Hur man kombinerar pdf-filer

Problemet: Kombinera flera PDF-filer till en enda fil, så att du inte tillfogar ett halvt dussin PDF-filer till bokföringsavdelningen när du vet att de kommer att förlora mer än en fil. Eller kanske har du fyra eller fem avsnitt i en rapport som du har skrivit ut för att separera PDF-filer från Word, Excel och en fotoredigerare. Hur får du dem alla till en enda PDF?

Om du använder en Mac har du det enda verktyget du redan behöver inbyggt i MacOS-operativsystemet, men du kan hitta mer flexibla och fullfunktionslösningar om du köper kommersiella tredjepartsappar. Om du använder Windows behöver du tredjepartsappar, men du kan hitta gratis open source-appar som gör jobbet. Det finns också onlineappar som erbjuder att kombinera och redigera PDF-filer som du laddar upp, men jag rekommenderar inte någon av dem. Dina PDF-filer innehåller osynliga metadata, som potentiellt kan identifiera dig och ditt system, och du kanske inte vill ge dessa metadata till en webbplats som erbjuder gratis redigeringsfunktioner. Den webbplatsen kanske vill tjäna på dina data på sätt som du inte gillar.

Hur man kombinerar PDF-filer i Windows

När du behöver kombinera PDF-filer i Windows kan du bestämma att du önskar att du hade en Mac, där förhandsgranskningsappen får jobbet snabbt och enkelt. Windows 10 låter dig visa PDF-filer i Edge-webbläsaren, men låter dig inte göra någonting med dem. För att slå samman eller hantera PDF-filer behöver du antingen en gratis men begränsad produktivitetsapp från tredje part eller en av en mängd väldesignade kommersiella appar.

Om dina PDF-hanteringsbehov är minimala, installera gratis PDFsam från www.PDFsam.org. Om du vill ha gratisprodukten, avmarkera alternativet i installationsprogrammet för att ladda ner den förbättrade versionen, som är gratis att förhandsgranska men $ 49 att behålla. Ett rymligt gränssnitt låter dig välja mellan funktioner som att slå samman och dela PDF-filer, plus en fin funktion som kombinerar två PDF-dokument, alternerar sidorna från en fil med sidorna från den andra, så att du kan skapa en enda PDF från separata PDF-filer som innehåller framsidan och baksidan av ett original dubbelsidigt dokument.

Förvänta dig inte ett lättanvänt gränssnitt som miniatyrvyerna i Adobe Reader och annan kommersiell programvara. Du sammanfogar två PDF-filer genom att dra dem till ett PDFsam-fönster, som lägger till dem i en lista. Du kan ange ett sidintervall från varje PDF, men du måste ta reda på vilka sidor du vill genom att visa dokumentet i en separat app som Microsoft Edge eller Adobe Reader. Lyckligtvis kan du öppna PDF-filer direkt från fillistan i PDFsam. När du är redo att slå samman PDF-filerna klickar du på knappen Kör så skapas en sammanslagd PDF.

Om du vill ha bättre visuella signaler vid sammanslagning av PDF-filer behöver du en kommersiell app som låter dig se den kombinerade PDF-filen innan du sparar den på disken och visar också miniatyrbilder som du kan dra upp och ner i en sidofält för att ordna om sidor. Du kan använda nästan vilken som helst PDF-redigeringsprogramvara, allt från den moderat prissatta PDF-Xchange Editor från Tracker Software, eller välja ett av våra Editors Choice-appar som ABBYY FineReader 14 eller Adobe Acrobat DC.

Med alla dessa appar kan du kombinera PDF-filer på i princip samma sätt. Så här gör PDF-XChange Editor. Den enklaste metoden är att använda Arkiv-> Nytt dokument och välja alternativet att kombinera filer till en enda PDF. En fillista öppnas. Dra till dem filerna som du vill kombinera till en enda PDF. Du kan lägga till PDF-filer, eller en kombination av text-, Word-, Excel- eller PowerPoint-dokument i listan, och appen konverterar dem till PDF-format medan du kombinerar alla filer till en enda PDF.

När du kombinerar filer kan du ange det sidintervall som du vill importera, men du kan också finjustera kombinationen genom att öppna flera filer i separata flikar i PDF-XChange Editor och dra miniatyrbilder av sidan du vill från källfliken till målfliken (om miniatyrbilder inte syns, tryck Ctrl-T eller använd menyn Visa> Rutor).

Hur man kombinerar PDF-filer på en Mac

Till skillnad från Windows kommer macOS med högdrivna PDF-verktyg inbyggda - tillhandahållna av den bedrägligt blygsamma Preview-appen. För att kombinera två eller flera PDF-filer i Förhandsgranska, börja med att göra en kopia av en av filerna och arbeta med duplikatet (detta är en väsentlig försiktighet eftersom Förhandsgranska sparar filen medan du arbetar, och om resultaten inte är vad du vill ha, måste du göra lite snyggt fotarbete för att få tillbaka originalfilen).

Öppna duplikatfilen. Om miniatyrbilder inte syns i förhandsvisningens sidofält, gå till Visa-menyn för att slå på dem. Dra sedan ytterligare PDF-filer till sidofältet och släpp dem på platsen i filen där du vill att de ska vara - i början eller slutet, eller mellan två befintliga sidor. Om du får fel plats kan du dra en eller flera miniatyrbilder till rätt plats och du kan ta bort alla sidor du inte vill ha.

Vad händer om du bara vill slå samman några sidor från en andra PDF-fil? Öppna filen i ett annat PDF-fönster och dra de miniatyrbilder du vill ha till din första PDF-fil. Som alltid i macOS kan du växla-klicka för att välja ett kontinuerligt intervall av sidor, eller Cmd-klicka på flera sidor för att välja sidor var som helst i filen. Om vissa sidor importeras i fel orientering, använd förhandsvisning av verktygsfältet för att rotera dem.

Ibland fungerar förhandsvisning på till synes oförutsägbara sätt när du sparar en fil, så när du har de kombinerade sidorna ordnade som du vill ha dem väljer du Arkiv> Exportera till PDF och sparar den sammanslagna PDF-filen under sitt eget namn. Du kan också välja Arkiv> Stäng och följa instruktionerna för att spara den sammanslagna filen under namnet på filen du började med, men det är säkrast att använda alternativet Exportera till PDF.

Förhandsgranska har ett annat PDF-sammanslagande trick som inte är uppenbart. Du kan slå samman alla filer som Förhandsvisning kan visa till en befintlig PDF. Det betyder att du kan dra alla PNG-, TIFF-, JPEG- eller andra bildformat till en PDF. Men vad händer om du vill skapa en PDF som innehåller ett Word-dokument eller ett Excel-kalkylblad? Du kan inte dra dessa dokument till Förhandsgranska, men du kan använda Print-menyn i Word eller Excel för att skapa PDF-filer som du kan använda för en sammanslagning.

Alternativt, om du har en tredjepartsapp som Adobe Acrobat, kan du slå samman PDF-filer på samma sätt som du smälter dem i Förhandsgranska - men du kan också direkt dra filer i vilket filformat som Acrobat vet hur man konverterar till PDF, inklusive HTML-webbsidor, vanliga textfiler, Word-dokument och Excel-kalkylblad. Med Acrobat kan du också skapa en helt ny PDF från ett eller flera av samma externa format. Använd bara Arkiv> Skapa-menyn och följ instruktionerna.

För andra sätt att konvertera en PDF till en Microsoft Word-fil kan du kolla in vår guide. Om du behöver hjälp med att redigera din PDF när dokumenten har kombinerats, kolla in vår guide som innehåller hur du redigerar en PDF.