Hur man dödar e-post med rätt projekthanteringsprogram

E-post ökar stress, skapar onödigt arbete och får människor att bli överväldigade. Ingen kan vara den bästa versionen av sig själva på jobbet under dessa förhållanden. De senaste åren har organisationer börjat flytta sig från e-post till förmån för apper för teammeddelanden, som Slack och andra kommunikationsverktyg på arbetsplatsen. Att hitta rätt verktyg, eller uppsättning verktyg, påverkar om ditt team kommer att kunna ge upp sina traditionella inkorgar. För många team bör projektledningsprogramvara vara en del av lösningen.

Vad är projektledningsprogramvara?

Projektledningsprogramvara, även kallad projekthanteringsappar, är onlineverktyg som team använder för att spåra arbete. I den bredaste meningen kan en projekthanteringsapp vara allt från en komplex programvara för att hantera arbete, som Microsoft Project, till en grundläggande att göra-app. De viktigaste apparna inkluderar andra affärsverktyg för att hantera resurser, spåra tid som spenderas på uppgiften eller till och med fakturering.

Vi skiljer ofta olika typer av samarbetsverktyg från projekthanteringsappar för att göra det lättare att rekommendera rätt app för rätt syfte. Som sagt överlappar de två kategorierna och några få andra (som kanban-brädeappar och arbetshanteringsappar) väsentligt. Så medan jag ibland säger att appar som Asana, Trello, Airtable och Basecamp inte är strikt projekthanteringsappar, kan vi inkludera dem här.

Vad gör du i programhanteringsprogram?

Varje projekthanteringsapp är lite annorlunda, men de flesta av dem låter dig se olika aspekter av ditt teams arbete utan att kräva att du frågar dina kollegor om dem.

När du loggar in ser du alla uppgifter som ditt team måste utföra och tidsfristerna. Du ser vem som tilldelades vilken uppgift, om och när de slutförde den, och om de hade några kommentarer om den. Om en av dina kollegor är oväntat ute, kan du logga in i projektlednings-appen och kontrollera om de i dag har något brådskande tilldelat som en annan gruppmedlem bör hämta. Om du för närvarande använder e-post för att berätta för någon att en uppgift är klar, ställa frågor om en uppgift eller skicka något för godkännande skulle du förmodligen dra nytta av en projekthanteringsapp.

Det finns mer än det. När du och dina kollegor använder en projekthanteringsapp håller appen räkna med det arbete som görs. Hur många uppgifter slutfördes i tid? Är projektet i stort fortfarande på rätt spår för att slutföras inom dess tidsfrist? Robusta projekthanteringsappar har alla typer av diagram och grafer som hjälper dig att hålla ett öga på den här typen av saker. På det sättet, om projektet börjar glida, kan du upptäcka det tidigt och arbeta för att förhindra det. Men låt oss inte gå i sidled. Låt oss hålla oss till hur projekthanteringsappar hjälper människor att kommunicera.

Vad gör en projektledare?

Ett projekt är en serie uppgifter. En projektledare är personen som vet vad alla dessa uppgifter är - eller åtminstone övervakar dem. Ibland döljer projektledaren uppgifterna eller lägger dem i en pool som människor kan göra anspråk på. Projektledaren håller sedan ett öga på uppgifterna och de människor som gör dem tills de alla är klara.

Inte varje team har en projektledare i sig, men de flesta har någon som är ansvarig. Det kan vara företagare, chef eller teamledare. Vem som är din punktperson eller dagliga beslutsfattare, det är din projektledare.

Varför e-post är dåligt för projekt

E-post är elektronisk post, vilket jag vet låter uppenbart, men stanna med mig här. Mail är en hemsk väg för att tilldela arbete. Föreställ dig om dina uppdrag kom till dig via snigelpost. Det är nästan löjligt. Ändå är e-postmeddelandet inte så annorlunda än vanlig post, förutom att det är snabbare.

Tänk på vilken e-post som är bra på att tillhandahålla:

• asynkron kommunikation med ett pappersspår
• dokumentleverans

Tänk nu på vad en projektledare behöver veta när de hanterar en serie uppgifter:

• vem är tillgänglig
• hur mycket arbete varje arbetare för närvarande har tilldelat dem och när det är på grund
• framstegen i det arbete som redan har tilldelats (t.ex. "John har två uppgifter tilldelade honom och båda är 90 procent gjort")
• en kalender med tidsfrister
• förmågan att prioritera och omprioritera uppgifter utifrån projektets behov

Att göra den typen av arbete via mail är skratta.

