Innehållsförteckning:
Du lägger först till ditt företags namn och adress och skriver sedan in den preliminära informationen för varje anställds register. Du kan tillhandahålla all nödvändig information här eller klicka på en knapp för att skicka anställda ett e-postmeddelande som låter dem slutföra processen själva. Den här valfria självanslutningen av medarbetare blir mer typisk för molnbaserad lön och det sparar tid för administratören.
Eftersom Gusto så småningom kommer att beräkna och skicka in dina löneanmälningar och -skatter, måste du lämna viss relaterad information under installationen, som ditt juridiska namn, arbetsgivaridentifieringsnummer (EIN), affärstyp, federalt insättningsschema och formuläret du använder när du arkiverar inkomstskatt. Därefter tillhandahåller du all information som behövs för dina stat (er), till exempel den statliga arbetslöshetsförsäkringsgraden (SUI).
Webbplatsen hjälper dig sedan att skapa och testa en länk till ditt bankkonto (skickas in med ett företags undertecknarens namn och godkännande) och välja ett löneschema (som avgör hur ofta lönelistan körs och när). Gusto begränsar dig till fyra av de senare, två tjänstemän och två timmar (även om du kan köra lön utanför cykeln, vilket alla tjänster tillåter). Andra, inklusive OnPay, är mer flexibla. All löntjänst kräver denna information, men de kan begära den på olika ställen i installationen och på olika sätt.
Att byta från en befintlig lönemetod eller -applikation till en ny när som helst annan än årets första kan vara ett monsterinmatningsjobb. Du måste ha den sista lönestubben för varje kvartal föregående år, plus alla lönestubbar för det aktuella kvartalet. Gusto förenklar detta genom sitt exceptionellt vänliga användargränssnitt och genom att erbjuda gratis hjälp från företagsspecialister. Alla konkurrerande tjänster som vi har granskat erbjuder också sådant stöd, och de begär alla liknande standarddata från dig. Gusto erbjuder emellertid inte helgestöd, vilket Intuit Online Payroll och SurePayroll gör.
Gusto behöver ännu mer information innan du kan köra din första lön. Du måste ange obetalda skatteskulder. Det kan också finnas ytterligare inställningar för administration av förmåner, och ytterligare avdrag och garneringar samt återkommande ersättningar (resekostnader, telefonavgifter och andra stöds). Återigen är detta standardelement som nästan varje konkurrerande applikation inkluderar. Den största skillnaden ligger i deras avrättande, och Gusto är utmärkt.
Fördelar administration
Förmånsadministration (BA) är standard på alla lönebaserade webbplatser som vi har granskat, men Gusto Core går ett steg längre vad gäller de typer av förmåner som stöds och hur lätt det är att integrera dem med dina lönefunktioner. Om ditt företag har befintliga fördelarleverantörer kan du överföra deras hantering till Gusto, vilket förenklar avdrag för lön och eliminerar behovet av att använda flera plattformar och supportteam. BA-tjänsten är för närvarande inriktad på medicinsk, tandvård, vision, livförsäkring och funktionshinder, men inkluderar också pendlarförmåner, hälsokonton och hälso-relaterade flexibla utgifter.
Om du just har börjat erbjuda förmåner till anställda eller är intresserad av att utforska andra alternativ, kan Gusto vara mycket användbart här. BA-tjänsten är baserad på rekommendationer med en automatiserad algoritm som rekommenderar anpassade hälsoplaner för en arbetsgivares budget baserat på aktuella lönedata, plats, antal anställda och genomsnittslön. Förmånsadministratörer kan välja en nivå som passar deras företags budget och sedan ställa in mer detaljerade policyvillkor, såsom bidragsnivå och rabatt eller Premium-plannivåer. Rekommendationsalgoritmen poängterar planer baserade på prisuppgift och transportörens kvalitet.
Gustos BA-portal erbjuder också solid självbetjäningsfunktion, som låter anställda välja sina egna hälsoplaner, lägga till beroende och planera förändringar baserade på kommande livshändelser, utan att involvera företagets HR-avdelning. Unika förmånsfunktioner på plattformen inkluderar livstidsanställda konton, som låter anställda få åtkomst till kontoinformation även efter att de lämnat eller avslutats från sitt nuvarande företag.
Gustos BA-tjänst överensstämmer med Affordable Care Act (ACA) och Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA). För närvarande finns fördelarnas möjligheter i 23 stater och Washington DC: Arizona, Kalifornien, Colorado, Florida, Georgia, Illinois, Massachusetts, Maryland, Michigan, Minnesota, Missouri, Nevada, New Jersey, New York, North Carolina, Ohio, Oregon, Pennsylvania, Tennessee, Texas, Utah, Virginia och Washington. Företaget arbetar med att lägga till fler.
Snabb lönebehandling
Att bearbeta själva lönen är den enkla delen för alla webbplatser som granskas här; det är installation och fortlöpande underhåll av löneobjekt och medarbetarinformation som är svårt. Beroende på hur många anställda du har, fördelarna du erbjuder och hur mycket historisk information du måste ange kan installationsarbetet ta allt från cirka 45 minuter till flera timmar, förutsatt att du har all nödvändig information redo att gå när du börjar.
