Abacus granskning och betyg

En solid kostnadsspårningsprogram ger möjlighet att hantera flera uppgifter. Särskilt så när avkastningen på investeringar (ROI) är beroende av teamprojekt och kunder; i så fall måste det hjälpa ett företags finansavdelning och chefer att förena utgifterna på många sätt. Abacus (som börjar med $ 9 per användare per månad) gör ett bra jobb med att täcka alla dessa baser för företag som gör affärer i USA med sitt trendiga, användarvänliga gränssnitt. Det mobila gränssnittet Abacus kommer inom en kort sekund än dem från Editors 'Choices Certify och Rydoo. Även om det inte riktigt matchar deras internationella räckvidd eller policy- och reglerinställningskapacitet, är Abacus återbetalningsverktyg förstklassigt som en del av en omfattande plattform för kostnadsspårning för inhemska företag.

Prissättning och planer

Abacus-prissättningen börjar på $ 9 per användare per månad för sitt Starter-paket, som inkluderar automatiserade policyregler, integrationer med Intuit QuickBooks och obegränsad datalagring, bland andra. För $ 12 per aktiv användare per månad (faktureras årligen) lägger Abacus till programmerbar godkännande routing, integration av kommersiella kort och ytterligare support. Det erbjuder också en anpassad plan för företag. "Aktiv" användare betyder att du bara betalar för användare när de har en kostnad som godkänts i månaden.

Abacus tar inte ut extra för en anställd som kostar mycket heller. Abacus debiterar inte heller för din revisor, implementering eller fortlöpande support (e-post för Starter-planen; telefon och livechatt för Professional och Enterprise). Företaget täcker även ACH-betalningsavgifter utan extra avgifter.

Du kan registrera dig för en 30-dagars kostnadsfri testversion av Startplanen genom att kontakta företaget. En del av Abacus-tjänsten och värderingsförslaget är företagets övertygelse om att vad det levererar är i ACH direkt återbetalning av godkända utgifter. Just nu arbetar Abacus bara med amerikanska banker, så internationella transaktioner är ute. Till skillnad från ExpensePath gör kunden alla sina egna inmatade data för konton. Av säkerhetsskäl befolkades Abacus-demokontot med hjälp av egna finansiella data. När det ursprungliga kontot hade skapats, bjöd jag in mig som användare att gå med via andra e-postadresser.

En fräsch look and feel

Företaget är ungt. Som ett resultat är både webb- och mobilgränssnitt utformade med det senaste med modern look, känsla och mobilupplevelse i åtanke, något som skiljer det från konkurrenter med svårare UI: er, till exempel Expensify. Webgränssnittet återmonterar det mobila gränssnittet kraftigt i form, typsnittstorlek, användbarhet och funktionsöverföring. Gränssnittslikheten gör det lätt att flytta från det ena till det andra.

Abacus 'Webbadministratörs översiktshuvud innehåller Expensionslista, Kartvy och Kvittonvy-rullgardinsmenyer, tillsammans med en sökruta. Längst till höger finns en knapp för att ange en ny kostnad och filtrera, sortera och exportera alternativ. På vänster sida kan du enkelt växla från administratör till dina egna personliga funktioner. Nedan finns länkar till huvudskärmarna: Inkorg, Väntande, godkänd, Inkorg med varningar, Inkorg utan varningar och godkänt - Sista 6 månader. Du kan också se kostnadsrapporter för olika resor, kolla in de kreditkort som tilldelats ditt team, se alla personer i ditt team, hantera ditt företags kostnadspolicy och finjustera ditt konto och allmänna inställningar.

Mobilappar är tillgängliga för Android och ioS. Mobilgränssnittet är enkelt och lätt att förstå. När du har svarat på chefens inbjudan att registrera sig hos Abacus, uppmanas du sedan att ladda ner appen; Jag laddade ner Android-appen.

Du får två val: Först kan du, om du vill, ta ett foto av ett kvitto som ska användas senare. Till skillnad från iOS-appen ger inte Android-appen en transkription av kvittot på appen. Du kan dock hämta kvittot på webbgränssnittet, där leverantören och beloppet kommer att anges för dig.

