Quickbooks skrivbordsbedömning och betyg

Alla som till och med fjärr involverat i småföretagens redovisning vet namnet Intuit och dess värdefulla QuickBooks-plattform. Även om det började fokusera sin marknadsföring på en molnorienterad version, kallad Intuit QuickBooks Online, där den står inför hård konkurrens, förblir Intuit ett otroligt starkt varumärke och till och med sportar den mellanklassiga motsvarigheten vi granskar här, kallad QuickBooks Desktop Enterprise-utgåvan. Den här versionen av programvaran täcker mellanslagsredovisning, inklusive huvudbok och lagerhantering, och den är licensierad per plats, med priser som börjar på 1 100 $ per år för ett årsabonnemang med en plats. Med olika prenumerationer tillgängliga för att få åtkomst till olika funktionalitetsnivåer, inklusive avancerad rapportering, avancerad lön och olika grader av support, kan QuickBooks Desktop Enterprise-kunder utforma lösningar som är ganska väl inriktade för specifika behov. Men en egen databas, en ganska låg max-användargräns och ett beroende av dess användargemenskap för hjälpdokumentation håller detta system något bakom Acumatica och Intacct, de nuvarande Editors 'Choice-vinnarna i denna kategori.

Du kan också betala för prenumerationen på månadsbasis, börjar på 75, 60 $ per månad för en enkelstolslicens. De flesta små och medelstora företag (SMB) -applikationer som granskats i denna roundup körs ovanpå tunga databaser som Microsoft SQL Server, Oracle eller SAP HANA. QuickBooks Desktop Enterprise använder en Intuit-egen databas och skalbarhet är begränsad till bara 30 samtidiga användare. Detta är en allvarlig begränsning när de andra leverantörernas appar som granskas kan skalas upp till hundratals eller till och med tusentals användare. Å andra sidan är många av dessa konkurrenter, inklusive Intacct och NetSuite OneWorld, avsedda att så småningom växa kunden till att utvidga plattformen till en verklig Enterprise Resource Planning (ERP) miljö. QuickBooks Desktop Enterprise har inga sådana mål eftersom det är utformat strikt för bokföring.

Dessutom var QuickBooks Desktop Enterprise och Microsoft Dynamics GP de enda två produkterna som jag faktiskt var tvungna att installera lokalt, även om båda är tillgängliga som moln-värdplattformar (genom olika värdtjänster som fungerar som värdeadderande partners till sina respektive tillverkare). Intuit erbjuder också en moln-värd version av QuickBooks Desktop Enterprise själv, för en liten premium jämfört med den lokala versionen.

Installationen gick snabbt utan problem. Standardenhetstyper som konstruktion, ideell organisation, professionella tjänster, konsultation och andra är tillgängliga under installationsprocessen och måste väljas för att korrekt konfigurera systemet. Att välja en företagstyp påverkar standardkontot, och den här processen är exakt densamma som med andra versioner av QuickBooks, så det är känt för tidigare kunder. Till skillnad från de flesta andra programvaror i denna roundup kan du köpa QuickBooks Desktop Enterprise direkt från Intuit eller genom säljarens omfattande återförsäljarnätverk. Det är fullt möjligt att konfigurera och anpassa QuickBooks Desktop Enterprise själv, men du kanske vill överväga att använda en Certified ProAdvisor om du tror att du behöver en omfattande anpassning eller om du tror att din installation kan kräva en icke-standardkonfiguration. Det är också mycket möjligt att din revisor är antingen en certifierad ProAdvisor eller arbetar med en, med tanke på appens utbredda användning, så att utveckla en relation längs dessa linjer kan vara fördelaktigt om du tror att du kommer att använda plattformen under lång tid.

Om du inte tittar noga så verkar det som om QuickBooks Desktop Enterprise använder ett strikt namngivet kontoplan, beroende på de kända siffror som andra redovisningssystem använder. I verkligheten är kontonumret där, bara visas inte som standard. Under menyn Redigera inställningar finns det en kryssruta för "Använd siffror." QuickBooks Desktop Enterprise använder samma fyrsiffriga numreringssystem (1000-serien för tillgångar, 2000 för skulder, 3000 för aktiekonton, 4000 för inkomst och 5000 för utgifter) som andra versioner av QuickBooks använder. Och som med andra versioner av QuickBooks kan du ha flera lager av underkonton för att ge mer detaljerad spårning av huvudkontona eller för att ställa in divisioner eller platser. På minussidan tillhandahåller inte QuickBooks Desktop Enterprise riktiga multiföretagsfunktioner, även om du förmodligen kan rigga kontoplanen för att göra detta. Det har dock förmågan att hantera flera valutor.

