Certifiera granskning och betyg

Problemfri installation

Inställningen för småföretagens certifieringsplan är självbetjäning och genomförs via en gratis 15-dagars provperiod utan att behöva släppa ett kreditkort till en början. För att testa den här produkten använde jag en kombination av både ett förkonfigurerat certifieringskonto och ett konto som jag skapade för mig själv för att bättre förstå konfigurationsupplevelsen för administratörskontot. När mitt konto skapades, vägledde Certify mig omedelbart till tillgängliga resurser där jag hittade implementeringshandboken för självbetjäning och en länk till Certify Training Camp. Det var stora resurser som tog mig steg för steg genom onboarding-processen. Även om det inte är lika enkelt som något liknande Abacus, bör Certifierings installationsprocess ändå inte vara ett hinder för kunder med någon teknisk kompetensnivå.

Jag började med att ställa in avdelningar, eftersom i Certify måste varje användare vara medlem i en avdelning. Därefter lägger jag till nödvändiga kategorier och sedan angivna policyinställningar, ställde körsträckor (du kan helt enkelt gå med de senaste IRS-kurserna, som automatiskt läggs till), och lägg till användare. Det finns en video om exakt hur du kan utföra var och en av dessa uppgifter, vilket gjorde installationen av tjänsten till en bit kaka. Mobilappar är gratis och tillgängliga för Android, iOS, Windows Phone och till och med BlackBerry, från någon av de lämpliga appbutikerna samt på Certify-webbplatsen. Företaget har gjort installation och ombord ännu enklare med en installationsguide för nya användare. Detta inkluderar en "Vad är nästa" -panel för att vägleda användare genom onboarding-processen för att ställa in Certify Mobile-appen, konfigurera direkt insättning, lägga till kreditkort och dra nytta av utbildningen och tutorials i Certify Training Camp.

Utöver grunderna

Certifys support och resurser var de bästa och grundligaste av alla produkter som granskats, mer omfattande än Concur Expense eller ExpensePath.

I supportavsnittet hittade jag flera olika sätt att få all hjälp som behövs, inklusive e-postadressen för min sysadmin, ett telefonnummer för att prata med en live-teknik (tillgänglig 24/5), en Knowledge Base och en FAQ. Som jämförelse erbjuder Abacus en sökruta från sin supportlänk.

Den webbaserade instrumentpanelen har omarbetats sedan förra gången vi recenserade denna produkt och är ännu bättre organiserad än tidigare, vilket ger enkel tillgång till olika funktioner. Jag kunde komma åt min certifieringsplånbok, som innehåller alla mina väntande kvitton och utgifter; lägga till nya kvitton och utgifter via mobil, e-post, ladda upp och till och med fax; starta en ny rapport eller kontrollera status för befintliga; använda ReportExecutyfunktionen för att automatiskt montera och schemalägga rapporter; och använd SpendSmart för att hitta bra restauranger, hotell och andra leverantörer.

Certifys uppsättning av anställdsfunktioner är rik utöver standardfunktioner för kostnadsspårning, med funktioner som kvittoinsättning från din smarttelefonkamera, kvittonlagring, geo-placeringstjänster och gratis mobilappar. Admin-funktionsuppsättningen inkluderar typiska uppgifter som kontroll över godkännande routing, flera användarroller, personlig kreditkortsintegrering, molnmottagningslager och SMB-versionen som jag testade integreras med Intuit QuickBooks Online Plus bokföringsprogram. För dem som inte använder QuickBooks integreras Certify Professional Plan med andra bokföringspaket inklusive Microsoft Dynamics, Oracle NetSuite och SAP, bland andra - även om du måste arbeta med Certify Integration Services för att få dessa anslutningar att ske. Med NetSuite kan du till exempel kartlägga och synkronisera objekt i NetSuite till datafält i Certifiera. Denna integration kan ge mer synlighet för beslut om utgifter. Certifys applikationsprogramgränssnitt (API) gör detta möjligt.

