Strukturen för din design kommer att vara unik, men eftersom det hjälper enormt att se ett exempel, kommer jag att visa dig den grundläggande som jag använder på mitt skrivbord.
Som författare arbetar jag främst med produktrecensioner. När jag tänker på recensioner ser jag tre kategorier i mitt sinne: 1) idéer för produkter att granska, 2) artiklar som pågår och 3) recensioner som är färdiga. Inom kategorin "färdig" brukar jag komma ihåg recensioner efter deras publiceringsdatum, som jag förenklar till månad och år eftersom det aldrig finns för många inom en månad som jag skulle tappa dem. Inom kategorin "idéer" är saker ganska flytande. Vissa idéer omfattar mer än en produkt, medan andra avser en enda sak. Men bara för att de är flytande, betyder det inte att jag inte kan ha ett system för att hålla dem organiserade. Inom kategorin "pågår" tänker jag på namnet på den produkt jag granskar. Hur översätter detta till mappar?
Det här systemet fungerar eftersom det är viktigt för mig att se en ögonblicksbild av idéer och saker som pågår. De har rätt i mappernas namn, så jag ser dem omedelbart när jag öppnar min "ÖVERSIKT" -mapp. Jag behöver inte se alla namn på produkter som jag är klar med att granska, så jag lägger dem i mappar enligt deras publiceringsdatum. Alla namn på mapparna är konsekventa. När statusen för ett projekt ändras från att vara pågående till att vara färdig drar jag och släpper det till motsvarande mapp, och dess namngivningskonvention är densamma som alla andra mappar som medföljer. Till exempel kan jag dra en romersk siffermapp, till exempel ii, upp till nivån på c och d utan att behöva byta namn på den och den passar rätt in i systemet.
Tips och tricks
Tal. Lägg märke till hur månadsmapparna börjar med fyra siffror. De två första siffrorna är för året och den andra avser månaden. Jag gillar också att se namnen på månaderna, så jag satte dem i slutet efter en understruk. Jag är en stor förespråkare för att använda fyra eller sexsiffriga siffror för datum av några skäl. Först tenderar jag personligen att komma ihåg när saker hände, så det är lätt för mig att hitta saker om jag kan leta efter dem per datum. För det andra visas mappar alltid i ordning efter datum när jag sorterar dem efter namn eftersom alfabetiskt 1101 kommer innan 1102 kommer före 1103, etc.
Att använda datum blir oerhört användbart när du måste arkivera, vilket jag kommer att prata om i en kommande artikel om e-posthantering.
Taggar. I mitt exempel använder jag alla stora bokstäver för mapparna som börjar med "IDEAS_" eftersom jag vill att "idéer" ska hålla sig ihop när jag sorterar efter namn. Jag tänker på dessa som taggar. För pågående granskningar bryr jag mig inte om en tagg. Jag namnger bara mappen efter produktnamnet. Om jag hade mer än cirka 20 produktrecensioner på gång i taget, skulle jag förmodligen ändra mitt mappnamnkonvention och lägga till en tagg för att låta alla pågående saker hänga ihop. "IN-PROGRESS_" skulle förmodligen vara för lång, men kanske skulle något så enkelt som "IN_" fungera.
Det visar sig att "IN_" i synnerhet inte skulle fungera, och här är anledningen: När jag skissade ut hela mappstrukturerna använde jag ordet "in" någon annanstans för att betyda något mycket specifikt. Se hur viktigt det är att skissa ut hela saken först?
Unik. En av anledningarna till att använda taggar och nummer är att det hjälper till att hålla filnamn unika. Du vill aldrig ha två filer eller mappar som heter samma sak eftersom om du av misstag drar och släpper dem till samma plats, kan den ena skriva över den andra. Och naturligtvis är det förvirrande.
Speciella karaktärer. Underscores är min bästa vän inom mappnamnkonventioner. De är rena och håller texten lättläst. En del människor använder mellanslag och bindestreck i sina mappnamn - det är upp till dig. Oavsett vad du väljer, håll dig alltid medveten om hur karaktärerna påverkar alfabetisk namnssortering. Ibland använder jag en understruk i början av ett mappnamn när jag alltid vill att den mappen ska visas överst, som "_DONE." Då kan jag enkelt dra och släppa allt som är färdigt till den översta mappen. Alternativt, om jag ville ha det längst ner, kunde jag kalla det "z_DONE."
Färg. Mac OS är fantastiskt när du snabbt kan klicka på mappar genom att högerklicka. Du kan göra det på en dator, men det är klumpigt. Jag förlitade mig på färgkodning när jag arbetade på mycket samarbetsvilliga designprojekt - min kollega och jag märkte mappar på en delad server som gul när innehållet var nytt och ännu inte polerat, orange efter att filerna hade passerat sin första designfas, och så på genom lila, vilket indikerade att arbetet var gjort.
Oavsett vilket system du implementerar, håll dig fast vid det! Konsekvens är nyckeln till att hålla sig organiserad. Kom ihåg att det att organisera, som att hålla sig i form, kräver långvariga livsstilsförändringar, inte snabba lösningar. Så mycket som möjligt och så mycket som det är vettigt, försök att använda samma grundprinciper i alla projekt, team och avdelningar i hela verksamheten.
Ta bort
Stegen att komma ihåg från den här artikeln är:
1. Skissa ut din mappstruktur innan du implementerar den.
2. Organisera information hierarkiskt, tänk på vad du behöver se och veta i en stillbildsvy när du tittar i en mapp.
3. Använd bokstäver, siffror och specialtecken i mappnamnen för att få dem att visas i en intelligent ordning.
4. Var konsekvent med namngivningskonventionerna när du skapar nya mappar.
