Bli organiserad: använda VIP-inkorgen på ios

Låt oss säga, bara för argumentets skull, att du lider av överbelastning via e-post. Du är i ogräs i din inkorg. Viktiga meddelanden går ofta vilse bland lindrandet av listtjänster, sammanfattande uppdateringar från sociala nätverk och trådar från vänner angående nästa veckas sociala planer. En av de snabbaste och enklaste lösningarna för iOS-användare är att använda VIP-funktionen i Mail-appen.

Nu säger jag inte att det är den bästa lösningen, eller en som fungerar för alla - tvärtom. VIP-inkorgen lindrar bara dina e-postförhållanden om du uppfyller vissa kriterier (beskrivs lite senare).

Generellt sett tror jag att sättet att verkligen lösa överbelastning via e-post är att utveckla vanor som hjälper dig att hålla dig uppdaterad dag efter dag efter dag. (Jag har minst 11 sådana tips för att hantera e-post genom konsekvent beteende.) Men en app eller funktion kan ibland hjälpa dig att få ditt huvud ovanför vattnet igen, vilket du måste göra innan du kan börja utveckla bättre dagliga vanor.

Vad är VIP-inkorgen?

VIP-inkorgen är en funktion i Mail-appen på iPhone, iPad, iPad mini och iPod touch. Det sorterar till ett speciellt område alla inkorgmeddelanden från personer du markerar som "mycket viktiga." Det flyttar inte några av dina e-postmeddelanden. Istället belyser det bara viktiga e-postmeddelanden i en separat inkorg så att de är lättare att se och inte går vilse bland mindre viktiga saker.

VIP-inkorgen inkluderar även aviseringar, så att du kan höra ett anpassat ljud och ta emot visuella varningar när nya meddelanden från mycket importerade människor träffar din inkorg.

Hur fungerar VIP-inkorgen?

VIP-inkorgen markerar bara meddelanden från viktiga människor genom att sätta dem i en separat vy. Det flyttar inga meddelanden. Det skapar inte duplikat av meddelanden. Tänk på det som att automatiskt lägga till en "VIP" -tagg till alla e-postmeddelanden från en mycket viktig person som finns i din inkorg och sedan bara visa de taggade meddelandena i VIP-inkorgen.

Så här ställer du in en VIP-inkorg

På iPhones och iPads kommer Mail-appen redan med en VIP-inkorg, och allt du behöver göra för att slå på den är att börja markera människor som "mycket viktiga personer."

1. Tryck på ikonen för den blå cirkeln med den vita högerpilen från Mail-appen.

2. Klicka på "Lägg till VIP" så kommer du till din kontaktlista. Du kan välja alla kontakter vars namn visas i svart text. Grå text indikerar att du inte har en e-postadress för den personen (eller personen är redan markerad som en VIP).

3. När du är klar med att lägga till VIP: er kan du anpassa inställningarna med knappen "VIP Alerts". Den här knappen är en genväg till dina VIP-inställningar. Du kan också komma dit på detta sätt:

Inställningar> Meddelanden> Mail> VIP.

Här kan du aktivera ljud- och visuella varningar som låter dig veta när ny VIP-post kommer.

Hur man bäst utnyttjar VIP-inkorgen

Jag tror att det finns två sätt att på bästa sätt använda sig av VIP-inkorgen.

Först markerar du inte mer än sex personer som VIP. Om du har för många VIP-er, besegrar det helt syftet.

För det andra använder du det för att separera vete från massa i dina nuvarande röriga inkorgar. När du aktiverar VIP-inkorgen tittar den igenom befintliga meddelanden i dina inkorgar, liksom nytt inkommande post. Om du har hundratals meddelanden i dina olika inkorgar men bara vill se e-post från din mamma, din chef och din betydande annan, behöver du bara markera de tre personerna som VIPs, och din iPhone eller iPad kommer att ytan bara sina meddelanden på några sekunder.

Det är viktigt att notera att VIP-inkorgen bara tittar igenom dina inkorgmeddelanden, men det gör det på alla e-postkonton som är konfigurerade i Mail-appen. Det ser dock inte på e-post lagrade i arkiv eller andra mappar. Det är avgörande att veta. Det är inte en rak sökfunktion.

Är VIP-inkorgen för dig?

Att använda VIP-inkorgen kan vara användbart för dig om du uppfyller följande kriterier:

• antalet meddelanden i din inkorg - men inte nödvändigtvis i dina e-postkonton i stort - är överväldigande
• du saknar ofta viktiga e-postmeddelanden från en handfull utvalda personer
• just nu måste du kontrollera om du har missat några viktiga e-postmeddelanden från en handfull utvalda personer
• du arkiverar inte meddelanden i andra mappar (inklusive "snoozing" eller arkiverar meddelanden med appen Mailbox)
• du behöver ett snabbt sätt att förbättra din inkorgsupplevelse eftersom det för närvarande är en sådan katastrof att det är omöjligt att vidta andra steg mot att skapa ett organiserat system för att hantera din e-post.

I hjärtat av VIP-inkorgen finns avdelning. Mina organisatoriska vanor kretsar till stor del om olika sätt att kompendera information så att jag bara kan fokusera på det jag behöver se. Det är en enorm anledning att jag tror att VIP-funktionen kan vara värdefull för rätt användare.

Ytterligare resurser

Om ovanstående punktsatser inte riktigt beskriver dig eller vad du behöver, är en alternativ lösning som kan hjälpa dig att återkräva en rörig inkorg snabbt genom en annan typ av sortering och fackdelning SaneBox (från $ 6 per månad med en gratis 14 dagars provperiod). SaneBox rensar i princip ut din inkorg så att den bara innehåller meddelanden från personer som du tidigare har korresponderat med. Alla andra meddelanden pressas in i en ny mapp, som du verkligen måste kontrollera regelbundet för att tjänsten ska vara effektiv.

För fler tips om e-posthantering, se:

• 11 tips för att hantera e-post
• Hur man undviker överbelastning via e-post
• Så här ställer du in e-postmallar
• Hur man hanterar nyhetsbrev och dagliga e-postmeddelanden
• Hur du klipper ned på oönskad e-post