Google-enhet för arbetsgranskning och betyg

Google Drive for Work börjar med $ 5 per användare per månad för sin grundläggande plan och representerar ett solid alternativ för små och medelstora företag (SMB) kunder som letar efter antingen en affärs molnlagringslösning eller ett anständigt dokumenthanteringsverktyg. På lagringssidan har Google Drive for Work en utmärkt funktionsuppsättning men det starka, ibland oundvikliga, trycket mot Google G Suite kommer att lägga till en onödig börda för vissa organisationer, vilket resulterar i att det rangeras något bakom Editors 'Choice-vinnare Dropbox Business och Egnyte Business.

Du kan prova det gratis via en 30-dagars provperiod utan kreditkort krävs. När testperioden är slut finns det två planer att välja mellan: G Suite Basic och G Suite Business. G Suite Basic ger dig 30 GB lagringsutrymme, integrerade kalendrar, e-postadresser för företag och grundläggande administrations- och säkerhetskontroller. G Suite Business (10 $ per användare per månad) ger dig allt som basplanen gör och lägger till avancerade administratorkontroller, säker arkivering för viktiga affärsdokument och obegränsad lagring (eller 1 TB per användare om du har färre än fem användare). Både grund- och affärsplanerna ger dig support per e-post och telefon 24/7. Google Drive for Work är ett utmärkt verktyg för dokumentsamarbete och redigering.

På dokumenthanteringssidan klarar produkten sig också bra, men om du behöver hantera uppgifter och arbetsflöden, är vår redaktörs val Zoho Docs Standard ett bättre val.

Komma igång med Google Drive

För att registrera dig måste du ange kontaktinformation, ditt företagsnamn, ditt antal anställda och välja ditt domännamn. Om du inte har en så kan du köpa en domän via Google eller en annan webbhotelltjänst. Slutligen ställer du in ett lösenord och bevisar att du inte är en robot genom att identifiera en serie bilder. Innan du går längre måste du verifiera din domän, vilket du kan göra på olika sätt, inklusive att lägga till HTML-kod till din webbplats och ladda upp en textfil till din webbhotell. Vi försökte några olika metoder och lyckades bara med HTML-alternativet. Den goda nyheten är att om du inte lyckas kan du (som kontoadministratör) nå Googles support via telefon, e-post eller chatta.

Användargränssnittet för Google Drive for Work (UI) är enkelt. Som administratör har du din egen instrumentpanel där du kan skapa en företagsprofil, titta på användningsrapporter, hantera enheter, välja vilka Google-appar ditt företag ska använda, ställa in nätverk och lägga till och hantera användare. Du kan också migrera e-post, kontakter och kalenderdata till ditt konto.

Google Drive for Business ser ut precis som Google Drive. Den ena skillnaden är att första gången du loggar in varnar du dig om att du har obegränsad lagring, till skillnad från konsumentprodukten som tar dig till 15 GB. Du kan dock uppgradera till 100 GB ($ 1, 99 per månad) eller 1 TB ($ 9, 99 per månad).

Dokumentdelning och samarbete

Dela fungerar på samma sätt som på den konsumentläge som Google Drive har. Du kan dela filer en efter en eller hela mappar samtidigt. Du kan redigera Microsoft Excel-, Microsoft PowerPoint- och Microsoft Word-filer utan att konvertera dem. Det här är en fin uppgradering, men du kan bara kommentera Google-filer. För varje mapp och fil kan du ändra delningsinställningar, antingen göra den offentlig, synlig för specifika användare eller för alla med en länk. Det finns inget uppenbart sätt att dela nya filer och mappar. Därför är ditt bästa alternativ att skapa en mapp för att hysa alla filer och undermappar du vill dela. Om du har ett stort antal anställda kan du skapa grupper för att underlätta delningen. I själva verket bör du skapa grupper, annars måste du komma ihåg allas e-postadress och riskera att lämna någon ute.

Du kan bjuda in användare att ställa in ett konto eller lägga till användare, i vilket fall tilldelar du dem ett tillfälligt lösenord. Du kan också addera användare genom att ladda upp en CSV-fil. Från administratörskonsolen kan du återställa användarens lösenord och byta namn på, radera eller stänga av en användare. När du bjuder in nya användare får de en e-postadress med din domän. Alla användare kan komma åt sin enhet, som innehåller sina filer och en mapp som heter "Delad med mig", vilket är självförklarande. Du kan också visa nyligen öppnade filer och stjärnmärkta filer (som är de som du har markerat som favoriter).

Om du ofta använder Google Drive har du antagligen märkt att du inte alltid har full kontroll över dokument och mappar som har delats med dig. Google har utjämnat denna rynka och nu kan användare flytta delade filer till olika mappar och lägga till filer i delade mappar. Tidigare hade vi ofta problem med att hitta delade filer eftersom de inte var organiserade som vi gillade dem.

Förutom Google Drive inkluderar Google App for Work e-post, kalender och annan Google-programvara. Men Google har för närvarande inte ett projekthanteringsverktyg eller ett sätt att hantera uppgifter som ett team. För det är du bättre att titta på Zoho Docs Standard, vårt redaktörsval inom dokumenthantering och dess motsvarighet Zoho Projects, som också tjänade vårt redaktörsval.

