Granskning och bedömning av kamrat

Ursprungligen en klient / serverapplikation när den skapades i mitten av 1980-talet, AccountMate samarbetade med IBM och dess minicomputers för att driva serverhalvan av ekvationen. Nu kan du köpa AccountMate antingen på plats eller i molnet (även om det börjar på $ 3, 125 per användare för en installation på plats). Men som de flesta av de andra små och medelstora företagens huvudbok och lagerhanteringsapplikationer som vi testade i vår översynsöversikt såldes AccountMate endast via sin leverantörskanal för lösningar. Detta innebär att du kommer att göra med en partner och inte med mjukvaruföretaget. Observera att detta faktum säkert kommer att påverka det slutliga priset för dig.

AccountMate-systemet är helt modulärt. Den består av en obligatorisk systemhanterarkomponent och ett urval av andra moduler riktade till specifika affärstyper eller processer, som alla kan konfigureras efter användarens krav. Med nödvändig anpassning resulterar detta i en mer eller mindre anpassad lösning. Sammantaget är det ett solidt system som kommer att vara attraktivt för många användare. Men vissa brister i rapporteringen och en design som inte är lika intuitiv som andra i denna kategori håller den bakom Acumatica, Intacct och Oracle NetSuite OneWorld, våra Editors 'Choice-vinnare i det här utrymmet.

Sparsam landning och navigering

Till skillnad från de flesta små och medelstora företag (SME) -orienterade appar som jag granskade för denna roundup är AccountMates lanseringsskärm ganska karga. De flesta av de andra leverantörernas bokföringssystem startar med en skärm full av widgetar eller åtminstone ett processflödesschema för navigering. AccountMates öppningsskärm är ganska gles i jämförelse, och tillhandahåller mestadels tomt utrymme, två bandstänger längst upp på skärmen och en vertikal panel på kanten.

Det betyder inte att AccountMate inte har samma funktionalitet som andra redovisningsprodukter i sin klass, bara att de inte är lika intuitiva vid första anblicken. Medan många andra appar till exempel sätter viktiga prestandaindikatorer (KPI: er) på startsidan i form av widgetar, ger AccountMate en verkställande sammanfattning, med dessa tillgängliga via systemverktygsfältet som är överst på skärmen under huvudbandfältet. Detta huvudband ger tillgång till transaktioner, rapporter, underhåll, hushållning och verktyg. Om du klickar på ett av dessa alternativ ersätts huvudverktygsfältet med ett som är lämpligt för valet. Inte intuitivt när du går, men gå igenom det en eller två gånger så kommer du ihåg hur du använder det.

Den vertikala panelen på vänster sida av skärmen innehåller en lista över installerade moduler, genvägar för både den som använder systemet och de som är tillämpliga på en grupp användare (t.ex. personalkonton) och andra dokument, program och webbplatser som du vill ha enkel åtkomst till. Genvägar tar dig till specifika uppgifter, men de måste konstrueras av din systemadministratör eller vilken leverantör av lösningar som distribuerar programvaran. Det finns inga mallar men när du har konfigurerat en genväg kan du kopiera den och ändra den till en annan genväg.

AccountMate använder inte flödesscheman för uppgifter eller processer, men dessa illustreras faktiskt i några av de omfattande instruktionsvideor som utgör hjälpsystemet. I hjälpsystemet ingår också fullständig dokumentation för apparna, en Komma igång-guide och kontextkänslig hjälpfunktion.

Jag såg inte så många grafiska alternativ i min testning. De flesta bilder finns i underhållssektionerna för olika moduler under fliken Analys. Men detta kompenseras av förmågan att enkelt överföra rapportdata till en mängd utdataformat, inklusive Microsoft Excel, som har utmärkta grafer och kartläggningsmöjligheter, eller valfritt, till F9 Report Manager, som också ger betydande grafer och kartläggande erbjudanden.

