Acumatica granskning och betyg

Massor av anpassade alternativ

Som med många av de små och medelstora företagens bokföringssystem som jag granskade har Acumatica omfattande anpassningsfunktioner. Och som med nästan alla andra, är det bättre för dig att låta den partner som du arbetar med göra det tunga lyftet med detta. Du kan filtrera på många av dataskärmarna och rapporterna, av vilka det finns hundratals tillgängliga. Jag tyckte att några av datainmatningsskärmarna var lite upptagna, och det kan vara ett ställe du ber din partner att göra lite finjustering. Liksom med AccountMate köper din licens åtkomst till alla appens källkoder. Appen är skriven under Microsoft.NET, och om du har en IT-avdelning kan de vara bekväma att använda Visual Studio för att göra lite optimering.

Import- och exportfunktioner är lätt åtkomliga, och systemet är Open Data Protocol (OData) -kompatibelt så att du kan exportera data till andra appar, till exempel Microsoft Power BI. Det är användbart om du behöver göra ytterligare analyser, göra olika datavisualiseringar eller tillfredsställa ett revisionsprogram från tredje part.

Kontostruktur är lätt att förstå. Konton består av en femsiffrig kontokod som lokaliserar var i diagrammet kontot faller under (Tillgångar, aktier, utgifter, intäkter och skulder), och du kan lägga till upp till 10 ytterligare tre-teckens underavdelningar till dessa. Eftersom Acumatica är i stånd till verksamhet och konsolidering av flera företag, kan dessa underavdelningar eller underkonton användas för att definiera företag, avdelningar, divisioner och mer.

Acumatica på språng

Eftersom det är webbläsarbaserat, kunde jag komma åt Acumatica på alla mina mobila enheter med hjälp av Chrome-webbläsaren. Medan skärmen var väldigt trångt på en 10-tums skärm, var den användbar genom att dra skärmen till det område som jag ville komma åt. För smarttelefonanvändning är webbläsarens användargränssnitt alldeles för klumpig. Lyckligtvis erbjuder Acumatica appar för Android och iOS.

Mobilapparna för Android och iOS är identiska och har ett annat användargränssnitt än när du kommer åt appen i en webbläsare. Appen har ikoner för specifika uppgifter som att skriva in tidskort, kostnadskrav, utgiftsrapporter, försäljningsorder eller inköpsorder (PO). Jag öppnade iOS-appen på en Apple iPad Mini och Android-appen på en Lenovo Yoga-konvertibla surfplatta, men de är verkligen strukturerade för smartphone-åtkomst.

Ovanlig prissättning

Nästan alla appar som jag granskade använder på ett sätt per licens. Acumatica gör det inte. Snarare är licensavgifterna baserade på resursförbrukning. När du prenumererar på Acumatica arbetar du med SaaS-modellen, vilket betyder att du får åtkomst till infrastruktur som körs på Acumaticas molnservrar. Acumatica fakturerar dig baserat på hur mycket av de resurser din speciella instans av appen förbrukar. Licensavgiften är cirka 1 000 dollar per månad (faktureras årligen) för ett typiskt litet företag med ett måttligt antal samtidiga transaktioner.

Ett privat molnabonnemang använder en molnstilarkitektur men körs på din infrastruktur (vare sig det är lokalt eller i en egen molninställning, till exempel ett kluster av virtuella servrar som är värd på AWS eller Microsoft Azure). Ett privat molnabonnemang kör cirka 850 dollar per månad, faktureras årligen, igen utan användarbegränsningar. Licensavgiften begränsar CPU-bearbetning, så om du verkligen driver bearbetningsmöjligheten för appservern kan du uppgradera genom att licensera fler kärnor (förutsatt att din server har fler kärnor tillgängliga).

Slutligen finns det en Private Cloud Perpetual License för en engångsavgift på cirka $ 30 000 plus en 18 procent årlig underhållsavgift. Återigen, alla dessa priser är uppskattningar som jag samlade in från Acumatica och erbjuds utan de extra avgifter du kommer att ådra dig från vilken värdepapperspartner du väljer att köpa programvaran. Partners kommer att lägga till avgifter baserade på tjänster de tillhandahåller, inklusive installation, konsultation före försäljning, anpassning, programvarukonfiguration och utbildning, för att nämna några.

