Öppna system och granskning av öppna system

Open Systems och dess Traverse Financials-plattform är kanske inte ett "hushållsnamn" bland små och medelstora företag (SMB), men det har faktiskt funnits mycket länge. Grundat 1976, erbjuder Open Systems ursprungligen ett minicomputer-baserat nyckelfärdigt huvudbokbokföringssystem skrivet i Business Basic. Under åren har företaget avyttrat sin hårdvarudivision och erbjöd en uppdaterad version av Open Systems Accounting Software (OSAS), som det fortfarande erbjuder för andra operativsystem (OS) än Windows, inklusive Linux, Mac OS X och Unix.

Open Systems Traverse som vi granskar här (som börjar med $ 175 per användare per månad) är ett modulärt, Windows-baserat redovisnings- och företagsresursplanering (ERP), allmän bokföring och lagerhanteringssystem som finns tillgängligt på plats eller som ett programvara-som-en-tjänst (SaaS) -paket. Till skillnad från många andra små och medelstora företagssystem (små och medelstora företag) är Open Systems Traverse tillgängligt inte bara genom Open Systems återförsäljarnätverk utan också direkt från säljaren. Även om dess köp- och distribueringsflexibilitet är enastående, håller Open Systems Travers komplexitet på datamanipuleringsnivå det något bakom Editors 'Choice-vinnare Intacct i denna roundup.

Flyttar runt

I stället för ett flödesschema eller processdiagram, som vad du kan bygga med Intacct eller Oracle NetSuite OneWorld, använder Open Systems Traverse ett gränssnitt av Windows File Explorer-typ, med utbyggbara funktionella kategorier som visas på en panel som väntar på skärmen. En anpassningsbar instrumentpaneldisplay upptar de flesta återstående skärmfastigheter. Den vänstra sidan, Explorer-liknande panelen är uppdelad, med den undre delen visar filmappikonerna märkta med de applikationsmoduler som finns tillgängliga i det installerade systemet. Klicka på en av dessa och applikationen expanderar till den övre halvan av panelen och visar de funktioner och rapporter som finns tillgängliga i den här huvudboken. Samma delar av det övergripande systemet kan nås genom rullgardinsmenyer på en bandstång som sträcker sig horisontellt längst upp på skärmen.

Klicka på en datapunkt på en grafik på instrumentpanelen för att få mer detaljerade detaljer. Ytterligare neddragningar finns tillgängliga, men endast genom de flesta rapporter.

Lite förvirrande

För att få fullt värde ur alla bokförings- eller ERP-system är utbildning ett måste. Medan en återförsäljare kan installera och utföra den ursprungliga konfigurationen, är de flesta små och medelstora redovisnings- eller ERP-system fortfarande komplexa för att kräva en utbildad intern supportperson (eller avdelning) för att hjälpa till med vardagliga uppgifter, som att konfigurera anpassad datainmatning och rapportskärmar. Detta gäller särskilt Open Systems Traverse. Vid datainmatning lagras transaktioner i en lämplig transaktionstabell tills partiet är bokfört. Det finns olika transaktionstabeller för olika typer av transaktioner (A / R, A / P, G / L), och att förstå förhållandena mellan datalagringstabeller är avgörande för korrekt konfigurering av skärmar och rapporter. Det beror på att som standardinställning utför Open Systems Traverse batch snarare än realtidspostning och bearbetning.

Lyckligtvis inkluderar Open Systems Traverse Design Studio, ett visuellt verktyg för administratörsverktyg som används för att konfigurera och anpassa formulär och skärmar. Det är något som din Traverse-systemadministratör förmodligen borde bli skicklig med snabbt. Med hjälp av Design Studio kan en administratör skapa anpassade skärmar för att mata in specifika affärsprocessdata och sedan skapa individualiserade rapporter.

För mycket av det goda?

Som nämnts tidigare är Open Systems Traverse ett av få SMF-bokförings- och ERP-system som du kan köpa direkt från leverantören. Men om du inte har en mycket stark IT-avdelning som kan arbeta nära med din redovisningspersonal kommer du nästan säkert att bli bättre på att hantera en Open Systems-partner som kan hjälpa dig att snabbt och effektivt skräddarsy och installera systemet. Utan den här typen av hjälp är initial distribution, konfiguration och anpassning och till och med många dagliga operationer inte bara utmanande utan onödigt tidskrävande och dyra.