En funktion som kommer att visa sig vara användbar för nästan alla användare är AccountMates drilldownfunktioner. Från ett finansiellt uttalande eller många rapporter är det möjligt att borta från rapporten hela vägen till den ursprungliga transaktionen. AccountMate tillåter flera skärmar att vara öppna samtidigt och dessa skärmar kan komma från olika moduler. För att göra flera skärmar mer läsbara kan du kakel dem.

Och för företag som är föremål för granskningar finns det en granskningsrapport som spårar transaktioner tillbaka till databasen. Du ställer in vilka fält du vill spåra och AccountMate-poster får åtkomst till och ändrar data. Detta är en funktion som din revisor verkligen kommer att uppskatta och är en stark faktor för krav på intern kontroll och överensstämmelse med lagstiftningen, som Sarbanes-Oxley.

Många av de små och medelstora redovisningssystemen jag granskade erbjuder alternativ för flera valutor. AccountMate gör också, och dessutom gör kontoplanen det enkelt att skapa flera företag. Det finns en alternativknapp när du ställer in ett konto som frågar om kontot är för moderbolaget till ett dotterbolag (eller om du inte konsoliderar företag, ett tredje val). För konsolidering av flera företag krävs den valfria modulen Consolidated Ledger.

Spridd men flexibel rapportering

AccountMate påstår sig ha flera hundra rapporter. Det kan vara sant om du kör varje enskild modul som är tillgänglig, men det finns betydligt färre bara i System Manager och General Ledger-modulerna. Med det sagt är de rapporter som finns närvarande de som du tycker är användbara. Jag tyckte också att rapportinställningen var enklare än många av de andra leverantörernas erbjudanden, med enkla radioknappar för att välja funktioner som jämförande rapporter.

Två saker bör noteras när vi diskuterar AccountMates rapporteringsfunktioner. Den första är att du kan välja mellan Generellt accepterade redovisningsprinciper (GAAP) och International Financial Reporting Standards (IFRS). Flera av de små och medelstora företagens bokföringspaket som jag testade erbjuder också detta, och det är en kritisk funktion om du driver en multinationell verksamhet eftersom de finansiella rapportformaten är annorlunda i andra länder än USA.

En rapport jag saknade var en Working Trial Balance, som är mycket användbar vid periodavslutningar. Men AccountMate har omfattande exportfunktioner (och importfunktioner också), så det är lite problem att exportera tillgängliga Trial Balance-data till Microsoft Excel och lägga till ett par kolumner för att göra det möjligt att arbeta med att justera och stänga poster. Och med administratörsverktygen tyckte jag att det inte var svårt att skapa en enkel ad hoc-rapport.

Den andra anmärkningsvärda funktionen är att AccountMate tillhandahåller källkoden för att generera alla sina rapporter. Andra källkodsmoduler kan köpas, men inkluderas i RIP- och PRG-filerna för dessa moduler. AccountMate innehåller verktyg som tillhandahåller en hel del finjustering av rapporterna utan att behöva dyka in i koden. Men om du eller din lösningsleverantör har programmeringskompetensen kan du bygga alla rapporter du kan behöva eller göra omfattande anpassningar av de medföljande rapporterna.

Expandera till ERP

Förutom en stark generalbok (G / L) -funktionsuppsättning, är AccountMate också en fullpliktig affärsresursplanering (ERP) -plattform. Som med några av de andra helt modulära system som granskas här, till exempel Acumatica, tenderar AccountMate att vara snedställd något mot en specifik typ av företag. I detta fall gör valet av moduler AccountMate till ett starkt val för tillverkningsföretag på grund av tillgången till flera moduler, som utökar lager såväl som starka finansiella moduler för upphandlings- och distributionsprocessen (dvs. sälj- och inköpsorderbehandling).