Acumaticas ovanliga prissättningsmodell är lite svårt att slå in huvudet till en början, men den riktigt riktar sig till ett företag vars användarbas varierar, antingen genom utmattning, tillväxt eller säsongsutvidgning. Om dessa behov ändras är det enkelt att övergå från en molnmodell till en lokal installation eller vice versa. Koppla ihop det med flexibel navigering, robust rapportering och enkel webbläsarbaserad åtkomst, och du har ett ekonomiskt system som är extremt användbart och ger ett stort värde.

Expandera till ERP

Även om det verkligen är värt Editors 'Choice-utmärkelsen som en storbokföringsprodukt för små och medelstora företag, förändras saker något när vi granskar Acumatica som en ERP-plattform. Även om det fortfarande är ett fast val som ERP-leverantör, får det inte vårt redaktörsval att nicka här, som istället går till NetSuite OneWorld.

Acumatica lutar sitt ERP-genomförande främst mot tillverknings- och distributionsindustrin. Mycket av Acumaticas finansiella redovisningssystem erbjuder redan funktioner som är attraktiva för dessa typer av företag, till exempel en förbättrad inventering som ger stöd för flera lager samt lagerkostnad med standardkostnad, Moving Average, First In First Out (FIFO) och Specific Kostnadsmetoder. Acumatica stöder inte Last In First Out (LIFO), men det är inte så illa eftersom den här metoden har fallit ur fördel och för närvarande inte används mycket utanför USA under Generellt accepterade redovisningsprinciper (GAAP). Eftersom många ERP-system kommer att användas av multinationella enheter kommer detta förmodligen inte att bli ett avtal.

Acumatica stöder också parti- och serienummer, vilket är användbart vid produktionsspårning och överföring i två steg så att artiklar i transit spåras genom att radera objektet från lagret på den ursprungliga platsen, öka varan i Transit (GiT) -kontot och justera sedan GiT-kontot när inventeringsartiklarna anländer och checkas in på destinationslagret. Detta är en vanlig praxis, men inte alla inventeringssystem hanterar det väl.

Inventeringen förbättras ytterligare med Acumaticas Bill of Materials (BOM) och routing-funktioner. Som förväntat används dessa funktioner oftast av tillverkningsföretag. BOM innehåller en lista över alla delar som går till produktionen av ett föremål - ner till det sista fästet, muttern eller skruven. Som en del av BOM stöder Acumatica också kitting, som utförs när färdigställandet av en produkt som produceras kräver användning av underenheter som måste förmonteras innan själva föremålet kan byggas. Dessa underenheter införlivas sedan i BOM.

Hantera inventering med Acumatica

Inventarisystem kan vara generiska eller utformade för att fungera i en viss typ av enhet. Testimplementeringen av Acumatica som jag granskade var stark inom området Distribution and Warehousing. Att använda flera lager är intuitivt, och du kan enkelt skapa försäljningsorder som skickar olika objekt från olika lager som en del av en enda beställning. GiT kan spåras till enskilda lastbilar om så önskas, vilket är användbart om du har långa transittider och en GiT-rapport finns också tillgänglig.

Acumatica gör det enkelt att spåra föremål och komponenter ner till en mycket granulär nivå om det behövs. Bit- och lotnummer är lätta att implementera och streckkodning är tillgänglig med en USB-streckkodsscanner eller till och med en smartphone. Acumatica stöder en BOM men om du behöver mer granularitet än en BOM finns det också kitting, som låter dig bygga komponenterna som går in i en BOM. Om så önskas kan lagerobjekt ha bilder anslutna till posten, vilket är användbart om du har liknande objekt som ibland måste identifieras med ögat.

Inventarimodulen har också robusta kostnadsmetoder. Acumatica stöder alla populära metoder utom för Last-in First-Out (LIFO), en metod som har fallit ur fördel de senaste åren. Tillgängliga metoder inkluderar Standardkostnad, Flytta (eller viktat) genomsnitt, First-In First-Out (FIFO) och Specific Item costing. Olika lager kan ha olika kostnadsmetoder. Det finns också en stor variation i att upprätthålla lagernivåer. Du kan ställa in ett objekt med min / max, som anger minimi- och maxnivåer för önskat objekt, eller använda ekonomisk orderkvantitet (EOQ) för att förutse förväntade lagerbehov. Olika lager kan ha olika inventeringar på lagernivån.

