Expensepath granskning och betyg

ExpensePath anger vad många av spelarna i vår {ZIFFARTICLE id = "340113"}} utgiftsspårning roundup strävar efter, nämligen en lättanvänd lösning med god anpassning till ett pris som är attraktivt för små och medelstora företag (SMB). Plattformen erbjuder mobilanställda ett intuitivt användargränssnitt (UI) tillsammans med en enkel process för inlämning av kostnadsrapporter. Sammantaget erbjuder ExpensePath (med ett baspris på $ 9 per användare) en fullständig funktionsuppsättning, inklusive verktyg från slutet till slutet och optiskt teckenigenkänning (OCR), men ett som faller något under standarden för Editors 'Choices Certify och Rydoo. Emellertid kan dess enkla mobila inlämningsfunktioner uppfylla behoven hos vissa ekonomichefer utan att offra noggrannheten.

Prissättning och planer

ExpensePath ställer in det ursprungliga kontot gratis och tillhandahåller kostnadsfria tester för kunder som vanligtvis kör ungefär en månad. En 30-dagarsperiod ger en rimlig känsla av hur produkten fungerar för användare, finansavdelningen och företaget.

ExpensePath erbjuder flexibel prissättning som kan fungera bra för ett mindre företag. Varje månad tittar det på antalet användare och mängden användning (med andra ord kostnadsrapporter som skapats under månaden) och debiterar sedan kunden det lägsta av dessa två belopp. Prissättningen börjar på $ 8 eller $ 9 per användare per månad och sjunker sedan till $ 5 per användare per månad beroende på antalet användare. användningspriserna varierar också. Detta låter ExpensePath konkurrera direkt med lågkostnadslösningar, som Rydoo, och ligger långt under mer företagsorienterade spelare, som Concur Expense.

Om en kund till exempel har 15 användare skulle det normalt vara $ 135 för $ 9 per användare. Men om SMB har 10 eller färre utgiftsrapporter som skapats den månaden, debiteras de 80 $ istället, vilket är schablonbeloppet för mindre än 10 rapporter. Om SMB skapade mer än 10 debiteras de $ 135, inte 150 $, vilket är schablonbeloppet för nästa nivå för 10 till 20 rapporter. Denna prissättningsmodell är bra för kunder eftersom den förhindrar överbetalning på användningsbasis eller betalar för användare som bara skickar rapporter några gånger om året.

Skära till jakten

ExpensePaths webbdashboard och mobilappgränssnitt är väl genomtänkta och kompletterar varandras olika processer. Inte heller är överdesignade och båda placerar tydligt uppgiftsikonerna i logisk ordning. Designen och den visuella känslan på den nuvarande webbplatsen är mindre modern än Abacus eller Rydoo, men fortfarande en kvalster som är bättre än de du hittar för Expensify; enligt företagsrepresentanter kommer webbplatsen att omarbetas i slutet av 2018.

Rubriken över webbgränssnittet innehåller listrutor för Dashboard, Expense Reports, Configuration, Accounting and Reporting och My Expenses. Administratörsinstrumentbordet anger helt enkelt antalet användare (som alla kan borras ner), antalet kostnadsrapporter för vilka åtgärder krävs och en lista med åtgärdsobjekt. Expensrapporter visar förutsägbart antingen väntande eller alla rapporter.

Konfigurationsmenyn är där det tunga lyftet börjar för administratören. Du adresserar allt från företagsprofiler till projektkoder här inklusive användar- och användargruppsprofiler, avdelningsprofiler, universella kostnadspolicyer, policy för kostnadskategorier och avdelningspolicyer.

Redovisning är också viktigt. Det är här du väljer om du ska exportera dina data till Intuit QuickBooks, Intacct Online eller Oracle NetSuite bokföringsprogram. Du kan också exportera återbetalning och godkända rapporter i CSV-format. Dessutom arbetar ExpensePath med American Express, MasterCard och Visa-konton. Du kan importera data från dessa kort via ett direkt banflöde, enskilda kortlänkar eller en filuppladdning. Rapporteringsfunktionerna är lika med Certifiera och inte riktigt lika omfattande som Concur Expense. Det är utformat som du kan förvänta dig, organiserat av användare, projektkod, kategori eller trend.

