Praktiskt med microsoft 365: s nya småföretagsappar

Microsoft meddelade idag allmän tillgänglighet (GA) av Microsoft 365 Business, ett lösningssyfte som är byggt för små och medelstora företag (SMB) som kombinerar Windows 10 Pro och Office 365 med en integrerad IT-konsol som förenklar enhet, data och användarhantering för små och medelstora företag. Den större dragningen är dock sviten med nya appar som ingår i paketet som syftar till att förenkla småföretagstransaktioner inklusive fakturering, skicka e-postmarknadsföringskampanjer och hantera företagslistor över sökmotorer och sociala medier - allt från ett ställe.

Microsoft 365 Business (som börjar med $ 20 per användare per månad för upp till 300 anställda) kommer med tre helt nya appar. Microsoft Connections är ett lättverktyg för marknadsföring via e-post, Microsoft Invoices är en enkel faktureringsapp för skrivbord och mobil, och Microsoft Listor låter små och medelstora företag hantera sina digitala närvaror och synkronisera information som en ny adress eller butikstimmar över Bing, Facebook, Google och Yelp.

Lösningen kommer också med valfri åtkomst till Microsoft StaffHub, en enkel app för anställningsskift. StaffHub tillkännagavs som en del av F1, en av Microsoft 365: s andra versioner för första linjearbetare. Små och medelstora företag kan också ansluta ett par andra befintliga appar till deras Microsoft Business Center-instrumentpanelen: ett enkelt Microsoft Bookings-verktyg för att hantera online-möten, MileIQ-körspårnings-appen som övervakar en användares resor för skattebetalningar och Outlook Customer Manager, ett grundläggande CRM-verktyg byggt direkt in i Microsofts e-postklient.

Apparna byggdes alla uttryckligen för enkel SMB-hantering och är mycket enkla att använda. Microsoft visade upp Microsoft 365 Business och de nya apparna vid ett pressevenemang i New York City förra veckan. PCMag fick spela med Microsoft Connections, Fakturor, Listor och StaffHub-appar.

1 Microsoft Business Center

Det här är ditt småföretagskommando inom Microsoft 365 Business, där Microsoft vill att små och medelstora företag ska "driva och växa sin verksamhet." Microsoft Business Center öppnas på en viktig instrumentbräda med widgets (inte anpassningsbara), vilket ger dig en snabb titt på dina fakturor, e-postkampanjer, bokningar och intryck av ditt företags listor över sökning och sociala. På vänster sida finns flikar för dina appar: Fakturering, bokningar, listor, anslutningar och din kontaktlista (som synkroniseras med Outlook Customer Manager såväl som med Microsoft Dynamics).



2 Aktivitetslogg

Under widgetarna på huvudpanelen finns en aktivitetslogg som visar aktivitet i alla dina appar: nya Yelp-recensioner från listor, e-postkampanjer från anslutningar, nybokade möten, betalda fakturor etc.



3 Microsoft-listor

Microsoft Listor hjälper små och medelstora företag att bygga och underhålla sina varumärken i (för närvarande) fyra av de största drivrutinerna för online-kundförvärv: Bing, Google, Facebook och Yelp. PCMag satte sig ned med Gabe Long, senior produktmarknadschef på Microsoft, för en hands-on med flera av de nya SMB-apparna. Han kallade Microsoft Listor i huvudsak för en "digital shingle" där du kan uppdatera information om närvaron, t.ex. företagets plats eller timmar och synkronisera informationen i alla dina online-närvaror.



4 Listor Dashboard

Listor spårar också intryck på dina sidor eller profiler på varje sök- och socialwebbplats, liksom Facebook-gillar, Yelp-recensioner och stjärnor, etc. Du kan hitta all denna information på instrumentpanelen Listor, som är en interaktiv samling av diagram som spårar varje månad likes, visningar och sidvisningar på var och en av de fyra webbplatserna.



5 Microsoft-anslutningar

I stället för en fullständig e-postmarknadsföring eller marknadsföringsautomationsplattform ger Microsoft Connections små och medelstora företag ett lättviktigt verktyg för att skicka e-postkampanjer och nyhetsbrev och spåra dessa kampanjer med kund- och leadengagemetrik. Kontrollpanelen för anslutningar visar en aktivitetslogg över alla dina kampanjer och mottagare och statistik på din adresslista växer över tid.



6 kampanjmål

Det finns tre typer av kampanjer som du kan skicka i anslutningar: nyhetsbrev, meddelanden och begäran om remiss. Länge pekade på hänvisningar i synnerhet som den viktigaste kampanjtypen, eftersom småföretag förlitar sig på muntlig framför allt för att skaffa nya kunder. Men oavsett vilken kampanjtyp du väljer kommer du att lanseras i en e-postguide som hjälper dig att anpassa din kampanj med mer än ett dussin olika mallar.



7 E-postfärger och formatering

E-postguiden och formateringsredigeraren är enkla att använda och kan förvånansvärt anpassas trots den avsiktliga barebonesupplevelsen. Du kan välja färger för att matcha ditt företags varumärke, redigera e-posttexten med en WYSIWYG-redigerare och dra in bilder med drag-and-drop-formatering för att justera utseendet och känslan.

E-postredigeraren integreras med Bing-bildsökning för att få lagerbilder och bilder med fri användning med Creative Commons-licenser, så det finns ingen oro för intrång i upphovsrätten. Sedan längst ner i varje mall finns det utrymme att dra in och anpassa en uppmaning (CTA), till exempel en "Kontakta oss" eller Besök oss "-knappen.



