Bli organiserad: hur man arbetar med revisionshistorik i google docs

En fördel med att använda Google Docs är att det alltid sparar ditt arbete automatiskt. En annan är att Google har en historik över alla ändringar du gör i ett dokument. Eftersom du har åtkomst till din versionshistoria i Google Dokument kan du återställa en äldre version av en fil eller göra en kopia av en tidigare version och snurra den till ett annat projekt.

Observera att du bara kan se och hämta tidigare versioner av filer om du har redigeringstillstånd. Om någon delar en fil med dig och ger dig skrivskyddstillstånd kan du inte se historien. Observera också att affärsversionen av Google Docs kallas G Suite; dessa tips bör fungera för endera versionen.

Så här fungerar det.

Hur man ser äldre versioner av ett Google-dokument

Du kan se en lista över revisionshistoriken för alla Google Docs på tre sätt.

1. Välj Arkiv> Versionshistorik> Se Versionshistorik på menyn.

2. Använd Windows-genvägen Ctrl + Alt + Skift + H eller Kommando + Alternativ + Skift + H på macOS.

3. Klicka på gruppen med understrukna ord till höger om hjälpmenyn. Dessa ord ändras beroende på filens tillstånd. När du arbetar aktivt med ett dokument står det "Spara…" och det är enda gången du inte kan klicka på det. Annars står det "Alla ändringar sparade i Drive" eller "Senaste redigering gjordes på" följt av datumet. Klicka på någon av dessa så visas din versionshistorik.

En lista över dokumenthistoriken visas i en ny kolumn till höger. Enskilda versioner kollapsas under en rubrik för varje datum. Expandera någon av dem för att se mer granularitet i förändringarna.

För att återgå till den aktuella versionen, klicka på bakåtpilen längst upp till vänster i fönstret.

Tänk på att du kanske inte har en perfekt historik, eftersom Google i sin dokumentation säger att "revisioner för din fil ibland kan slås samman för att spara lagringsutrymme."

Hur du återställer en version av ett Google Doc

När du har tillgång till din versionshistorik för ett Google Doc kan du återställa alla tidigare versioner. I listan över versioner som visas till höger klickar du bara på filen du vill öppna den.

En stor blå knapp visas högst upp i fönstret som säger "Återställ den här versionen." Om du återställer den valda versionen behåller du fortfarande alla andra versioner, även de som skapades efter den för närvarande valda versionen.

Hur man gör en kopia av en tidigare version av ett Google Doc

Förutom att återställa en gammal version av en fil kan du göra en kopia av den. Genom att göra en kopia kan du snabbt spinna ut olika versioner av samma fil. Till exempel är det ett bra trick när du ansöker om jobb och du vill göra varje återupptagning och bilaga unik, men du vill inte börja från början varje gång.

För att göra en kopia, öppna din filhistorik, välj den du vill, klicka på ikonen för tre staplade prickar och välj Skapa en kopia.

Tips för redigering och versionskontroll i Google Dokument

1) Namnge dina versioner

Nu när du vet hur du hittar din revisionshistorik i Google Dokument kan du få ut mer av det genom att namnge olika versioner. Genom att namnge dem kan du enkelt identifiera de versioner som du kanske vill återställa senare eller spinna ut för ett annat syfte. Om du inte byter namn på dem kommer standardnamnet att vara tids- och datumstämpel. Du kan byta namn på dem med hjälp av någon av dessa metoder:

• Öppna din versionshistorik, klicka på ikonen med tre punkter och välj Namn på denna version.
• Från menyn väljer du Arkiv> Versionshistorik> Namnge aktuell version.

2) Spåra ändringar i Google Dokument

Överst till höger på menyraden finns en menyknapp som säger Redigering som standard. Klicka på den och två nya alternativ visas: Förslag och visning.

När du växlar till Förslag möjliggör det i huvudsak spårändringar i dokumentet. När du och dina medarbetare använder det sparar Google Docs allt ditt nya material och ändras som förslag. De visas i en annan färg för att göra dem lätt synliga. Du kan acceptera dem eller avvisa dem en efter en eller i en massa .

3) Använd kommenteringsverktyget för frågor och diskussioner

Författare och redaktörer lär sig ofta på det hårda sättet att sätta kommentarer i linje med det material som produceras innebär att det av misstag kan publiceras med den slutliga kopian. Google Docs har ett kommenteringsverktyg som gör det möjligt för författare och redaktörer att diskutera innehållet utan att lägga onödiga ord på sidan. Du kommer att vara tacksam för att du använde den.

4) Använd @ Messaging

Uppmärksamma någons uppmärksamhet på en redigering eller kommentar med @ messaging - eller kanske jag skulle säga + meddelanden, eftersom Google använder en annan symbol som de flesta andra appar. Faktum är att om du skriver @ istället för + ändrar Google det åt dig.

För att flagga någons uppmärksamhet, skapa en kommentar och skriv sedan ett plustecken (+) följt av personens namn eller e-postadress. Google föreslår automatiskt den närmaste matchen från dina kontakter. Om personen inte är med i dina kontakter ännu, ange bara sin e-postadress. Ta dig tid och få den rätt innan du trycker på enter. Oavsett vad du skriver går direkt till den personen via e-post, tillsammans med en länk till dokumentet. Om du gör ändringar i kommentaren får personen också varningar om dessa. Så skona dem skräppost och tänk igenom dina kommentarer innan du trycker på enter.

5) Skriv och redigera offline i Google Dokument / Drive

Visste du att du kan använda Google Docs även om din dator eller mobil enhet inte är ansluten till internet? Du kan. Min kollega Eric Ravenscraft skrev en hel artikel om hur man ställer in Google Drive offline, komplett med steg-för-steg-instruktioner.

6) Inaktivera e-postvarningar

Om du använder G Suite för att skriva och redigera mycket, kan det vara en olägenhet att få ett e-postmeddelande för varje ändring i ett dokument. Så här inaktiverar du dessa aviseringar. Gå till Google Drive. Klicka på kugghjulsikonen uppe till höger och öppna dina inställningar. På vänster sida väljer du Meddelanden och avmarkerar sedan rutan för e-post.

De korta instruktionerna är: Google Drive> Inställningar> Meddelanden> E-post

Fler G Suite-tips

Om du använder Google Docs dagligen, kommer du att läsa några av våra användbara tips för G Suite att spara tid och bli mer effektiv med programmet. När du vet vad din programvara kan göra kan den också öppna upp nya idéer för vad du kan göra med ditt arbete.