Alla uppgifter på däck

Lanseringen av QuickBooks Desktop Enterprise landar dig på hemsidan, som är en uppsättning processflödesdiagram. QuickBooks var en av de första leverantörerna som integrerade detta användargränssnitt (UI), och det har blivit något av en standard eftersom det hjälper till att hjälpa användare genom en processspecifik serie uppgifter. Vad som visas på hemsidans flödesschema bestäms av hur du svarar på en serie frågor under installationen. Testföretaget jag använde för dessa recensioner inkluderade tre horisontella nivåer: Leverantörer på toppen, anställdas uppgifter på botten och kunduppgifter i mellanlagret. Specifika uppgifter ingår eller utesluts beroende på om du använder funktionen. Om du till exempel inte använder ett kundmeddelande visas inte en ikon för att utföra den här uppgiften (även om du kan lägga till den vid en senare tidpunkt). Ytterligare två vertikala rutor på höger sida innehöll företag och bankuppgifter. Ytterligare navigering tillhandahålls av en övre menyfält och en vertikal menyfält längst till vänster på skärmen, som kan döljas om du vill.

Alla bokföringsappar jag granskade erbjöd någon form av instrumentpanel. QuickBooks Desktop Enterprise gör det också, och det heter Insights. Instrumentpanelen växlas av en flik i det övre vänstra hörnet på hemskärmen. Som med många instrumentbrädor, flyttar du markören över en datapunkt det numeriska värdet på punkten, och du kan borra ner flera lager i enskilda transaktioner direkt från skärmen Insights. Det finns också något som Intuit kallar ögonblicksbilder, som kan nås från menyn till vänster. Detta presenterar vad de flesta andra leverantörer kallar nyckelprestationsindikatorer (KPI).

En tweak här, en tweak där

Några av programmen jag granskade, inklusive SAP Business One Professional och NetSuite, låter dig anpassa nästan alla aspekter av appen. Uppsidan av flexibiliteten är att du kan finjustera programvaran så att den exakt passar ditt företags arbetsflöden. Nackdelen är att det är ett odjur att räkna ut hur man gör det, varför kunderna i allmänhet förlitar sig på mervärdepartners för sådana projekt.

QuickBooks Desktop Enterprise erbjuder inte den grad av anpassning. Du kan dock lägga till och ta bort kolumner och datafält i formulär och rapporter. Att göra dessa typer av tweaks är enkelt och till stor del intuitivt. Rapportfilter ger dig också en hel del kontroll över vad som händer i en rapport. QuickBooks Desktop Enterprise-filter är enkla att använda men det är troligt att du inte behöver dem. För många företag som tycker att QuickBooks Desktop Enterprise passar bra kommer det stora antalet standardrapporter att fungera bra. Det finns till och med rapporter för att knyta konton till specifika rader om en skattedeklaration och en justerad (dvs. fungerande) provbalans. Båda dessa är fantastiska vid slutet av året.

Många kunder behöver inte anpassa rapporter eller mallar för datainmatning alls. Den omfattande QuickBooks-användargemenskapen fungerar inte bara som en utmärkt källa till hjälpstöd, utan erbjuder ett stort antal anpassade rapporter och mallar skapade av andra användare och laddas online gratis. De är där för att ta. Och eftersom QuickBooks har funnits så länge finns det också tillägg från tredje part för att utöka QuickBooks Desktop Enterprise: s kapacitet, men kolla in freebies först.

På nackdelen tillhandahåller inte QuickBooks Desktop Enterprise en riktig exportfunktion. Du kan exportera några av listorna, som kunder och leverantörer, till CSV-format. Men för att få tillgång till den underliggande databasen behöver du ett tredjepartsverktyg. Vad QuickBooks Desktop Enterprise har är förmågan att exportera en kopia av dess data till din revisor, som kan göra journalposter och justeringar på distans i "Revisorns kopia" och slå samman dessa ändringar till dina befintliga data. Du kan dock importera Microsoft Excel-filer till systemet och ladda ner bank- och kreditkortsuppgifter från det stora antalet banker och kreditkortsföretag som stöder QuickBooks-plattformen.

Tar lager av lagerstyrning

Quickbook Enterprise-utgåvan som Intuit gav mig för att testa inkluderade nämnda avancerade rapportering, förbättrad lönelista, fältstöd och dataskyddselement, men inkluderade också Advanced Inventory. Denna modul är generisk i den meningen att Intuit avser den för de flesta typer av enheter, men delar upp den i följande alternativ som du måste välja en när du ställer in modulen: Konstruktion, ideell, detaljhandel och Tillverkning och grossist, som är den entitetstyp som jag valde.

Aktivera modulen Avancerad inventering ger funktioner en anständig mängd lagerhanteringsfunktioner, inklusive First-In First-Out (FIFO) som kostar utöver den vägda genomsnittliga kostnadskostnaden som finns i basutgåvan, streckkodning, spårning av fack och serienummer och support för flera lager. Till skillnad från system som Acumatica, är QuickBooks Advanced Inventory inte en riktig app för produktionstyp eftersom den inte innehåller funktioner som pågående arbete och spårning av lager över produktionsgolvet. Återigen är det betydligt billigare än de flesta ERP-system (Enterprise Resource Planning) som tillhandahåller dessa funktioner.

Att gå in i inventarimodulen är enkelt. Det finns en flik Inventory på den översta bandstången samt en ikon för inventeringsaktiviteter på skärmen Starta / Hem i avsnittet Företag. Båda tar dig till Inventory Center, där listan över tillgängliga artiklar och deras status visas. Inventory Center kan anpassas och du kan enkelt lägga till rapporter och andra viktiga prestandaindikatorer (KPI).