Google Drive for Work har appar för Android och iOS, där du kan visa, redigera och dela filer precis som du kan på din dator. Kontoägare kan också ladda ner Google Admin-appen för Android och iOS. Android-användare kan nu dra nytta av tillägg för Docs och Sheets, till exempel DocuSign för e-signaturer och Scanbot för mobil skanning. För Google Pixel-ägare finns det dessutom ett backupalternativ som är värt en noggrann titt.

Google Drive for Work har dock dokumentskanning inbyggd i sin mobilversion. Med din telefon kan du skanna ett foto och sedan tolka text med hjälp av optisk teckenigenkänning (OCR). Denna funktion fungerar också på alla PDF-filer som du kanske har lagrat på Google Drive. Sammantaget har denna skanningsfunktion också ett bekvämt, ointimifierande användargränssnitt. Att skanna en bild är lika enkelt som att välja "använd kamera" i dialogrutan "lägg till ett nytt dokument".

Google stämmer emellertid med att OCR är integrerad med denna skanningsfunktion, men våra tester gav inte mycket exakta resultat. Textsökningar hänvisas till PDF-filer och om du öppnar en PDF-post-OCR kan den visa lite ganska grov text. Vi skulle till exempel inte vilja prova matlagning från denna bästa gissning:

Du kan inte säga den mobila Google Drive-appen att spara det här receptet som en PDF-fil eller till och med att konvertera det till ett senare med hjälp av webbgränssnittet. Du kan förmodligen hitta ett tillägg från tredje part som kommer att göra det i Chrome, men vi testade bara mobilappens funktioner för den här recensionen. Tänk på mobilskanningsfunktionen i Google Drive realistiskt som ett sätt att importera bilder snarare än att utföra OCR-operationer, särskilt på en stor bunt med dokument. Om det är ditt uppdrag, är du bättre med att använda en av våra mobila skanningsappar Editors 'Choice-vinnare Abbyy FineScanner eller Evernote Scannable.

När du behöver hjälp kan du få åtkomst till Googles grundliga kunskapsbas och forum. Eftersom Google erbjuder både konsument- och affärsprogramvara med samma namn kan det ibland vara svårt att hitta det du behöver. Administratörer kan också få 24/7 support via telefon, e-post eller chat.

Säkerhet och integration

Google Drive följer branschens riktlinjer när det gäller säkerhet, vilket innebär att det överensstämmer med ISO 27001, SOC2 och SOC3. Dessutom kommer Google att underteckna ett HIPAA-överensstämmelseavtal (Health Insurance Portability and Accountability Act), vilket är ett minimikrav för att använda alla molnlagringsprodukter i hälsoindustrin. Data krypteras i vila med den militära, 256-bitars Advanced Encryption Standard (AES), och information som överförs till och från Google är alltid skyddad med Secure Socket Layer (SSL). Den enda nackdelen är att det inte finns någon aktuell mekanism för kundhanterade krypteringsnycklar. Google Drive erbjuder också fullt stöd för multifaktor-autentisering (MFA) för att hålla angriparna ute. Kombinerat med en utmärkt filrevisionslösning är det lätt att känna sig säker med den här produkten.

All Googles teknik bygger på sin egen uppsättning polerade applikationsprogrammeringsgränssnitt (API). Google Drive är inget undantag från detta. Active Directory (AD) lösenordssynkronisering är tillgängligt för företagsanvändare genom G Suite Password Sync (GSPS) för att göra hanteringen av G Suite-konton lite enklare. Det är inte direkt integration med fullständig kontohantering men det fungerar tillräckligt bra. Det finns också ett stort utbud av app-anslutningar från tredje part för dem som behöver det. För organisationer som behöver mer kan du komma åt det offentliga API efter en kort anmälningsprocess och sedan låta dina utvecklare använda det för att ytterligare integrera och anpassa din Google Drive for Work-upplevelse.

Exempel på dokumentdelning och offlineåtkomst

Sammantaget tillhandahåller Google Drive for Work en omfattande samarbets- och datalagringslösning ovanför dess redan säkra och högpresterande G Suite-appplattform. De bästa delarna av Google Drive for Work är dess redigerings- och delningsverktyg såväl som dess obundna offlineåtkomst, vilket är bra för dem som behöver arbeta på vägen när internetanslutningar är opålitliga. Det är också bra att, till skillnad från de flesta andra Google-produkter, administratörer kan få åtkomst till live support via telefon, e-post och chatt snarare än att förlita sig på Hjälp-artiklar och forum. Alla G Suite-komponenter är av hög kvalitet och tillgängliga, så det är ett attraktivt alternativ för kunder på marknaden för en ny produktivitetsplattform utöver dokumenthantering eller molnlagring. Och för dem som redan använder Googles G Suite-appar är det en absolut ingen brainer.

Att använda den till sin fulla fördel kräver emellertid att köpa in åtminstone det mesta av Googles produktstack, vilket inte passar för alla företag, eftersom många redan har standardiserat andra lösningar för dessa problem och inte behöver migrera. Så om du enbart letar efter en dedicerad dokumenthanteringslösning eller en enkel molnlagringsplattform för företag kan Google Drive for Work ha problem med att konkurrera med Redaktörens val Zoho Docs Standard respektive Dropbox Business respektive Egnyte Business, även med dess attraktiva pris och funktionsuppsättning.