Video: LiquidPlanner Crash Course (September 2024)
Företag vill ha allt på ett ställe. Alla applikationer som anställda använder för att kommunicera med varandra och deras kunder, och varje mjukvara eller molntjänst som företagets affärsprocesser och organisationsinfrastruktur bygger på; de vill ha ett verktyg för att styra dem alla, eller åtminstone en enda plattform för att övervaka och hantera dem. Det finns en samlad förskjutning mellan samarbetsverktyg online, särskilt mot att skapa en enhetlig kommunikationsupplevelse (UC) för användare. Ett utmärkt exempel på denna typ av mångsidig flexibilitet är LiquidPlanner.
LiquidPlanner är en mångsidig plattform för affärsproduktivitet genom design. Beroende på vilket verktyg du behöver vid en viss tidpunkt kan LiquidPlanner användas för projekthantering, realtidssamarbete, dokumenthantering, datavisualisering, business intelligence (BI) eller som en virtuell arbetsyta för att brainstorma och verkstadsidéer. Att justera och avvisa appens upplevelse för att passa dina behov för tillfället är som att öppna varje verktyg på en schweizisk armékniv för att hitta det du behöver. Följande är sex tips för att hjälpa dig förvandla LiquidPlanner till kniv, sax, skruvmejsel, korkskruv, eller vilket verktyg ditt företag behöver för att kolla in nästa uppgift och slutföra ett projekt.
För att hitta en specifik datainformation i ett projekt (även kallad plattformen "plan"), använd ett snabbfilter. Ange ett snabbfilter eller flera filtertermer i sökfältet ovanpå fliken, belägen inom fliken Projekt, Tidblad, Kalender och Papperskorgen. Detta kommer att begränsa resultaten till en hopfällbar lista över filer och mappar som matchar ditt filter i den vänstra navigeringsfältet. Filter kan söka efter namn, hashtag eller status, vilket betyder ett objekt som är markerat som aktivt, i vänteläge, flaggat, gjort etc.
Det finns också ett zoomfilter, som låter användare välja valfri mapp, paket, projekt eller uppgift och klicka på zoomikonen till höger för att få fram projekt- eller objektuppdelningen och andra relevanta filer. Du kan välja flera objekt och, när markerad, klicka på Zoom-ikonen på vilket objekt som helst för att få fram de filtrerade resultaten, eller hålla Shift-tangenten intryckt när du klickar på Zoom-ikonen för att tillämpa det som kallas ett strikt filter för att få fram bara projektstrukturen utan några associerade resultat. LiquidPlanners filtrering inkluderar också en mängd vyer, anpassad filterskapning och ett antal andra funktioner som beskrivs på företagets blogg.
2. Fluid Dashboards
LiquidPlanners instrumentbräda är en dra-och-släpp-sandlåda med anpassningsbara widgetar och vyer. Filtrering är ett bra sätt att gå igenom bara den information du behöver. Men det bästa sättet att främja användarupplevelsen (UX) för de uppgifter du ska utföra på en konsekvent basis är att ställa in widgets. Klicka på + Lägg till widget-knappen överst till höger på instrumentpanelen för att välja mellan de sju alternativen:
- Projektvy: En horisontell stapeldiagram i realtid som fungerar som ett Gantt-diagram för att visa en projektplan och schemaläggningsfält för varje objekt (för att spåra framsteg när det gäller faser och milstolpar).
- Diagram: Tabell, munk eller trend: Dessa analyswidgets ger dig en översikt av projektvyer antingen i kolumner över ett specifikt datumintervall, uppdelat timme för timme i ett cirkeldiagram eller i en radgraf över tid. Du kan konfigurera exakt vilka mätvärden som varje diagramwidget drar in för ett visst projekt.
- Kommentarer: Ett filtrerat flöde av kommentarer för ett visst projekt eller ett team; detta är särskilt användbart om du skapar en projektspecifik instrumentpanel.
- Dokument: Gör relevanta dokument tillgängliga direkt från instrumentpanelen, sammanställda genom att ställa in ett filter för att ytan på de filer du behöver - för att antingen dyka upp en förhandsgranskning av bilden eller starta en automatisk nedladdning när du klickar på den.
- Obs: Ett ledigt utrymme med textredigeringsfunktioner för att notera all omedelbar information om användning för omedelbara projektpåminnelser, att göra objekt eller mötesanteckningar.
- Bild: En widget för enkel åtkomst till ett arkiv med bilder, PDF-filer, projektskärmdumpar eller andra multimediafiler som du behöver snabb åtkomst till i ett projekt.
- Intagsformulär: Ger teammedlemmar på ett projekt en widget för omedelbar inlämning av projektrelaterat arbete och förfrågningar, direkt från deras instrumentpanel.
Instrumentpaneler är också delbara, så om du har anpassat en instrumentpanel runt ett projekt eller ett specifikt användningsfall inom ditt företag kan den instrumentpanelen fungera som en mall eller en levande rapport för att skicka till andra inom eller utanför verksamheten. Om du vill dela med användare inom ett LiquidPlanner-arbetsområde klickar du på länken Dela, väljer Användare och antingen Lägg till visare eller Lägg till redigerare beroende på behörigheterna du vill bevilja. För utomstående mottagare, efter att ha klickat på länken Dela, markera alternativet Delad med medlemmar och gäster och klicka sedan på Lägg till gäster för att ange e-postadresserna för de personer du vill bjuda in för att se instrumentpanelen.