Precis som rapportering inom andra områden lyser Acumaticas rapportering av lagermoduler också. Inventarierapporter är rikligt, snyggt utformade och lätta att förstå. Rapportfilter gör anpassningen av produktionen ganska enkel, men du kommer förmodligen att vilja arbeta med din återförsäljarpartner för att bilda rapportlayouter som skiljer sig väsentligt från de många tillgängliga standard.

För dem med vackra behov när det gäller lagerstyrning kan du också få en MRP-modul (Material Requirement Planning), som är inriktad på produktions- och tillverkningsenheter. Modulen Acumatica ERP och Inventory integreras också med Avalara Sales Tax-programvara för att spåra moms där det är lämpligt, särskilt användbart för fastigheter och många e-handelsverksamheter. Avalara är bara ett exempel på Acumaticas ganska stora partnerekosystem, så om din affärsverksamhet kräver ytterligare eller anpassad funktionalitet, se till att undersöka Acumaticas partnerprogram för att se om dina behov kan uppfyllas av en kontrollerad tredje part.

Klättra på leveranskedjan

Inköps- och försäljningsorderfunktionerna i Acumaticas modul för finansiell redovisning binder också väl till sin försörjningskedjan. Processen för leveranskedjan följer artiklar som krävs för att bygga produkter från deras köp genom frakt eller beställning, och slutligen för att få dem in i lagersystemet, om det behövs.

Acumatica, som många andra ERP-leverantörer, sprider sina Supply Chain Management-funktioner över flera moduler. Förutom inköps- och försäljningsorderinmatning finns dessa leveranskedjefunktioner i en separat MRP-modul (Material Requirements Planning) samt i en valfri produktionsmodul.

MRP balanserar försäljnings- och leverantörsorder, produktionsorder och produktionsscheman för att generera scheman och rapporter som förutspår när företaget behöver beställa material och artiklar (för att säkerställa att lagret är tillräckligt för att möta efterfrågan) I vissa ERP-system innehåller MRP eller Inventory ofta Just-In-Time (JIT) inventeringsfunktionalitet för att minimera tiden för att faktiskt lagras (men Acumatica tillhandahåller för närvarande inte den här funktionen).

Också likt många andra ERP-leverantörer, Acumatica samarbetar med partnerprogramvaruproducenter för att utarbeta sina erbjudanden och skräddarsy det till specifika vertikaler. Det finns många erbjudanden från tredje part som listas på Acumaticas webbplats, men intressant är att Acumatica privat märker produktionsmodulen från JAAS Systems. Vi hade inte chansen att granska det, men vi nämner det här eftersom det förmodligen kommer att vara ett krav för företag som producerar varor.

Andra ERP-funktioner

Tillverkning och distribution är inte de enda områdena där Acumatica är starkt. Det finns en bra, grundläggande Product Management (PM) -modul som låter dig planera och följa projekt och uppgifter inom verksamheten. Som en del av finansiell redovisningskärnan är Time and Expense management-band en lättanvänd funktion. Medan jag inte granskade den här modulen erbjuder Acumatica också en valfri Service Management Suite som låter dig balansera serviceförfrågningar med tillgängliga resurser. Servicehantering inkluderar schemaläggning, avsändning, rutthantering (som optimerar den rutt som servicepersonalen tar körning till en kund), hantering av underhållsposter för utrustning och hantering av service- och garantikontrakt. Dessutom ger det personalpaneler som kan e-postas till anställda för att visa händelser som schemalagda bokningar och möten. Vissa av dessa funktioner, inklusive rutthantering och underhåll av utrustning, finns också i separata moduler.

Customer Relationship Management (CRM) är en annan central ERP-funktion och är tillgänglig i basen Financial Management-systemet. Det finns en separat instrumentpanel för Sales Manager och du kan ange potentiella kunder, skapa massmeddelanden och klagomål och följa kontakter. En ytterligare Customer Management Suite lägger till försäljning och marknadsföringsautomation samt försäljningsprognoser och analyser.

För att sammanfatta, även om vi inte kunde tilldela Editors 'Choice till Acumatica som en ERP-produkt, tilldelade vi det Editors' Choice i både kategorierna Enterprise Accounting och Inventory Management. Produkten är utmärkt i båda dessa områden, och om du är ute efter ett ERP-system med utmärkta finansiella redovisningsförmågor och du är sned mot tillverknings- och distributionsindustrin, är Acumatica fortfarande ett bra val där och fortfarande tjänar sin Utmärkt betyg.