Ett annat område där AccountMate är starkt är inom analys och rapportering. På en makroskala låter AccountMate Business Alerts, som drivs av dess Info-Alert-moduler, ställa in parametrar för datavillkor där du vill att personalen ska meddelas om en angiven nivå överskrids. Dessa villkor kan vara något som en kund har överskridit sin kreditgräns eller kanske vissa beställningar inte har fyllts på ett utlovat förfallodag. Vissa av dessa funktioner finns i denna och andra leverantörers separata försäljningsorder-moduler, men Business Alerts låter dig ställa in dessa villkor på en makronivå för hela företaget. Du kan också ange åtgärder som automatiskt kommer att vidtas när ett villkor upptäcks, till exempel att skicka en betalningspåminnelse när en kreditgränssituation inträffar.

Som nämnts tillhandahåller AccountMate Key Performance Indicators (KPIs) i avsnittet Sammanfattning av verkställande. Om du behöver mer detaljerad analys och grafisk kapacitet kan du köpa AccountMate Business Analys Powered by F9 eller Business Intelligence Module. F9 gör det enkelt att skapa komplexa analytiska kalkylark från data som finns i AccountMates databas, med en rapportguide som leder dig igenom processen. Och Business Intelligence (BI) -modulen utvidgar också antalet och typer av rapporter för försäljning, kunder, leverantörer och andra områden, så att du kan skapa anpassade instrumentpaneler som kan saknas i basmodulerna.

Lagerhantering

AccountMates grundläggande lagerhanteringsfunktioner kan uppgraderas via dess modulära arkitektur. Detta gör att kunder kan lägga till ytterligare lagerförbättrande moduler med fler funktioner och funktioner. Dessa ytterligare moduler inkluderar Customer Inventory Manager, som låter dig hantera dina lagerobjekt genom att använda kundernas artikel- och artikelnummer. Sedan finns det inventeringsspecifikation, som låter dig kategorisera ditt lager enligt egenskaper som färg, storlek, textur och vikt när det spårar kostnader och kvantitet enligt den specifikationen. Slutligen finns det en kittingmodul som utvidgar funktionen Bill of Materials (BoM) så att de låter dig gruppera objekt och skapa en högre ordningsgrupp som används som ett objekt i BoM. Andra valfria och lagerrelaterade moduler inkluderar en tillverkningsmodul som ger en förbättrad BoM-tillverkning och en MRP-modul (Material Resource Planning) som är funktionell men inte riktigt lika omfattande av MRP-moduler från andra leverantörer, särskilt Acumatica och Syspro. Testsystemet som tillhandahölls för mig för granskning hade alla ovanstående moduler.

Tyvärr kommer det sätt som AccountMate har organiserat sina funktioner i dessa olika inventeringsmoduler förmodligen inte att spara pengar. Om du kör något annat än en mycket grundläggande inventering, kommer du att behöva köpa i stort sett alla ovanstående ytterligare lagerrelaterade moduler för att uppgradera till ett mer fullt fungerande system. Det är särskilt sant om du driver ett lättproduktionsföretag med tillverkningsproblem. AccountMates inventering, även med tillverkningsmodulen, saknar omfattande butiksgolvfunktioner, även om det ger möjlighet att spåra arbetsorder, arbete i process, ledtid samt leverantörstid.

En intressant förmåga som jag märkte i Tillverkningsmodulen är förmågan att tilldela ett stegnummer till en komponent som används vid tillverkning av en färdig artikel. Du vill övervaka beståndet på dessa artiklar eftersom det kan stoppa tillverkningen för en viktig komponent som används i produktionsprocessen.

Som med de flesta andra lagersystem som jag testade har AccountMates inventering omfattande kostnadsmetoder inklusive First-In First-Out (FIFO), Last-In First-Out (LIFO) och medelkostnad. Systemet stöder standardkostnad, och du kan utöka det med specifika artikel- och serienummer om det behövs. Flera lager stöds liksom fack, och du kan specificera avhandlingar samt måttenheter, inkomstkod, kit och andra artikelspecifikationer i en inventeringspost. Streckkodning stöds också.