3. Tid är en tillgång
Ett av LiquidPlanners mest användbara verktyg för olika situationer är dess funktioner för tidspårning och tidsstyrning. Användare kan slå på en timer medan de arbetar för att spela in arbetstid som behövs för att slutföra uppgifter eller projekt. Denna information matas in i ditt personliga tidblad, som fungerar som en kombination mellan ett personligt organisationsverktyg och en HR-mekanism (HR) som du kan skicka till chefer för granskning.
Tidspårning handlar om att få segmenterade produktivitetsfördelningar och inom LiquidPlanners tidblad kan du se hur lång tid det tog att utföra samma uppgift varje dag eller under en vecka. Du kan bestämma om du vill fästa den uppgiften till efterföljande tidsmall genom att klicka på Pin-cirkeln till höger om posten, markera var en händelse eller projektmilstolpe inträffade eller gruppuppgifter tillsammans genom att öppna rullgardinsmenyn Gruppering längst upp vänster sida av tidbladet. Uppgifter kan grupperas efter typ (t.ex. kommande, nyligen gjort etc.), efter klient, projekt, risknivå eller anpassad gruppering. Appens tidspårningsfunktioner är LiquidPlanners universella produktivitetsverktyg för att fortsätta köra i bakgrunden när du gör ditt företag.
4. Färre e-postmeddelanden, fler kommentarer
LiquidPlanner har inte en inbyggd chatt-app som andra projekthanterings- och samarbetsverktyg som Zoho Projects, men den går med i korstågen för att ta bort intern e-post från arbetsflödesprocessen genom att anpassa ganska dynamisk kommentarfunktionalitet till ett projekt, ett lags arbetsytaaktivitet ström, eller ditt tidblad för att kommunicera med din chef efter att ha skickat in.
Att adressera kommentarer till specifika användare fungerar på samma sätt som i Atlassian HipChat och Slack där du kan @mention en teammedlem. LiquidPlanner skickar sedan ett meddelande inom plattformen, såväl som via e-post för de användare som inte riktigt har blivit bekväma med att chatta i appen ännu. Kommentaravsnittet kan nås via chattikonen i alla projekt eller ovanpå arbetsytans aktivitetsström. Du kan antingen publicera en vanlig textkommentar eller öppna rich text-redigeraren för att formatera din kommentar och lägga till länkar och multimedia.
5. Höja rapporterna
De flesta samarbetsverktyg är inte för tunga på rapporterings- och analysfunktionerna, men LiquidPlanner innehåller ett arsenal av dem bundna med sina projekthanteringsdata för BI-insikt. Genom att öppna menyn Ny rapport från fliken Analytics på LiquidPlanner-instrumentpanelen kan du få ett antal rapporteringsalternativ. Följande är beskrivningar av några av de mer användbara:
- Analysupprullningsrapporter: Visa en balans mellan loggade timmar kontra uppskattade återstående timmar, så att du kan skapa anpassade roll-ups på en given resurs, klient, projekt, uppgift eller aktivitet; dessa är indelade i kolumner över ett specifikt datumintervall med alla filter du vill lägga till. Rapporten visar framstegen i ett interaktivt stapeldiagram och kan laddas ner som en CSV- eller PDF-fil.
- Arbetsbelastningsrapport: Avbryter för chefer hur de återstående timmarna på ett valt projekt fördelas över teammedlemmar och sedan hur varje gruppmedlems arbete fördelas över specifika kalenderdagar.
- Analytics baslinjerapport: Den här rapporten tar tvetydigheten ur ett arbetsflöde genom att märka varje uppgift och förvandla den till en metrisk med en procentsats bifogad. Baslinjerapporten delar upp en uppgift i hur mycket "ansträngning" i arbetstider som återstår för att slutföra den, de planerade start- och slutdatum, och när en uppgift är planerad att träffa 10 procent, 50 procent och 90 procent avslutning.
6. Planering av en budget
LiquidPlanner ger inte bara organisationer en samarbetsplattform för att slutföra projekt; det knyter också all den mätbara tiden och ansträngningen till slutlinjen. Av alla verktygen i appens schweiziska armékniv är kanske ingen viktigare för företagsledare än dess inbyggda budgetering för att hjälpa dem räkna ut hur mycket tid som är lika med hur mycket pengar.
När du har planerat ett projekt i så mycket detalj som möjligt med hjälp av uppgifter och deluppgifter kan du lägga till ett fält som heter Kontraktsvärde för att ställa in ett fast monetärt värde som är kopplat till ett projekt eller klient. Du kan komma åt fältet genom att klicka på Redigera-panelen för ett projekt eller en klient och sedan rulla ner till Kontraktsvärde. Endast användare med åtkomst på managernivå eller högre har åtkomst till fältet.
Efter att värdet har ställts in kan en chef sedan lägga ut arbetskraftskostnader med hjälp av LiquidPlanners taxablad för fakturerings- och betalningsregler, som nås via inställningar i användarmenyn. En gång i inställningsmenyn klickar du på Dataanpassning och sedan på Faktureringsregler eller Betalningsregler för att ställa in betalkurser eller faktureringssatser för anställda respektive klienter för ett visst projekt eller aktivitet. Du kan sedan exportera fakturerings- eller betalningsregler-diagrammet som ett tidtabell eller ett prislista genom att klicka på fliken Timesheets-instrumentpanelen eller, om du har åtkomst till manager-nivå, dra dessa budgetuppgifter direkt till en analysrullningsrapport.