Ännu viktigare är att de flesta kontorsanställda använder e-post skapar avbrott. När nya e-postmeddelanden anländer med dings eller popup-aviseringar, kontrollerar arbetarna vanligtvis att det inkommande meddelandet inte är akut. Sedan kommer de tillbaka till vad vi gjorde tills nästa avbrott. Människor gör det hela dagen och kontrollerar och skannar sin e-post. Flera studier visar att användningen av e-post tar upp cirka 30 procent av en kunskapsarbetares dag, och att tiden sprids jämnt över hela dagen snarare än att vara i diskreta bitar. Med andra ord, e-post avbryter oss ständigt.

Avbrott har vanligtvis en negativ nettoeffekt, även om det kanske inte är på det sätt du antar. Avbrott gör att människor känner sig mer stressade och som att de har en större arbetsbelastning än de faktiskt gör. Människor känner också större frustration och tidspress.

Det sätt på vilket människor interagerar med e-post leder också till bortkastad tid. Vi tappar tid när vi måste läsa om samma e-postmeddelande som vi skannade tidigare på dagen eftersom vi har glömt vad den sa. Om du glömmer vad datumet är för en nyckel som kan levereras, tar det tid att gräva ut det via e-post. Och vad händer om e-postmeddelandet du räknar upp är gammalt och datumet sedan har gått framåt en vecka?

Allt detta säger att e-postmeddelanden inte var utformade för att hantera uppgifter. Det är fel verktyg för det jobbet.

Kommunikera med en projektledningstjänst

Projektledning handlar om att jonglera människor och resurser, hålla ett vakande öga på tid och omfördela eller omprioritera uppgifter när situationen förändras. Projekthanteringsprogramvaran var utformad för att hantera sådana problem och andra som vanligtvis dyker upp under projektets gång.

Hur är det att kommunicera i en projekthanteringsapp jämfört med e-post? Det är som skillnaden mellan att se något med dina egna ögon och läsa en beskrivning av det. I det första scenariot har du kontroll över vad du vill se och när. I det andra litar du på att andra människor skriver ut meddelanden som berättar vad de tycker är viktigast - eller värre, vad de tror att du vill höra.

Olika projekthanteringsappar har olika verktyg för kommunikation. Nästan alla stöder till exempel @ omnämnanden. Ser du som Slack och andra teammeddelandeappar har blivit så populära kan du ofta ansluta dem till din projekthanteringsapp och därigenom effektivisera dina konversationer till ett ställe. Om du inte redan har en gruppchatt-app kan du hoppa över den och istället leta efter en projekthanteringsapp som innehåller en chatt i appen. Zoho Projects och ProofHub erbjuder båda det.

Låt oss säga att projektet i fråga har många visuella inslag, och teamet som arbetar med det måste diskutera dem. Ditt liv kommer att bli mycket enklare om du har verktyg för bildmarkering i din projekthanteringsapp. På så sätt kan du elektroniskt klottera på en bild och bifoga kommentarer, vilket gör det lättare för alla i ditt team att både ge och förstå feedback. Volerro är ett exempel på en projekthanteringsapp med markeringsverktyg.

Som nämnts hanterar projekthanteringsappar alla grundläggande saker du behöver för att jonglera och spåra, som uppgifter, tidsfrister, framsteg och anställda. All den informationen är synlig för dem som behöver den. I den meningen finns det mindre behov av att kommunicera om dessa slags saker. Du behöver aldrig skicka e-post till någon och CC ett halvt dussin människor för att veta om de nästan är klara med en uppgift när du kan logga in i systemet och se att det är markerat som 75% gjort. En hel del saker som kräver att du läser mellan raderna när du använder e-post för uppgiftshantering blir plötsligt kristallklart när du använder programhanteringsprogram.

Mindre tid via e-postmeddelandet betyder mer tid att arbeta

Fördelarna med att få ett team via e-post och i en projekthanteringsapp för att kommunicera kan vara enorma. Minskningen av e-postmeddelandet är helt säkert att göra alla lyckliga, men det svinner i jämförelse med mervärdet av att ha större synlighet i vem som gör vad, vad de annars gör och statusen för varje uppgift. Det gör det mycket lättare att ha exakt information till hands när du arbetar, så att beslutsfattare kan fatta bra beslut.

För mer specifika tips om hur du arbetar med en projekthanteringsapp, se 7 sätt att förenkla projektledning i teamarbete och 5 Zoho-projektfunktioner för att organisera ditt företag.