Din instrumentpanel är det bästa stället att gå när du har slutfört installationen. Den visar tre typer av information som gäller för din specifika situation. Det finns en uppgiftslista som föreslår att du kanske vill slutföra andra installationsområden, till exempel att slå på välgörenhet för välgörande donationer och bjuda in din revisor eller andra gruppmedlemmar att komma åt webbplatsen. Rutan Påminnelser berättar vanligtvis när du måste ha slutfört den löpande lönen. Kommande födelsedagar för anställda listas också. SurePayroll är bättre på denna översikt; dess mer mogna instrumentpanel är mer anpassningsbar, interaktiv och informativ.
Att köra din lön bör bara ta några minuter. Gusto visar en medarbetarlista som innehåller årslön eller timpris för varje. Du anger alla ordinarie timmar och övertidstimmar och sedan eventuella ytterligare löneposter som behövs - provision, bonus, återbetalning och andra intäkter (såsom lönecheck, kontantips eller korrigering). Du kan också växla mellan direktinsättning, papperscheck och "Hoppa över lön" här, och du kan skriva en personlig anteckning om du vill. Om du är osäker på någonting kan du spara dina data och komma tillbaka till dem senare.
En andra skärm krävs för inspelningstiden; de flesta konkurrenter hanterar detta på samma skärm som andra betalningsobjekt, vilket är lite mer praktiskt. På den här sidan visas också hur många sjuk- och PTO-timmar varje individ har kvar, baserat på de policyer som Gusto hjälper dig att fastställa.
När du har sparat data på dessa två skärmar beräknar Gusto din lönekörning och visar en användbar förhandsgranskning som redogör för vad som ska hända. Du kan se summan för anställdas direkta insättningar och checkar, liksom beloppet för anställdas och arbetsgivarens löneskatter som härrör från denna körning. Alla tjänster vi har granskat hanterar denna process exceptionellt bra, minimerar antalet sidor du måste besöka för att ange detaljerna om körningen och tydligt ange hur mycket pengar som ska tas bort från ditt bankkonto.
De flesta lönetjänster beräknar förfallna skatter och skickar in dem. Intuit kräver att du själv hanterar de faktiska betalningarna, men du kan arkivera dem elektroniskt. Intuit erbjuder automatisk skatteregistrering i sin fullservicenivå ($ 80 per månad, plus $ 4 per anställd per månad). Och det skapar bara W-2 i slutet av året, inte 1099-tal (även om du kan köpa en 1099-tjänst). Gusto stöder både W-2 och 1099 (entreprenörer betalas i ett separat område på webbplatsen).
Din körning är nu klar, men det är inte för sent att avbryta det och börja om du behöver. Detta är inte ett alternativ för alla konkurrenter; SurePayroll, för en, erbjuder det. Gustos AutoPilot-funktion är också ovanlig, men är också ett alternativ i SurePayroll. Om du bara har tjänstemän som använder direktinsättning (eller timarbetare med standardtimmar per löneperiod) och du redan har kört den önskade lönen en gång kommer Gusto bara att hantera det åt dig. Nästan alla andra webbplatser gör att du loggar in på applikationen och går igenom stegen även om den nuvarande lönen är exakt densamma som den föregående.
Det sista steget är att importera dina lönedata till en redovisningsapplikation om du använder en. Gusto underlättar integrationen med några av de mest populära fakturerings- och redovisningslösningarna, inklusive toppval FreshBooks, QuickBooks Online och Xero. SurePayroll erbjuder dock fler (och mer varierade) alternativ.
När du är klar med din lön kommer du att kunna titta över den och analysera data, och det är där rapporter kommer in. Du kan se dem direkt på skärmen eller ladda ner dem som CSV eller PDF. Webbplatsen innehåller en bra uppsättning rapportmallar, fördelade ganska jämnt mellan lön och förmåns-centrerade. Men de är inte lika anpassningsbara som OnPays eller så rikliga som Sage Payroll Essentials Plus.
Gusto är lättillgänglig via en mobil webbläsare; det finns ingen separat app. Det ser ut och fungerar mycket som den fullständiga webbläsarbaserade versionen. Appen öppnas till din instrumentbräda och en länk uppe till höger tar dig till navigationsmenyn (detta visas till vänster på skrivbordsversionen). Arbetsskärmarna för både Android- och iOS-versionerna är mycket lika; måste du rulla ner på båda ibland för att se innehåll som visas horisontellt på skrivbordet. Oavsett om du är i anställd- eller adminversionen måste du göra lite manövrering för att se all information på innehållstunga skärmar som rapporter och betalstubbar.
Kapabel, användbar och prisvärd
Lönen är en komplex uppsättning data och uppgifter. Det kräver lika mycket enkelhet när det gäller användargränssnitt och navigering som utvecklare kan hantera. Småföretag kämpar redan med koncepten, och de behöver inte kämpa med sin applikation också. Varje nuvarande tjänst som vi har granskat gör ett bra jobb med att förenkla den tunga processen. Gusto sticker dock ut i mängden. Det pusslar sällan dig om vad som behövs på en given skärm och vad nästa steg ska vara. Med tanke på tjänstens visuella överklagande är det ett nöje att använda.
Gustos funktioner och användbarhet gör det till ett bra val för småföretag på grund av dess lönestyrningsfunktioner, dess exceptionella användarupplevelse och företagets support. Det utmärker sig i alla delar av lönelistan och tar en mycket vänlig, förståelig inställning till en ganska ovänlig process, och återigen tjänar ett PCMag Editors Choice.
Medan du tänker på din sista linje bör du också kolla in våra sammanfattningar av de bästa online-bokföringstjänsterna och skatteprogramvaran.
