Sammanfattning av kostnadskontroll och betyg

Concur Technologies förvärvades 2014 av SAP. Som ett resultat kallas dess uppsättning resor och kostnadslösningar nu SAP Concur, och dess kostnadsprodukt för små till medelstora företag (SMB) kallas Concur Expense. Prissättning beror till stor del på dina behov. Standardutgåvan börjar på $ 8 per rapport (ungefär baserat på cirka 250 transaktioner per månad). SaaS-kostnadsspårning och hanteringsapplikation Software-as-a-Service levererar en omfattande uppsättning funktioner för sin startprispunkt, inklusive skapande och godkännande av utgiftsrapporter, förstärkning av policyn, fångst av kvitton, integration av personliga och företagskort och fördefinierade rapporter.

Det finns ett antal valfria tjänster (som avancerad rapportering och integration med tredjeparts tjänster) och en Professional Edition för medelstora företag. Även om redaktörens val certifierar, expensifierar och Rydoo har jämförelsevis robusta funktionsuppsättningar med mycket mer prissättningstransparens, är Concur Expense ett rättvist alternativ för en SMB som växer ut till ett företag eller med en internationell närvaro i stödda länder.

Kostsamt mysterium

Som nämnts ovan är Concur-priser per rapport från 8 USD per rapport. Lägsta avgift för en organisation för att köpa Concurs SaaS-produkt för första gången är cirka 994 USD per år eller 82, 90 USD per månad, vilket inte är orimligt för en produkt som är lika fullständig som Concur Expense, särskilt med tanke på att det inte finns några installationskostnader. Andra produkter som Certifierar avgiftsinställningsavgifter på $ 1 500 och högre.

Concur skapade oss med ett testkonto. Under personlig information har vi lagt till vår egen e-postadress för aviseringar och rapporter. Concur skickade ett e-postmeddelande för att verifiera det för säkerhet. Under Expense Information utsåg vi vår återbetalningsvaluta och lade till en sekundär fiktiv chef som godkännande för våra rapporter. Vi verifierade också vår testers e-postadress så att vi kan skicka e-kvitton från deltagande leverantörer direkt till vårt konto, där de samlas in och mappas till utgiftsrapporter. Detta var en fantastisk tidsbesparing eftersom det inte fanns någon datainmatning och inga papperskvitton att jaga in för att skicka med vår utgiftsrapport.

Fullständiga gränssnitt

Mobilinställningen för den nyligen omarbetade appen var lika enkel som Certify eller Abacus. SAP Concur mobilapp är tillgänglig för iPhone, Android, Blackberry och Windows Phone. Obs: Medan ExpenseIt-appen fortfarande är tillgänglig för nedladdning, är den främst där för bekvämligheten för befintliga användare, som så småningom kommer att flyttas till den nyare appen. Nya användare bör förmodligen inte bry sig om det.

När vi först startade Concur Android-appen visste vi omedelbart att det var en affärsapp. Vi stoppades och sa att appen krävde ett skärmlås på vår enhet för lämplig säkerhet.

Mobilappen har ett rent gränssnitt med flera kategorier, beroende på vem du är och vilka funktioner ditt företag använder. De kan inkludera kategorier som resor (för Concurs resetjänster), utgifter (en lista över dina utgifter), utgiftsrapporter, godkännanden, begäranden (auktorisationer) och budgetar. För att lägga till en kostnad klickar du på en kamera längst ner på skärmen (som, något förvirrande, är märkt som ExpenseIt) och tar ett foto av ditt kvitto. Det översätts sedan via OCR (Optical Character Recognition). Vi försökte det med tre kvitton. Allt tog under en minut att skanna exakt.

Vi mailade också mer komplexa kvitton från två olika hotell. Ett av kvittona redovisades med en av dess utgifter (hotellskatten) specificerad. Men vi lyckades korrigera utgifterna så att hela beloppet redovisades. Det andra kvittot infördes med en kostnad på $ 0 eftersom hotellet hade listat det som betalt. Även detta korrigerades manuellt.