Mobilapparna är tillgängliga för iPhone och Android. Anställda kan fånga in bilder av kvitton, skapa, redigera och skicka in kostnadsrapporter direkt från sin enhet eller från webbgränssnittet på deras fulla system. Chefer meddelas automatiskt via e-post om rapporter som behöver granskas och kan godkänna eller förneka dem från sin telefon utan att ladda ner mobilappen.

Gå online

ExpensePath gjorde den första installationen på ett testkonto och utsåg mig som administratör. ExpensePath ombord kunder genom att ställa in varje nytt kundkonto med uppgifter från kundfinansiering. En gång i tillfogade jag min testare som användare för att testa mobilappens funktioner.

Som administratör borrade jag ner till Universal Expense Policies, lägger till en ny gräns för säljteamet och ändrade åldersgränsen för att skicka rapporter från 30 dagar till 15 dagar. Jag gillade flexibiliteten i reglerna för konfigurationen och processen eftersom inte alla anställda skapas lika.

Praktisk

Att bestämma användarvänligheten för kostnadsspårningsprodukter är minst en tvåfaldig process. Jag tittade på det från en finansavdelning och chefssynpunkt såväl som en anställdas eller utgiftsrapportansvarares synvinkel.

Inloggad som admin gick jag till rullgardinsmenyn för konfiguration. Under företagsinställningar utsåg jag standardvalutan, automatisk återbetalningsgrad, markerade en ruta som kräver att chefer kommenterar rapportgodkännande eller avslag och en annan ruta som kräver att ett e-postmeddelande skickas till oss som administratör när en rapport är klar för granskning och godkännande. Jag gillade att det också finns ett alternativ att kräva förhandsgodkännande för stora utgifter som reseflyg, hotell och hyrbilar, ett alternativ som Rydoo också gav men inte var tillgängligt i Abacus. Andra konfigurationer och rapportgransknings- och godkännandeuppgifter gick bara så smidigt.

Som användare uppskattade jag att våra Expense Policies lätt kunde uppnås från en rullgardinsmeny längst upp till höger på webbgränssnittet. Detta gör det lättare för medarbetaren att förbli i överensstämmelse och skicka rapporter som kommer att godkännas snabbt, vilket sparar alla tid. Ingen av de andra produkterna hade en övervakning av överensstämmelse där användare kunde se sina gränser på en överblick.

Den nyuppdaterade mobilappen (jag laddade ner Android-versionen) var också lätt att förhandla om. Öppningsskärmen gav oss möjligheten att utarbeta rapporter, skapa en kostnadsinmatning (vad appen kallar "Unattached Expenses"), hitta ett tidigare fotograferat kvitto i kvitto-galleriet eller skapa ett snabbkvitto. Den sista låter dig snabbt fotografera ett kvitto; senare kan du skapa en post och bifoga fotot till den. Att utarbeta en rapport var lika enkelt som att ge den en titel, lägga till de utgifter du hade angett och sedan skicka in den.

Ingen OCR

På nackdelen har ExpensePath inga OCR-funktioner som kan känna igen information som priser eller datum i bilden; du måste mata in all din information manuellt. Det är en ganska betydande underlåtenhet, med tanke på många konkurrenter, inklusive Editors 'Choices Certify och Rydoo, gör OCR-fångster till en central del av kostnadsfångstprocessen. E-postmeddelandet om att rapporten var klar i vår administratörs pipeline för granskning kom som förväntat.

Sammantaget är ExpensePath en rimlig SaaS-kostnadsspårningslösning som bör göra för de flesta små och medelstora företag, så länge du inte har något emot den manuella datainmatningen. De lättanvända anpassningsfunktionerna ger både ekonomiska och anställda gott om utrymme för att anpassa parametrar för att passa individuella situationer och företagspolicy, säkerställa efterlevnad och underlätta granskningar med användbara GL-koder inkluderade. Medan redaktörens val certifierar och Rydoo erbjuder större funktionalitet med lite mer smäll för pengarna, är ExpensePath en lösning som är värt att överväga.