Dropbox affärsgranskning och betyg

Dokumentdelning och samarbete

Användare kan dela dokument på några olika sätt. Först kommer alla filer du placerar i teammappen automatiskt att vara tillgängliga för alla på samma Standard-konto. För det andra kan du dela en mapp eller dokumentlänk, som du kan med Google Drive, som du kan ställa in som offentlig (vem som helst med en länk kan komma åt) eller så kan du begränsa den på flera sätt. Om du inte vill att en fil eller mapp ska vara offentlig kan du lösenordsskydda den, begränsa den till endast teammedlemmar och / eller ställa in ett utgångsdatum. Du kan också ställa in redigeringsbehörigheter för både mappar och filer.

Du kan inte redigera dokument i Dropbox; när du klickar på knappen Öppna på en fil, omdirigeras du till Microsoft Office 365 online där du antingen måste konfigurera ett Enterprise-konto eller logga in på ett befintligt. Detta är inte idealiskt särskilt eftersom Box (för företag) inkluderar fri tillgång till Microsofts online Office-appar. (Dropbox Basic och Pro-konton inkluderar också gratis åtkomst.)

Alternativt kan du registrera dig för Dropbox Paper, som är i beta men öppet för alla Dropbox-användare. Med Dropbox Paper kan du skapa och redigera dokument, kommentera och tilldela relaterade uppgifter. När du har länktat ditt Standard-konto med Dropbox Paper kan du komma åt dina Dropbox Paper-dokument från din Dropbox-instrumentbräda. Du kan infoga Dropbox-dokument i Dropbox Paper-dokument, men de kan inte redigeras. Om du vill samarbeta om dokument är det bäst att skapa dem i Dropbox Paper till en början.

Bristen på riktiga dokumentredigeringsfunktioner jämförs inte gynnsamt med Google Drive for Work, som har online-redigering och spårförändringar. Andra DM-system som Ascensio System OnlyOffice, Microsoft SharePoint Online och Zoho Docs Standard erbjuder också sådan funktionalitet.

Om du laddar ner Dropbox desktop-appen kan du använda en funktion som heter Dropbox Badge, som utvidgar vissa Dropbox-funktioner till Microsoft Excel-, PowerPoint- och Word-filer. Ett märke visas på något av de dokument som sparats i din Dropbox, så du kan se vem som tittar på eller redigerar filen, lägga till kommentarer, dela filen och visa filhistorik. Dropbox rekommenderar också att du använder skrivbordsappen för att ladda upp hela mappar och stora filer eftersom webbplatsuppladdaren har en gräns på 10 GB.

Alla filer du markerar som favoriter kommer också att vara tillgängliga offline, men du måste göra det en och en, samma som du gör i Citrix ShareFile. Detta är en trevlig funktion, även om Evernote for Business och Google Drive for Work låter dig få åtkomst till alla dina filer offline.

Förutom en stationär app har Dropbox också mobilappar för Android och iOS. Dropbox Business har nyligen lagt till några nya mobilfunktioner på iOS som låter användare se filaktivitet och gruppåterkoppling i filförhandsvisning. Företaget planerar att lägga till dessa funktioner på Android snart. Alla dessa mobilappar synkroniseras med ditt onlinekonto. Med mobilapparna kan du skapa filer och mappar och dela dem. Det innehåller också en annan viktig mobilfunktion, nämligen dokumentskanning med din telefon, antingen från din befintliga kamerarulle eller genom att ta ett foto och omvandla det till ett dokument. Dropbox gör ett bra jobb med att beskriva vilket dokument du försöker skanna, vare sig det är litet som ett visitkort eller en fullstor sida. Det rätar upp bilden (även i fallet med det lätt skrynkliga kvittot som vi kastade på det under testning), och det gör att du kan ta upp till 10 sidor åt gången, vilket du kan spara i valfri Dropbox-mapp antingen som PDF eller en PNG-fil. Som med andra dokument i Dropbox-systemet kan du lägga till kommentarer till det eller @ ange någon för att meddela henne att hon bör ta en titt.

Dropbox Business är utmärkt när det gäller att dela eller kommentera dokument på detta sätt så länge du fortfarande arbetar med mobilappen. Du kan lägga till en signatur till dokumentet om du har Adobe Acrobat installerat eller om du kan göra det direkt från appen. Du kan också kommentera bilden med ett datum eller en anpassad text.