Full lageröverföring mellan lager stöds, och du kan inkludera frakt och andra kostnader (landade kostnader) i beräkningen av värdet på den överförda inventeringen. Du kan också skapa drop-ship-lager för att stödja frakt direkt från leverantörer till kunder. En användbar funktion är möjligheten att köpa samma lagerobjekt från olika leverantörer genom att använda olika kostnader och till och med olika måttenheter.

Sammantaget var jag imponerad av AccountMates inventeringsfunktioner. De många moduler som finns tillgängliga för lager och andra ERP-områden innebär att du kan bygga ett välanpassat system genom att välja vilka funktioner som ska aktiveras och distribueras. Liksom med andra områden i AccountMates ERP-app har dess inventeringsmoduler ett stort antal användbara rapporter som både är enkla att generera och lätta att förstå. Och som med hela ERP-systemet tillhandahåller AccountMate källkod, så din återförsäljare bör kunna anpassa systemet till ett rimligt pris, inklusive att skapa anpassade rapporter och instrumentpaneler. Den enda nackdelen som jag behöver nämna är att testinventarisystemet som jag fick saknade avancerade prognos- och analysfunktioner, som är inneboende i några av de andra leverantörernas system, inklusive inte bara Syspro utan också SAP Business One Professional. Du kan göra några prognoser i Tillverkningsmodulen men inte i den utsträckning som finns tillgängliga i några av de andra leverantörernas Inventory-appar.

Inte stark i alla områden

Några av de ERP-system vi tittade på är lika starka över hela linjen, och det är verkligen sant för AccountMate. Det finns lite i vägen för verklig projektledning (PM), tunga materialbehovsmaterialbehandling (MRP) eller Supply Chain Management (SCM) -funktioner som Just-In-Time (JIT) inventering. Inventeringen är dock stark inom vissa områden som Kitting (även om detta kräver en separat modul) och Bin Tracking.

Lönen är ganska generisk men borde vara tillräcklig för många användare i små och medelstora företag. Även om ett märkbart utelämnande är, har den begränsad förmåga att tilldela samma lönesats till samma anställd baserat på det jobb som utförs, något som är nödvändigt i många företag med fackföreningsavtal. Och i dessa företag är det ofta nödvändigt att rapportera till olika fackföreningar, vilket är en annan kapacitet som inte är inbyggd i AccountMate (även om du kan lösa den begränsningen med en noggrann planering och lösning).

Ännu viktigare är att AccountMate för närvarande inte erbjuder mänskliga resurser (HR) eller Point-of-Sale (POS) moduler. Det är långt ifrån ensamt i detta, eftersom få av de små och medelstora företagens ERP-system som jag granskat erbjuder utökade HR- eller fördeladministrationsfunktioner. Men eftersom HR-programvara och relaterad teknik fortsätter att vinna popularitet, skulle det vara trevligt att kunna komma åt sådana funktioner från en enda, företagsomfattande ERP-plattform. Om du behöver stark kapacitet inom dessa områden kan du vara bättre på att titta på en annan leverantör med mer vertikala versioner av deras ERP-system eller undersöka några av tredjepartspartners och utvecklare som specialiserar sig på tillägg och vertikala implementationer som utökar AccountMates kapacitet.

Generisk eller vertikal?

Med dessa begränsningar i åtanke erbjuder AccountMate ett urval av moduler som låter dig bygga ditt eget ERP-system genom att bara använda de grundläggande komponenterna som gäller för din operation. Det tillhandahåller multiföretag (med Consolidated Ledger Module) och redovisningsmöjligheter för flera valutor, och för företag som är inriktade på tillverkning och distribution är modulerna Kitting, Lot Control och Manufacturing väldesignade och bör uppfylla de flesta av kraven i små tillverkare och grossister.