Där du kanske också behöver lite råd är att dra ihop rätt moduler för att omfatta ditt system. Tillgängliga Open Systems Traverse-moduler inkluderar bland annat CRM, anläggningstillgångar, lagerhantering och produktionsinventar. Du behöver experthjälp för att kartlägga ditt företags affärsprocesser och anpassa dem till funktionerna som finns tillgängliga i alla dessa moduler, inte bara för att se till att du får det du behöver, utan också för att undvika redundans, överlappning och onödig kostnad.

Du vill också vara uppmärksam på vad dina användare ser, särskilt med den molnbaserade versionen som jag testade, eftersom det är den version som är lättast tillgänglig med en mängd olika mobila enheter. Jag testade mobilåtkomst med Chrome-webbläsaren (samma webbläsare som jag använde på datorn för resten av testningen) med en Lenovo Android-surfplatta, en Apple iPad Air 2 och en Microsoft Surface 3-surfplatta som kör Windows 10. Alla tre låt mig komma åt och flytta runt i applikationen, men det var märkbart lättare på de två surfplattorna (iPad och Surface 3), som hade valfria tangentbord tillsammans med pekplattor. Jag skulle definitivt rekommendera att mobila användare har ett valfritt tangentbord eller kanske en Bluetooth-mus om de behöver komma åt Open Systems Traverse-systemet när du är på språng.

Några smarta rapportering

En annan plats där Open Systems Traverse visar sin förfall är rapportering; Open Systems visar mer än 800 tillgängliga rapporter. Lyckligtvis är det inte allt för huvudbokanvändare utan för ett helt uttjänt ERP-system. Ändå inkluderade huvudboksmodulen som jag granskade alla standardrapporter du kan önska dig, med det enda märkbara utelämnandet var en separat uttalande om behållna intäkter. Men med Open Systems Traverss rapportfilter och Design Studio är det enkelt att bygga denna rapport; få omständigheter kräver faktiskt en separat fjärde bokslut ändå.

En rapport jag märkte är en Working Trial Balance (ibland kallad en justerad Trial Balance), något som är ganska sällsynt i dessa dagar (men ingår i Accountants Edition of QuickBooks Desktop Enterprise. Denna rapport används under perioden eller slutet av året, och består av en lista över ojusterade kontosaldon, justeringar av avslut och de justerade konton saldona. En Working Trial-balans är väldigt lätt att konstruera i Microsoft Excel, men det var trevligt att se det inkluderat i tillgängliga rapporter.

Bygga ut systemet

Om du bestämmer dig för att utveckla Open Systems Traverse från mellanslagsredovisning till full ERP, kommer du gärna att veta att det är en enkel process att slutföra. Men se till att dess ERP-funktion är i linje med dina affärsbehov. Som med många av de ERP-system som granskas här är Open Systems Traverse starkare på vissa områden än i andra. Medan tillägg kan tillhandahålla poängsäljning (POS), detaljhandel och serviceverksamhet samt schemaläggnings- och routningsfunktioner, ligger Open Systems Traverse största styrkor i distribution och tillverkning.

Flera delsystem är dock tillämpliga på ett brett spektrum av affärstyper, inklusive kundrelationshantering (CRM) och förvaltning av anläggningstillgångar. CRM är en vanlig ERP-funktion, nästan berggrund, och Open Systems Traverse gör det bra. Förutom den vanliga kundkontaktinformationen, som utvecklas i modulerna för försäljning och kundfordringar, låter Open Systems Traverse CRM dig interagera med Microsoft Outlook och Microsoft Office för att utveckla och spåra säljkampanjer och kampanjmaterial och e-postmeddelanden.

De flesta av modulerna i Open Systems Traverse låter dig definiera dina egna fält, och CRM stöder också denna kapacitet, så att du kan lägga till dina egna aktiviteter och annan information du känner kommer att vara användbar om du är associerad med en kundrekord. Du kan också upprätta relationer mellan kontakter i samma organisation, till exempel att visa ett top-down org-diagram, till exempel. Detta är användbart när du arbetar med olika personer i samma företag för olika produkter eller tjänster, eller för att notera rätt kontakt för specifika problem eller aktiviteter.

