Snabbstart: konfigurera bas crm i 10 enkla steg

Base CRM är PCMags Editors val för CRM-programvara. Den planerade videoserien är utformad för att du ska kunna komma igång med Base CRM snabbt och enkelt. Den leder dig genom alla de första stegen för att ställa in, organisera och använda ditt konto. I artikeln kommer vi att dela upp uppgifter som att anpassa försäljningsrörledningar, konfigurera leadhantering och ställa in automatiska åtgärder.

Innehållsförteckning

• Steg ett: Översikt över instrumentpanelen
• Steg två: Anpassa dina aviseringar
• Steg tre: Leads kontra kontakter
• Steg fyra: Skapa och hantera erbjudanden
• Steg fem: Anpassa dina försäljningsrörledningar
• Steg sex: Lägga till anpassade fält
• Steg sju: schemaläggning av möten
• Steg åtta Skapa och tilldela uppgifter
• Steg nio att integrera din e-post
• Steg 10 Ställa in automatiska åtgärder

Översikt över instrumentbrädan Anpassa aviseringar Leads vs. Kontakter Skapa och hantera erbjudanden Anpassa dina försäljningsrörledningar Lägga till anpassade fält Schemaläggning Utnämningar Skapa och tilldela uppgifter Integrera din e-post Ställa in automatiska åtgärder

Steg ett: Översikt över instrumentpanelen

Lär dig hur du använder din bas CRM-instrumentpanelen i den här korta videon inklusive en översikt över kontoaktivitet, pipeline-sammanfattning och filteralternativ. Det finns tre typer av Base CRM-profiler, som var och en har olika behörigheter: Användare, Manager och Enterprise. Användarprofilen kan bara se sin egen aktivitet, chefen kan se sin aktivitet och deras direkta rapporter och företagets användare kan se aktivitet för hela team.

Annars ser instrumentpanelerna lika över alla profiler, med pipeline och deal-sammanfattning på vänster sida, kontoaktivitet i mitten och uppgifter och möten på höger sida. Ett nytt tillägg till användargränssnittet (UI) är den universella knappen Lägg till, som kan användas för att lägga till nya kontakter, leads och andra poster från vilken skärm som helst, inklusive instrumentpanelen.

Du kan se information på högsta nivå om dina erbjudanden, filtrerad efter pipeline, såväl som aktiviteten de senaste 30 dagarna, inklusive en sammanfattning av erbjudanden som har vunnit och tappats eller markerats som okvalificerade. Kontoaktivitet organiseras av anteckningar, slutförda uppgifter och erbjudanden. I den här kolumnen ser du varje gång någon lägger till en ny affär, kontakt, anteckning, uppgift eller ändrar status eller etapp för en lead eller deal. Slutligen finns uppgifter och kommande möten på höger sida; förfallna uppgifter visas med rött. Se videon för tips om filtrering av innehåll och anpassning av instrumentpanelen efter dina specifika behov.

Steg två: Anpassa aviseringar

Den här videon visar dig hur du hanterar aviseringar. Det finns tre olika typer av aviseringar i Base CRM: förinställda aviseringar, personliga aviseringar och webbaviseringar.

Förinställda meddelanden inkluderar programvaruaktiviteter som när en ledning, en affär eller en uppgift tilldelas dig samt möten för möten och uppdrag. Det finns också systemmeddelanden, till exempel när en import eller export är klar eller när en ny lead skapas från en inspelningsformulär. För vart och ett av dessa kan du välja en webbvarning, en e-postvarning eller stänga av aviseringar.

Användare kan skapa personliga aviseringar relaterade till potentiella kunder, kontakter och erbjudanden. För varje väljer du först ett filter, till exempel leads som tillhör vissa team eller användare eller en affär som är i ett visst skede. Sedan väljer du en trigger. Till exempel kanske du vill ta emot en varning när en uppgift läggs till i en ny affär eller när en affärssteg i pipeline ändras. Meddelanden kan ha mer än en utlösare. Du kan få webb-, e-post- och mobilvarningar.

Slutligen kan användare som har registrerat sig för Base Voice eller integrerat med någon annan företagstjänstleverantör registrera sig för webbmeddelanden om inkommande samtal och textmeddelanden. Base Voice innehåller ett unikt telefonnummer och loggar automatiskt samtal och meddelanden till leads och kontakter.

Steg tre: Leads kontra kontakter

Om du är ny inom CRM kan du ha viss förvirring när det gäller leads och kontakter. I Base CRM är en bly en ledande person, företag eller affärsmöjlighet som ännu inte ingår i försäljningsrörledningen. Dessa inkluderar personer och företag som du har upptäckt genom nätverk men som du ännu inte har gjort affärsavtal med. Leads handlar om potential. När en lead visar intresse för en produkt eller tjänst kan de konverteras till en kontakt. En kontakt kan också vara någon som du har gjort affärer med tidigare och sannolikt kommer att erbjuda upprepade affärer.

Flikarna Lead och Contact i Base CRM ser ut och fungerar på liknande sätt med ett antal sökfilter. Leads kategoriseras på tre sätt: nya, fungerande och okvalificerade. Kontakter delas mellan kunder och kunder. Kontakter kan kopplas till en eller flera erbjudanden. För både leads och kontakter kan du se relaterade uppgifter och möten i deras post samt tillhörande dokument. Leads kan konverteras till kontakter men den åtgärden kan inte vändas.