Den enda missen är med hjälpstext, som bara har en kort omnämning av hur man gör textigenkänning, och den posten var mestadels värdelös information. Vi kontaktade till och med teknisk support för mer information (utan att informera dem om att vi var press), och de bad helt enkelt om mer information och svarade sedan aldrig efter att vi gav dem det. Anledningen till frågan är att mobilappen har ett sökfält som innebär att du kan göra en textsökning på ett skannat dokument som du har sparat i PDF. Att söka efter ordet ”choklad” på ett tvåsidigt dokument som specifikt gällde choklad gav emellertid nollresultat. Så långt vi kan veta då, bör användarna betrakta den mobila skanningsfunktionen mer som en bildfångningsmekanism snarare som ett verktyg för optiskt teckenigenkänning (OCR). Om en stor bunt med dokument som behöver OCR är i din framtid, skulle du ha det bättre med en av Editors 'Choice-vinnarna i vår mobila skanningsapp-roundup, Abbyy FineScanner eller Evernote Scannable.

Andra förmågor var på samma sätt blandade, till exempel delning. Du kan skicka ett skannat dokument till någon eller skapa en länk som du kan dela över nästan vad som helst, men du kommer att spendera några frustrerande minuter på att hitta dessa funktioner i gränssnittet. När du väl hittat dem är Dropboxs mobilskanning dock ett anständigt tillräckligt verktyg, även om full OCR skulle vara ett mycket eftertraktat tillägg i framtida versioner.

Integration och säkerhet

Dropbox har varit i molnlagringsspelet länge och har en betydande API-närvaro för anpassade integrationer. I själva verket har Dropbox-stöd varit allmänt tillgängligt bland några av de mest populära apparna från företag som Adobe, Microsoft, Salesforce och Slack. Det är också ett av de mest tillgängliga API: erna, som stöder en mängd olika programmerbara språk. Detta översätter direkt till att möta framtida företagskrav utöver dagens process- och samarbetsbehov. Dessutom erbjuder Dropbox DBX-plattformen integration med flera verktyg och ger en central plats för att ansluta innehåll, enheter och appar.

På datasäkerhetssidan upprätthåller Dropbox ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 och ISO 22301. Det upprätthåller också SOC1, SOC2 och SOC3 försäkringar. HIPAA-överensstämmelse om hälsoförsäkringsportabilitet och ansvar är inte aktivt som standard och kräver ett affärsassocieringsavtal (BAA) med din organisation innan du följer det. Loggar med aktivitetsrevisioner finns också tillgängliga för administratörer, vilket kan vara till hjälp för att upprätthålla Sarbanes-Oxley Act (SOX) efterlevnad. Dropbox tilldelar dessa framgångar i lagstiftningen och tillskriver dem till stor del till dess investering i egna datacenter. Till skillnad från till exempel Jungle Disk, som helt enkelt erbjuder sin mjukvarulösning ovanpå Amazon Web Services (AWS) eller Rackspace Managed Cloud-lagringsinfrastruktur, har Dropbox investerat i sina egna datacenter. Det ger det mer direkt kontroll av datasäkerhet och potentiella problem med reglerna om efterlevnad än konkurrenter som lämnar det till tredje part.

Dropbox har ännu inte skapat en hanteringsfunktion för användarkrypteringsnycklar så att alla nycklar kontrolleras av Dropbox. De har emellertid satt in mycket snäva kontroller av vilka data som finns tillgängliga för tekniker för felsökning och endast när det är absolut nödvändigt. Det är inte fullständig integritet men de har arbetat hårt för att se till att deras förtroende tjänas. Även om detta kanske inte räcker för att kvalificera sig för FedRAMP, är det troligt nog bra för många fall.

Dropbox stöder också flera tvåfaktors- och multifaktorautentiseringsstrategier (MFA) som inkluderar användning av ett SMS-meddelande som levererar en separat kod till användarens mobila enhet, Google Authenticator, Duo Mobile, Amazon AWS MFA eller Windows Authenticator. Dropbox rekommenderar starkt att användare drar nytta av dessa funktioner eftersom de lägger till ett trevligt lager av säkerhet kring känslig data.

Nästan en one-stop-shop

Dropbox erbjuder mycket hjälp om du stöter på problem, inklusive en PDF-guide, självstyrd support, ett sökbart hjälpcenter och support via livechatt, e-post och telefon (vardagar, 08.00 till 20.00 ET). För telefonstöd måste du generera en pinkod, som du kan göra direkt från huvudsidan.

Med ett enkelt användargränssnitt (UI), obegränsad lagring och filhämtning och stora användarrättigheter, hjälper Dropbox Business ditt team att samarbeta mer effektivt. I själva verket skryter Dropbox med att 300 000 team använder Dropbox Business. För att redigera filer online måste du få ett separat Microsoft 365-konto som kan höja kostnader eller använda Dropbox Paper, som inte är helt integrerat. För bästa dokumenthanteringsprogramvara, se till Editors Choice Zoho Docs Standard. Men för en helhetslösning, molnlagrings- och fildelningslösning i affärsklass, är Dropbox Business en utmärkt lösning och förtjänar PCMag Editors Choice-beteckning fullt ut.