Concur låter dig skapa en kostnad manuellt eller beräkna din körsträcka på ett av tre sätt: genom att manuellt skriva in adresserna du startade och slutade med, med GPS eller genom att schemalägga appen för att fånga mil under specifika timmar. Denna detaljnivå i dess organisatoriska förmågor återspeglas i det bästa av konkurrensen, till exempel Expensify.

När du är klar flyttar du sedan utgifterna till en rapport (som kan byggas automatiskt av en funktion som kallas Expense Assistant). Programvaran flaggar eventuella problem. Du skickar sedan in rapporten för godkännande. Kostnader på ett företagskort matchas automatiskt med listade kvitton. Chefer som behöver godkänna rapporter kan också göra det från mobilappen.

Concurs webbgränssnitt genomgick en fullständig översyn vid tidpunkten för detta skrivande. Den nya designen bör vara tillgänglig för alla användare i slutet av året eller början av 2019. Det nuvarande gränssnittet erbjuder vad du kan förvänta dig av en erfaren produkt med full funktion. Tvärs över topprubriken finns separata rullgardinsmenyer till Concurs olika applikationer, inklusive Resor (om de används), Expense och dess App Center. I det högra högra hörnet är användarens profil nedrullningsbar meny och länk för att hjälpa. App Center är en väldigt cool sida som innehåller galna innovativa appar optimerade för Concur för att hjälpa användare med resor och kostnadsrapportering. Jag kunde ha tillbringat timmar med att titta runt i dessa appar. Detta är bara ett av exemplen där Concur levererar värde för att stödja sin prispunkt.

Vi skapade två konton för att testa Concur: En för en fiktiv anställd och en för en chef; den senare kunde godkänna rapporter. Från en individuell medarbetares synvinkel tillät Concur Expense oss att anpassa några av preferensinställningarna. Vi konfigurerade e-postmeddelanden för att skicka när statusen för en skickad utgiftsrapport ändrades, när en utgiftsrapport skickades in eller när nya företagskorttransaktioner tappades på mitt konto. Vi gillade att det hade ett alternativ att välja en delegat som ska agera i appen för våra räkning. Concur lagrar data för den nödvändiga sjuårsperioden, om inte längre, för att uppfylla kundens IRS-revisionsregler.

Om du använder Concur Travel kommer all information från den applikationen - hotellet, flygresor, företagskortavgifter - att matas direkt in i Concur. Concurs förvärv av SAP ger kunder tillgång till SAP-lösningar via förbyggda anslutningsmallar skapade kring SAP-filstrukturer. Det säkerställer kostnadsrelaterade data som fångas upp i Concur-poster exakt i SAP-lösningen, vilket innebär att Concur nu har ett fast fotfäste på den mellersta och större affärsmarknaden.

Concur Expense är lika lätt att använda som ExpensePath, men lite mer involverat än Abacus, Certify eller Rydoo. Om du tar dig tid att ställa in din profil, kommer dina erfarenheter av att bygga kostnadsrapporter att påskyndas. OCR-fångarappen för mobilbild ökar bildkvaliteten kraftigt och minskar mängden tangenttryckningar som krävs för att slutföra en utgiftsrapport, vilket förbättrar den totala upplevelsen.

Mycket förbättrad

Sedan denna produkt senast granskades, kom mobilappen ExpenseIt ihop med Concur Expense, vilket gjorde processen mycket enklare än den var. När produkten upplevs tillsammans som slutanvändare levererar produkten alla nödvändigheter som en kostnadsspårningslösning borde och mycket mer.

Concur Expense är en lösning som är mer lämpad för SMB som har minst 10-15 anställda eller mer som skickar in kostnadsrapporter. När webbdesignen startar kommer det sannolikt att konkurrera med kvaliteten på våra Editors 'Choices Certify och Rydoo.