Steg fyra: Skapa och hantera erbjudanden

Erbjudanden är försäljningsmöjligheter relaterade till en lead eller kontakt. De går igenom din försäljningspipeline, som representerar din försäljningsprocess. Varje pipeline slutar i ett av tre stängda steg: vann, förlorat eller okvalificerat. Vunna och förlorade är självförklarande; att markera en affär som okvalificerad innebär att det inte var ett fullständigt avslag. Okvalificerade skäl kan handla om timing, budget, omorganisation av företag eller något annat som är utanför din kontroll. Dessa tre hinkar för erbjudanden gör det lättare att spåra din framgång och bättre rikta in ditt säljteam.

På sidan med erbjudanden kan du se hur många erbjudanden som finns i varje led i rörledningen. Som leads och kontakter kan du också filtrera erbjudanden efter valfritt fält du använder. I en affärspost kan du se vilken kontakt, lead eller företag som är kopplat till den, den senaste aktiviteten och dess värde och sannolikhetsprocent. Eventuella relaterade uppgifter eller möten visas också. Du kan också ändra avtalets scen här.

Steg fem: Anpassa dina försäljningsrörledningar

Försäljningsrörledningar består av etapper. Base CRM har sex steg ut ur rutan, men du kan lägga till mer eller ta bort alla som du inte tänker använda. Du kan också byta namn på och ordna om stadierna baserat på ditt företags processer. Det finns två typer av steg: aktiva och stängda. Medan du kan byta namn på något av de tre stängda etapperna, som standard vinner, förlorade och okvalificerade, kan du ta bort dem eller lägga till fler.

Om du har flera försäljningsrörledningar kan du anpassa var och en med olika steg. Så om du säljer både produkter och tjänster kan du ha rörledningar som passar varje process.

Steg sex: Lägga till anpassade fält

Leads, kontakter och erbjudanden har en mängd standardfält men det är inte alltid tillräckligt. Med anpassade fält kan du samla in och lagra ytterligare information om dina möjligheter som är unika för dina företag. Base CRM har en mängd anpassade fältalternativ. Du kan skapa fält för en enda rad text, ett stycke text, kryssruta, rullgardinsmeny, flervalsmeny, datum, e-post, telefon, adress och URL. Du kan lägga till så många anpassade fält som du vill, och för rullgardinsmenyn och flervalsmenyn upp till 500 val.

Steg sju: schemaläggning av möten

Base CRM kommer med en kalenderfunktion, och du kan också integrera en eller flera Google-kalendrar med ditt konto. Du måste välja en kalender som standard, som är den enda du kan redigera. Utnämningar från icke-standardkalendrar visas med grått. När du skapar ett möte kan du koppla det till en ledning, en affär eller en kontakt. Börja bara skriva in namnet och Base CRM kommer att föreslå alla poster som matchar.

Dessa möten dyker upp i posten för ledningen, kontakten eller affären. Att spara en tid lägger till den i din kalender och skickar inbjudningar till andra deltagare. Du kan ladda upp din företagslogotyp så att den visas i alla inbjudningar. Du kan också lägga till möten från sidorna med lead, contact eller deal. När du tittar på ett möte kan du se vilka deltagare som har accepterat och avslått din inbjudan.

Steg åtta: Skapa och tilldela uppgifter

I Base CRM är alla uppgifter kopplade till erbjudanden. Du kan lägga till uppgifter från fliken Kalender eller Uppgift eller direkt från en lead-, kontakt- eller affärspost. Uppgifterna har tidsfrister och påminnelser som kan valfritt skickas en vecka, en dag, en timme, 30 minuter, 15 minuter eller fem minuter före förfallodagen eller vid den exakta tidpunkten för förfallodagen. Förfallna uppgifter visas med rött. Beroende på dina behörigheter kan du tilldela dig själv eller andra användare uppgifter.

Steg nio: integrera din e-post

Base CRM har ett e-postverktyg men integreras också med Gmail och andra e-postleverantörer. Integrering av ditt e-postkonto innebär att kommunikation med potentiella kunder och kontakter automatiskt loggas, vilket ger dig tid till viktigare arbete. Ditt e-postkonto kommer att synkroniseras på två sätt: e-postmeddelanden som du skickar in Base CRM visas i din e-postklient och vice versa. Base CRM kommer att skicka e-postmeddelande när den första e-postsynkroniseringen är klar.

Din e-post är uppdelad i fyra mappar: Inkorg, ospårade e-postmeddelanden, skickat och arkiverat. Din inkorg innehåller e-postmeddelanden som är anslutna till potentiella kunder, kontakter och erbjudanden i ditt konto. Ospårade e-postmeddelanden är de som inte är kopplade till ditt konto. Från den mappen kan du lägga till ett e-postmeddelande som lead eller kontakt. I mappen Skickad kan du se om ett e-postmeddelande har visats och hur många gånger det har visats, på så sätt kan du identifiera meddelanden som kan ha fallit genom sprickorna eller gått till en felaktig e-postadress. Du kan ta bort meddelanden eller arkivera dem när de inte längre är viktiga.

Steg 10: Ställa in automatiska åtgärder

Om du befinner dig själv göra samma uppgift om och om igen, varför inte automatisera den? Base CRM har flera alternativ för att automatiskt skapa uppgifter baserade på vissa händelser. Du måste vara en användare på managernivå som är en kontoadministratör för att skapa automatiserade åtgärder. Exempel inkluderar att skapa uppgifter när en affär flyttar till ett nytt steg eller uppdaterar ett anpassat fält när en ny affär skapas. Först väljer du händelsen som utlöser åtgärden. Valet inkluderar: när en ny lead skapas; när en ny kontakt skapas, när en deal skapas eller när en deal flyttas till ett annat steg. Vissa av dessa händelser har fler granulära alternativ som filtrering efter företag, pipeline eller deal-scen.

Därefter bestämmer du vad uppgiften ska vara, tilldelar den till en användare och lägger eventuellt till ett förfallodatum. Du kan skapa flera uppgifter per automatiserad åtgärd.