8 remisserbjudanden

Speciellt för hänvisningar inkluderar Microsoft Connections en inbyggd erbjudande-generator för att belöna lojala kunder med rabatter och erbjudanden för att berätta vänner om ditt företag samtidigt som de ger de nya remiss-kunderna en del av sina egna. Du kan ställa in ett remisserbjudande som till exempel ger remissvänner 10 procent av sitt första köp och kunder som hänvisar en vän 20 procent av sitt nästa köp. Hänvisningsavtalen kan anpassas efter procent eller dollarbelopp, med möjlighet att ställa in ett utgångsdatum.



9 Bjud in kontakter till kampanjen

Att bjuda in kontakter till din kampanj är lika enkelt som att skriva in deras namn eller e-postadress, lägga till en ämnesrad och spränga ditt nyhetsbrev, tillkännagivande eller remisskampanj.



10 Rekommendationer via e-postkampanj

När du skickar ut en kampanj kan du gå tillbaka till Connections-instrumentpanelen och klicka på din nya kampanj från listan för att se engagemangsmetik. Anslutningar ger också små och medelstora företag rekommendationer för hur man växer sina kampanjer, till exempel att skapa en anmälan eller målsida för när nya kunder klickar på en länk till en remiss.

Microsoft Connections är inte för sofistikerad under huven, men den kommer att spåra alla klick på en hänvisnings-URL om det skickas via textmeddelande, socialt nätverk etc. När vänner klickar på länken får SMB: er några få nyckeluppgifter (som så länge mottagarna har valt): deras namn, e-postadress, vem som hänvisade dem och möjligheten att anpassa sitt remisserbjudande eller kupong.



11 Kampanjmätningar via e-postmarknadsföring

Huvudpanelen för anslutningar och enskilda sidor ger dig också några grundläggande prestandametriker. För varje e-postkampanj kan du se hur många kontakter den skickades till, om alla e-postmeddelanden levererades, hur många som öppnades och huruvida kampanjen resulterade i några anmälningar, inlösta kuponger eller nya kunder. Högst upp på sidan med e-postlistor får du också totalsummor som visar total tillväxt och hur många kunder som har lagts till och tagits bort (finns också från huvudpanelen för Business Center).



12 Microsoft-fakturering

Microsoft Fakturering är inte ett fullständigt redovisningsverktyg och integreras i själva verket med QuickBooks. Appen är utformad för att ge snabb fakturering och uppskattningsverktyg (på både stationär och mobil för Android och iOS) för att hjälpa små och medelstora företag att påskynda betalningar och hantera kassaflöde. Huvudfakturan för fakturering i Microsoft Business Center ger dig en central lista som visar fakturor, belopp, förfallodatum etc. med taggar som visar om varje faktura är i utkast, förfallen eller betalad. Du kan sortera listan efter uppskattningar eller priser och snabbt skapa nya fakturor och uppskattningar eller visa kundens totaler.



13 Mobil faktureringsapp

Mobilappen för Microsoft Fakturering gör allt detta när du är på språng. Du kan snabbt se fakturor och rader, skicka fakturor och ta emot betalningar med förbehållen information från dina kontakter eller QuickBooks. Så om du går in på en faktura kan du snabbt se radobjekt, utfört arbete, bilagor (som ett bevis på arbetsdokument eller kvitto) och ändra rabatter direkt innan du skickar fakturan direkt från din smartphone.



14 Fakturering och uppskattningar när du är på språng

Instrumentpanelen för mobilfakturering ger dig snabba summor som visar fakturerade belopp för månaden och betalningar som är förfallna eller förfallna. Du kan också gå in på din faktura eller uppskatta listor, eller skapa en ny faktura med knappen Plus (+). Fakturasidan använder sig av grundmallar och på / av-växlar, liknande Microsoft 365 Business-administratörens instrumentbräda, för att skicka fakturor snabbt utan mycket manuellt arbete.



15 utestående fakturor

Om du klickar på utestående fakturor kan du se de mest krävande betalningar som krävs för att upprätthålla ditt företags kassaflödescykel. Appen visar också kontakter och förfallna belopp. Det ger dig möjlighet att kontakta dem direkt för en betalning. Microsoft Fakturering integreras med PayPal så att du kan få en snabb online-betalning.



16 Anpassad skattesatsräknare

En annan fin funktion är den anpassade skattesatsskalkylatorn, som automatiskt beräknar skattesatser för stat efter skatt när du skapar en ny faktura och skriver in rader. Det är en fin touch för en app som är utformad för att göra fakturering så snabb och enkel som möjligt för små och medelstora företag.



17 Microsoft StaffHub

Long gav PCMag en titt på Microsoft StaffHub, som gör det möjligt för skiftarbetare inom detaljhandels-, medicin-, fabriks- eller andra förstklassiga yrken att hantera skiftscheman och lägga till anteckningar när de stänger av skift. Mobilappmenyn ger dig snabb åtkomst till teammedlemmar och profiler.



18 Mobile Shift-instrumentpanelen

På skärmen Mina skift visas alla tilldelade skift som du har uthämtat av din chef. StaffHub lägger du också till att göra saker antingen för din skift eller för att dela ut den anställd som tar över för dig.



19 Skiftkalender

Skiftkalendern ger anställda en daglig, veckovis eller månadsvis vy över tilldelade skift. Du kan gå över till meddelanden eller din inkorg för att samordna med medarbetare för varje växling.



20 Nytt att göra objekt

När du lägger till ett att göra-objekt i StaffHub kan du lägga till en titel, förfallodatum, anteckningar och eventuella fotobilagor relaterade till åtgärdsobjektet. StaffHub, som alla andra appar i Microsoft 365 Business, är enkelt av design. Det ger SMB-anställda och chefer vägen med minst motstånd mot att få gjort arbete.