Att hålla jämna steg med avskrivningar

Open Systems Travers förvaltning av anläggningstillgångar behövs inte lika universellt tillämpligt som CRM, men det är nära. Inte varje företag behöver spåra anläggningstillgångar men många har tillgångar som IRS kräver skrivs av under ett antal år snarare än att bara redovisas som utgifter när de köps. Open Systems Traverse-modulen "Fast anläggning" gör det enkelt eftersom det automatiskt beräknar avskrivningarna på en viss tillgång med någon föreskriven avskrivningsmetod. Det ger också upp till fyra uppsättningar böcker för situationer där rapportering måste beräknas på olika sätt. Till exempel kan IRS kräva en annan avskrivningsmetod från det sätt du vill att tillgången ska återspeglas i dina böcker och finansiella rapporter. I det här fallet kan du hålla två eller kanske tre uppsättningar avskrivningsregister.

Modulen Fixed Assets har flera andra användbara funktioner. Dess "Lease vs. Buy" -analysfunktion är ett praktiskt exempel liksom dess "Trial Depreciation" -funktioner som låter dig testa olika scenarier innan du gör ett förvärv. Skattöversiktrapporten vid slutet av året speglar också IRS-formuläret 4562, vilket är bekvämt. Och även om många fasta tillgångssystem förbiser amortering eftersom det verkligen inte gäller avskrivbara tillgångar, har Open Systems Traverse en kalkylator för låneavskrivningar, som är användbar för att skapa amorteringsscheman för sådana saker som lån och förutbetalda kostnader.

Lagerhantering

Det är omöjligt att granska ERP utan att notera att ekonomisk redovisning är en stor bit av pajen. När vi till exempel pratar om distributionsfunktioner tittar vi inte bara på en enda app utan det är snarare ett sammanhängande system med diskreta funktioner. Distribution och tillverkning binder båda mycket nära till lager, inköp av försäljningsorder och inköp, till exempel för att inte tala om viktig integration med icke-redovisningsmoduler som lagerstyrning och tillverkningskravplanering (MRP).

Tätt bundet till det är all-up lagerhantering, där Open Systems gör ett bra jobb. Detta framgick lätt för mig eftersom testsystemet jag använde för den här granskningen konfigurerades med det som Open Systems kallar en Distribution Suite. Det inkluderar Inventory, Bill of Materials (BoM) med kitting, Warehouse Management och Kravplanering förutom försäljnings- och inköpsorderappar. Alla dessa är tätt integrerade men finns också som separata appmoduler eller i olika kombinationer. Samtliga moduler stöder multikursoperation.

Modulen Traverse Inventory stöder flera lager, och artiklar kan existera i flera lager om det behövs. Föremål överförs också enkelt mellan lager för att möta plötsliga förändringar i efterfrågan. Lageröverföringar kan inkludera kostnaden för överföringen vid beräkningen av artikelns kostnad. Du kan också spåra rörelser i ett lager.

Traverse tillhandahåller support för alla vanliga kostnadsmetoder och inkluderar bin- eller seriekostnadsutgift samt specifik produktkostnad. När du använder inventeringsmodulen för att fullfölja en beställning kan du ange alternativa artiklar som ska skickas när lagernivåerna är låga, förutsatt att artiklarna är likvärdiga. Open Systems stöder mobila enheter och streckkodsscanning, men de flesta av funktionerna i detta område finns i appen Försäljningsorder där objekt kan skannas eller skrivas in i en försäljningsorder från en enhet. Import för fysiska räkningar stöds också, så att du kan utföra lagerräkningar antingen genom att använda de kalkylblad som genereras av systemet eller genom att importera dem från ett kalkylblad om fysiska inventeringsräkningar registreras med den här metoden. Skärmarna för inventeringsrapporter har utmärkta kapaciteter för nedgradering, och även om det inte finns en överflöd av lagerrapporter, är de som tillhandahålls relevanta och användbara.

Materialräkningen (BoM) är ganska standard och inkluderar kitting för att ge en mer granulär strategi när din BoM har underenheter. Du kan använda BoM för att bygga objekt som inte är serialiserade och som innehåller seriella subenheter och satser och spårar separat kostnaden för komponenter men tilldelar det totala priset till satsen. Du kan också skapa partier för lagerbehandling baserat på ABC-klassificering (där "A" -objekt ger de bästa intäkterna och "C" -objekt är de minst lönsamma). Traverse-inventering låter dig också specificera olika varningsfärger för lagernivåer, så att låga eller lagerförhållanden är mer synliga.