CRM (Customer Relationship Management) är en annan hörnsten i de flesta ERP-implementeringar som ofta integreras i någon form av försäljningsmodul. Med AccountMate implementeras det över flera diskreta moduler. Det finns en Customer Relationship Manager-modul som ger omfattande rapporter om varje inspelad transaktion med en kund, kund, leverantör, kontakt eller kontor. Det finns också en separat Contact Manager-modul som är tätt integrerad med Microsoft Office; Det låter dig skapa försäljningskampanjer och dra data från finansiella poster för att inkludera i kundkontaktmaterial. En tredje kundrelaterad modul, Upsell Management, låter dig hålla en lista över tillbehör eller uppsäljningsartiklar som du kan välja att tonhöjda i en aktuell ordning eller specifikt rikta in sig på en kund där du tror att det finns en chans att du kan intressera dem i uppsäljningen. Jag granskade inte den här modulen, men det är en bra idé och borde vara värdefull för alla företag som säljer direktförsäljning.

Priset kan snabbt läggas upp

AccountMate är helt modulärt vilket innebär att du i många fall måste betala extra för de funktioner du behöver eftersom de kommer att ingå i en valfri modul. Återigen, det motsatta är också sant: om du inte behöver utföra flera företagskonsolideringar behöver du inte köpa den konsoliderade huvudboksmodulen. Budgettering är en annan valfri modul liksom moduler för enheter som distribuerar och tillverkar.

Som nämnts tidigare kan du välja vilken version av AccountMate du behöver: antingen versionen som körs på Microsoft SQL eller den som körs i Expressversionen av SQL. AccountMate for SQL Express är det billigaste alternativet men det är begränsat till fem användare. "Listpris" för hela Microsoft SQL Server-versionen börjar med en engångsavgift på $ 3, 125 per användare, med obligatoriska underhållsavgifter under det första året och valfritt under följande år. Det inköpet får du systemchef, huvudbok, kundfordringar, kundorder, inköpsorder, bankavstämning, lagerkontroll, kitting, partikontroll och flera moduler med källkod. Naturligtvis är det, liksom annan SME-programvara, de avgifter för leverantören av den oundvikliga lösningen du kommer att samla på eftersom du inte bara kan köpa den här programvaran från tillverkaren och installera den själv. Detta krav kan öka din slutkostnad avsevärt beroende på hur mycket partner måste göra vid första distributionen och under lång tid.

Med SQL Express-versionen kostar ett Small Business-paket med en användare 4 000 dollar och inkluderar systemhanteraren, huvudbok, kundfordringar och bankavstämning.

Ur ett ERP-perspektiv ger AccountMates många tillgängliga moduler en god mängd flexibilitet på sättet du kan konfigurera systemen efter dina specifika behov, förutsatt att det inte saknar några funktioner som krävs specifikt i din verksamhet. Men det betyder också att inköpspriset stiger med varje modul du lägger till, så att det ultimata priset kan vara väsentligt högre än baspriset. Det är inte en kritik eftersom de flesta av ERP-systemen i denna uppsättning recensioner kommer att sätta dig i samma position. Men det betyder att du måste noggrant titta på dina behov och matcha dem med de funktioner som bassystemet och varje valfri modul ger. På det här sättet slipper du inte betala för funktioner och funktioner du inte behöver och aldrig kommer att använda.

Vanligt men kraftfullt

Jämfört med några av de andra redovisningssystemen i denna sammanställning, till exempel Acumatica eller till och med QuickBooks Enterprise Solutions, är AccountMate inte särskilt prålig. Och jag är inte alltför imponerad av navigeringen, speciellt precis utanför rutan innan en partner har ändrat sig för att ställa in genvägar.

Men helt enkelt med appen hade jag inte mycket problem med att komma runt. Och jag gillar det enkelt att filtrera rapporter och det faktum att du kan borta ner från många platser i systemet hela vägen till den ursprungliga transaktionen. Ett fullständigt system med de flesta av de tillgängliga modulerna kommer att ha en hel del pengar, men det är sant för nästan alla produkter på SME-marknaden. Totalt sett fungerar AccountMate bra, erbjuder användbara funktioner, utmärkt dokumentation och e-lärande och är ett bra värde om du kan hantera modulariteten och designen.