Med Certify kan du lägga till ersättningar med direkt insättning, integration av företagskort, återbetalningar i utländsk valuta, rapporter om multikurser och rapportering i realtid till ditt system. Du kan också dra av dagliga pendelskostnader för företag genom att välja kategorin pendeldistans i dina utgiftsrapporter. Certify har förbättrat sina rapporteringsfunktioner sedan vår senaste granskning med möjligheten att skriva ut företagets instrumentpaneler som PDF-filer, såväl som nya utgifter för rapportpolicyn, uppdateringar av utskriftsrapporter och en ny bearbetad datumkolumn tillagd i Mina kostnadsrapporter. En annan praktisk funktion är Certifics förmåga att på en fast tidslinje skapa ett utkast till rapport för att hantera.

Applikationen lagrar all befintlig kundinformation under de sju år som krävs, men om en kund kopplar bort från Certify tar den bort all information efter 90 dagar. Molnkvitton lagring ingår i alla certifieringsplaner. För att öka tryggheten erbjuder Certify också en opt-in-tjänst som gör det möjligt för kunder att ladda ner en kopia av månadsuppgifterna, som kostar 25 USD per månad.

Säkerhet för alla certifieringsplaner är omfattande, med hjälp av Symantec Secure Sockets Layer (SSL) -certifikat och körning av Verisign varje vecka test av sårbarhetsbedömning. Företaget samarbetar med ControlScan för kvartalsvis och årlig PCI-certifiering och använder Rackspace SSAE 16-certifierade datacenter. Certify har också ett API-program (API) för djupare integrationer.

OCR Magic

Android-appen är en av de bästa jag har upplevt och en av de mest exakta. På huvudsidan kan du antingen ta ett foto av ett kvitto eller skriva in en kostnad manuellt. När du väljer kvitto ombeds du att välja din bildupplösning bland hög, medel eller låg. Du kan också plocka upp en tidigare fotograferad bild från telefonens galleri. När du tagit fotot kan du acceptera eller avvisa det (tyvärr saknar Android-versionen de saneringsalternativ som iOS-appen erbjuder). Du skickas sedan till Enter Expense-sidan och en autofyllningsknapp läser kvittot på några sekunder a med dess handelsmärkta ReceiptParse-teknik. Du kan sedan göra alla korrigeringar du önskar. En rengöringsguide låter dig granska alla utgifter som behövs uppmärksamhet av någon anledning - till exempel de som går över den tillåtna kostnaden - så att du kan undvika otäcka överraskningar senare. Certify har också direkt integration med flera leverantörer som Uber.

När dina kvitton har matats in måste du gå tillbaka till huvudskärmen och synkronisera dem manuellt med en knapp i det övre vänstra hörnet.

När alla dina kvitton eller utgifter har matats in kan du sedan skapa en ny rapport, kontrollera om några av utgifterna bryter mot några regler och sedan skicka rapporten. Om du har mer än en person som kan godkänna dina utgifter, kan du välja den person du vill skicka dem till. Du kan sedan skicka in den efter att du har passerat en skärm som ber dig om att betygsätta några av de platser som visas i din utgiftsrapport (till exempel i mitt fall var det Staples och Dunkin Donuts).

Med andra knappar på huvudskärmen kan du kolla in och svara på alla förfrågningar som gjorts om dina utgifter uppåt och låta dig använda Certifics reseapp för att boka flyg, hotell, hyrbilar etc.

Sammantaget är Certify en oerhört väl avrundad kostnadsspårningsprodukt som passar en SMB-miljö och kommer att vara där med företagsstöd när SMB är redo. Produkten gör ett bra jobb med att gifta sig administratörs- och finansieringsbehov med en mobil användares behov av enkla rapporteringskostnader. Av de produkter jag testade är Certify bundet med Rydoo för våra redaktörers val som kostnadsspårningsprogramvara med mest att erbjuda för små och medelstora företag.