Ditt andra val är att ange informationen för varje kostnad manuellt i mobilappen. När du anger leverantörens namn kommer appen att leta efter och lista liknande namngivna anläggningar i ditt område (vilket kan vara besvärligt om anläggningen i fråga är ny och inte i ditt område). Du kan koppla utgifterna till en resa som skapades med webbgränssnittet.

Varje kostnad, när den är klar, skickas omedelbart utan att behöva vänta på att skapa en rapport. När jag lämnade in tre utgifter med ett fiktivt anställdskonto, dykte de nästan omedelbart i mitt förvaltarkontors inkorg; en, som lämnades in utan kvitto, markerades på lämpligt sätt som "Med varningar." Jag kunde sedan skicka ett meddelande tillbaka och fråga om det saknade kvittot, som den anställde fick i sin e-post. Därifrån kunde medarbetaren logga in på webbkontot och skicka ett svar.

Medan Android-appen är snyggt designad, gör den inte mycket mer än att skapa och skicka utgifter. Detta i motsats till tjänster som Concur Expense, som erbjuder full funktionalitet på sina mobilappar.

Enkel kostnad för återbetalning

Anställda som lägger ut kostnader regelbundet kommer att gilla Abacus. Jag uppskattade att jag kunde lämna in utgifter en i taget för återbetalning utan besväret med att fylla i en komplett rapport med många typer av utgifter. Denna process skiljer sig från appar som ExpensePath, som bara tillåter dig att skicka utgifter via rapporter. Ännu viktigare är att de flesta anställda inte vill vara på platsen att bära företagens utgifter i veckor.

Med Abacus är återbetalningen snarare två dagar. Att ta sig tid att skapa en rapport kan vara mindre tidskrävande än att skicka in en kostnad i taget, men om godkännandeprocessen sparkar tillbaka ett helt rapportgodkännande för ersättning för bara en artikel, kommer de anställda att gilla det? Inte så mycket.

På administratörssidan av ekvationen tyckte jag att inställningsregler var enklare än ExpensePath. Inställningsavsnittet innehöll alla varnings- och blockeringsregler, körsträcka och autokostnadsalternativ som jag kunde använda och sedan några. Det är extremt enkelt att godkänna utgifter, antingen ensam eller i grupp, och att skicka tillbaka dem till den anställda med en kommentar. Medarbetaren meddelas omedelbart kommentaren via e-post och kan svara i tur och ordning. Det är också lätt att tilldela ett godkännande till en annan chef.

Ur bokföringssynpunkt uppskattade jag att Abacus gav mig fler alternativ än Certify. Det synkroniseras automatiskt med Xero, QuickBooks och Oracle NetSuite bokföringsprogram. Jag gillade också att Abacus lagrar data och tillåter åtkomst under den obligatoriska IRS-perioden på 7 år, vilket ger en fullständig revisionsspår. När chefen och administratören har godkänt utgifterna för återbetalning sker ACH-betalning inom en 24-timmarsperiod.

Abacus vidtar också extra säkerhetssteg för att säkerställa kundens administratörskonton. Några dagar efter att jag började testa Abacus, skickade företaget till mig ett e-postmeddelande om att ersättningsbetalningarna hade avbrutits i väntan på identitetsverifiering och bad om de fyra sista siffrorna i vår testers personnummer. Dessa extra steg är irriterande på en nivå men lugnande på en annan.

Kostnaden för att göra affärer (med andra ord utgifter) är den näst största raden under löner för de flesta företag. Att se till att detta görs exakt är kritiskt och det börjar med att göra inlämningsprocessen mindre tyngre. Abacus självinställning, användarvänlighet och snabba direkta ersättningar är ett plus, förutsatt att kunden är okej med att avslöja känslig bankinformation för att få detta att hända. Det är ett fast val för små och medelstora företag utan internationell närvaro som letar efter snabb kostnadsspårning utan problem och ersättning för anställda.