Kravplanering görs i en enda modul snarare än att kräva en integrerad materialkravplanering (MRP) och DRP-operation (Distribution Requirements Planning), vilket är vanligare. Prognosrapporter är flexibla, och du kan visa prognostiserade krav i skopformade eller hinkfria format och i en mängd olika skärmar, som grafer eller tabeller. Prognoser utförs med hjälp av historisk data och verkar inte vara lika sofistikerade som de många metoder som finns tillgängliga i SAP Business One Professional. De borde dock räcka för många användare.

I många avseenden är Traverse Inventory en ganska generisk appmodul, även i Distribution Suite-konfigurationen som jag testade. Det har de grundläggande kraven och bör kunna hantera den dagliga verksamheten för de flesta företag. Det finns en Design Studio som låter dig skapa anpassade rapporter, och inventeringen stöder användardefinierade fält för dem som behöver lite anpassning. Även om det finns mer omfattande och sofistikerade inventeringsmoduler från andra ERP-leverantörer, som våra Editors 'Choices Syspro och Acumatica, gör Open Systems stora utbud av tillgängliga appmoduler det till ett bra val för ett företag som vill konstruera ett system som är mer skräddarsydd till dess behov.

Det handlar om produkt

Medan några av de ERP-system jag granskade, till exempel Epicor ERP och NetSuite OneWorld, inkluderar projekthanteringsfunktioner (till och med Gantt-diagram och bestämning av kritisk väg) som en del av deras out-of-box-ERP-kapacitet, koncentrerar Open Systems Traverse sig på produktionshantering. Det låter liknande men i praktiken är det faktiskt mer i ordning av MRP. Den här funktionen knyter samman försäljningsorderuppgifter såväl som lager och löner för att du ska kunna avgöra vad som behöver göras organisationsövergripande för att uppfylla försäljningsorder. Produktionshantering antar att du faktiskt producerar artiklarna du säljer (dvs. tillverkning) snarare än att köpa dem för distribution. Slutprodukten är en produktionsorder som innehåller detaljer och material som du behöver från lager för att bygga de produkter som anges på försäljningsorder. Om det passar din affärsprocess är det en snyggt kapabel modul. Det är en trevligt kapabel eftersom den låter dig borra långt under enkel tillverkningsinventar när du redogör för vad som krävs för att fylla försäljningsorder (inklusive analys av nödvändiga arbetskraftskostnader, verktyg och mer).

Sammantaget gillar jag Open Systems Traverse ur ett ERP-perspektiv. Med sin modulorientering kan den snabbt konfigureras så att den passar bra för många mindre företag som behöver funktionalitet i företagsklass. Det kan tillgodose de företag med flera platser och dotterbolag, och det stöder till och med multicurrency-behov. Open Systems Traverse är överkomligt och inte svårt att använda när du tar hand om det. Många användare vill dock fortfarande arbeta med en konsult eller återförsäljare - åtminstone genom den första installationen och konfigurationen - bara för att hjälpa till att finjustera systemet. Programvaran fick ett utmärkt betyg i vår recension av dess kapacitet för General Ledger och behåller samma betyg ur ett ERP-perspektiv.

Priset att tävla

De flesta leverantörer avböjde att ge oss specifik prissättning, men Open Systems var mycket öppna om deras. Open Systems Traverse inkluderar en ständig permanent licens, prissatt baserat på antalet samtidiga användare och vilka applikationer som köps. Exempelvis skulle ett köp med sex användare, fem applikationer vara 11 000 USD plus underhåll, support, utbildning, implementering och liknande mervärdekostnader. Priser på moln löper 175 $ per användare per månad, vilket inkluderar Open Systems Traverse-abonnemanget och den virtuella Microsoft Azure-miljön som driver systemets molnservrar.

Traverse har alla klockor och visselpipor du kan önska dig i ett SMF-bokföringssystem och kan utvecklas till full ERP om det behövs. Liksom med andra redovisnings- och ERP-system i detta marknadssegment, ger extrem flexibilitet också en viss komplexitet, särskilt när det gäller datahantering och anpassning. Men med erfarenhet och Design Studio kan Open Systems Traverse skräddarsys efter dina driftsbehov och, när den väl är anpassad, levererar en kraftfull lösning som håller sin egen med alla konkurrenter.