Evernote affärsöversikt och betyg

Du kanske tänker på Evernote som en enkel anteckningsplattform, men den har utvidgats långt utöver det för att inkludera dokumentdelnings- och samarbetsverktyg. Det är ett utmärkt verktyg för att fånga brainstorming-sessioner, lagra dokument och bädda in ljud och bilder i anteckningar. Det är dock bäst för små team med begränsade behov; större företag som behöver robusta samarbetsverktyg blir besvikna.

Evernote Business erbjuder en kostnadsfri 30-dagars rättegång som kräver ett kreditkort på förhand. Därefter betalar du $ 12 per användare per månad för upp till 25 användare; om du behöver mer än så kan du kontakta försäljningen för en anpassad plan. Evernote erbjuder också en gratis basplan, en Plus-plan ($ 34.99 per år) och en Premium-plan ($ 69.99 per år). Affärsplanen lägger till administratörskontroller och användarhantering. Även om det erbjuder samarbetsfunktioner, delning av dokument och tillgång till offline för alla filer på alla dina enheter, kan det fortfarande inte konkurrera med Zoho Docs Standard, vårt redaktörsval i denna kategori.

Komma igång med Evernote for Business

Att registrera sig för Evernote Business är enkelt. Först tillhandahåller du kontaktinformation och skapar ett lösenord, och sedan lägger du till faktureringsinformation och väljer en betalningsplan och slutligen godkänner Evernote användarvillkor. Du kan betala varje år med kreditkort ($ 120 per användare), varje månad med kreditkort ($ 12 per användare) eller årligen med faktura ($ 120 per användare). Därefter kan du bjuda in gruppmedlemmar en efter en eller i bulk eller spara det för senare; Du kan också fylla i din profil med en bild, ett mobilnummer och ditt företags storlek.

Dashbordets sportknappar kör ner till vänster på skärmen för att lägga till anteckningar, söka, öppna en arbetschatt, skapa genvägar, visa anteckningar och anteckningsböcker och taggar. Nedanför kan du se dina kontouppgifter och administratörskonsolen. Precis till höger om dessa knappar finns en lista över dina anteckningar, som är uppdelade i personliga anteckningar (inte delade) och affärsanmärkningar (delade med andra). Du kan sortera listan efter skapelsedatum, när den senast uppdaterades eller efter titel. Hållning över en anteckning visar knappar för att dela, ställa påminnelser, lägga till genvägar eller radera. Klicka på en anteckning så kan du se den på höger konsol.

Dokumentdelning och samarbete

Även om Evernote främst kan kallas anteckningsprogramvara, kan du också använda den för att lagra och dela filer, men inte på samma sätt som Box for Business eller Dropbox Business. Du kan skapa anteckningsböcker, som i princip är mappar, och anteckningarna inuti dem, men för att dela dokument måste du bifoga dem till en anteckning. För att redigera dokumenten måste du sedan öppna dem från Evernote desktop-appen. du kan bara förhandsgranska filer från online-gränssnittet. När du har redigerat ett dokument med skrivbordsappen och sparat det kommer bilagan att uppdateras på alla plattformar och användare, så att du inte behöver ladda upp det igen. En cool funktion: när du bädda in en fil i Evernote blir innehållet fullt sökbart.

Ditt Evernote-konto kan nu kopplas till Google Drive; när du aktiverar det kan du enkelt bädda in Google-filer i dina Evernote-anteckningsböcker och anteckningar. Eventuella redigeringar i Google-filen sparas automatiskt, vilket fungerar som en lösning på lösningen för redigeringen i samarbete. På samma sätt kan du länka till Evernote-anteckningar i ditt Google Drive-konto. Detta gör att du kan dra nytta av de funktioner du gillar på båda plattformarna. Du kan också ansluta Evernote till Dropbox och Box för molnlagring och Basecamp, för projektledning.

Evernote Business har också en mängd mallar tillgängliga, till exempel en kalender, kostnadsspårare, telefonlogg och andra branschspecifika dokument.

Du kan bjuda in användare en efter en eller i bulk genom att klistra in adresser i en ruta. Inbjudna måste då antingen skapa ett konto eller logga in på ett befintligt och fylla i en profil. Sedan uppmanas användaren att ladda ner desktop-appen, utan sätt att hoppa över om du inte öppnar ett nytt fönster och loggar in. Det var lite irriterande, även om skrivbordsappen krävs för att få åtkomst till vissa funktioner.

Även om Evernote inte är ansluten till din domän som Google Drive for Work är, kan du ange din domän i inställningarna och vem som helst med en e-postadress som slutar i den domänen kommer automatiskt att kunna gå med i ditt företagskonto; ingen inbjudan eller godkännande krävs.

För att dela enskilda anteckningsböcker och anteckningar använder du den inbyggda arbetschatten, som jag tyckte lite tråkig. Jag var tvungen att söka Evernotes hjälpavsnitt för att ta reda på hur du skulle dela anteckningsböcker och annat innehåll med hela personalen. Det visade sig att det här är en annan funktion på skrivbordet. Där klickar du på delningsknappen på en anteckningsbok och väljer "publicera anteckningsbok." Sedan kan du välja behörigheter: visa, redigera eller redigera och bjuda in.

Teammedlemmar kan samarbeta med anteckningar, men användare kan inte samtidigt redigera en anteckning. Du får en varning om du försöker öppna en anteckning som någon redan redigerar, men du kan fortfarande välja att öppna den. I så fall, om du gör några ändringar, kommer Evernote att skapa en andra kopia av filen, vilket kan bli förvirrande. Det finns inget sätt att låsa andra användare ur en fil.

En stor bonus är att du kan komma åt alla dina bärbara datorer och filer från vilken enhet som helst, även när du är offline. Detta är mycket bekvämare än att välja dokument en efter en för offlineåtkomst, eftersom du har att göra med Citrix ShareFile och Dropbox Business.

Inom anteckningar kan du skapa checklistor och ställa påminnelser för småskaliga projekthantering. Evernote har appar för Android, iOS och Windows, som alla erbjuder offlineåtkomst till dina filer.

Evernote Business ger dig grundläggande dokumenthantering

När du behöver hjälp kan du komma åt Evernotes lärcentrum, som innehåller guider för att komma igång, handledning och felsökningsartiklar. Du kan också kontakta support med hjälp av ett webbformulär; när du tillhandahåller ett specifikt nyckelord relaterat till ditt problem, ger Evernote länkar till artiklar som kan besvara din fråga. Du får också Evernote Business User Guide efter att du registrerat dig.

Evernotes konsumentprogram är mycket lätt att använda; dess affärsplan erbjuder mer funktionalitet, och tyvärr mer komplikationer. Jag älskar att det erbjuder offlineåtkomst för alla filer på alla dina enheter, men att behöva lita på en stationär app eller Google Drive för dokumentredigering är obekvämt. Om du behöver den här funktionen rekommenderar jag att du tittar på Box Business, Google Drive for Work eller vår redaktörs val Zoho Docs Standard.