Inventory är också nära integrerat med både försäljning och inköp, som det borde vara, med inventering uppdaterad när försäljning sker eller när ny lager köps. QuickBooks-inventering tillåter inte negativ inventering, men tillhandahåller bakbeställningar och flaggor när du inte har tillräckligt med delar för att slutföra byggnader för fraktprodukter. Det vore trevligt att ha någon slags lagerprognoser, till exempel ekonomisk orderkvantitet (EOQ), men det är en funktion som vanligtvis finns i mer avancerade ERP-lager. Vad du får i QuickBooks Inventory är en Bill of Materials (BOM) -funktion där du kan bygga en samling av komponenter. Det saknas emellertid den mer granulära kittingfunktionaliteten, som till och med lägre programvarulageradministration som Cougar Mountain Denali Summit stöder.

QuickBooks är också något begränsat när det gäller kostnadsmetoder. Avsaknaden av LIFO-kostnader (Last-In First-Out) kommer inte att vara betydande för de flesta användare eftersom det sällan används idag. Men av mer oro är bristen på standard och specifik kostnadskostnad. QuickBooks förlitar sig mest på genomsnittlig kostnadskostnad som den grundläggande metoden för att kosta lager, även om Advanced Inventory jag testade lagt till FIFO, som är allmänt populärt.

Rapportering är en blandad väska. Det finns bara några få standardrapporter, men de tillgängliga är användbara. På plussidan är det enkelt att anpassa dessa rapporter, och avancerad rapportering låter dig skapa ad hoc-rapporter när du behöver dem. En trevlig finjustering här är att där lägre spelare som Cougar Mountain eller Zoho Inventory förlitar sig på en separat motor som SAP Crystal Reports eller Zoho Reports för att göra anpassad eller ad hoc-rapportering, inkluderar QuickBooks denna kapacitet i baspaketet. Dessa rapporter kan sparas för framtida användning.

Med tanke på marknaden som Intuit riktar sig till med QuickBooks Enterprise, bör funktionerna som den innehåller, inklusive avancerad rapportering, anpassade rapportformateringsfunktioner och ett stort antal användarbidragsrapporter uppfylla kraven för många användare till ett överkomligt pris. Det ger faktiskt upp en önskvärd funktion som Intuit erbjuder som inte finns i programvaran, nämligen den enorma basen av QuickBooks-användare och professionella konsulter. Om du har ett problem eller anpassningsbehov, är chansen att detta breda nätverk har en lösning för dig någonstans och troligtvis en som inte kommer att bryta banken.

Det finns dock några potentiella avbrottsavtal. Om du behöver kosta utöver vad som erbjuds, till exempel standardpriser eller specifik artikelkostnad, är du lycklig. Programvaran erbjuder inte heller butiksgolvspårning, som är ganska mycket standard i verkliga produktions- / tillverkningsinventarier. Det saknas också någon ekonomisk orderkvantitet, alltid en trevlig funktion att ha i ett lager. Om du behöver (eller vill) dessa funktioner, är chansen stor att du måste gå upp till ett riktigt ERP-system för att hitta dem. Men för många av de många QuickBooks-användare som finns ute, kommer uppgradering till Advanced Inventory och Advanced Reporting att passa räkningen ganska bra.

Bättre än ingångsnivå men inte ganska ERP

QuickBooks Enterprise är verkligen ett genomförbart alternativ för befintliga QuickBooks-användare som känner att de växer ut den version som de för närvarande använder. Det är en smärtfri övergång, med bekanta menyer och en enkel uppgraderingsväg. Men jämfört med de andra apparna jag granskade, är det mer ett litet företags redovisningssystem snarare än en sann bokföringsapp för ett mindre företag med behov av omfattande multiföretag eller multinationella funktioner. För att vara rättvis inriktar Intuit inte riktigt Enterprise Solutions på dessa användare.

Jag blev också besviken över Intuits dokumentation, som främst är hjälpfiler. I viss utsträckning består detta av en enorm och vokal användargemenskap, och det är troligt att alla frågor som inte kan besvaras med hjälp av nyckeln redan besvaras med ett online-inlägg någonstans. Om du tänker investera i QuickBooks Desktop Enterprise (eller någon annan QuickBooks-utgåva för den delen), spendera lite extra pengar och plocka upp en kopia av QuickBooks 2016, Missing Manual av Bonnie Biafore. Det är praktiskt taget en nödvändig resurs för en QuickBooks-administratör, och den kostar mindre än $ 30.

Slutligen, om du vill ha åtkomst till QuickBooks Desktop Enterprise från en mobil enhet, måste du gå till den värdiga versionen. Den interna versionen som jag granskade stödde inte fjärråtkomst från en smartphone eller surfplatta; den ger den bara en tilläggstjänst.

Allt som sagt, om du är en nuvarande QuickBooks-kund som bara behöver lägga till fler användare, kommer du att upptäcka att QuickBooks Desktop Enterprise är en smärtfri uppgradering med minimala krav på omskolning. Men se till att redovisning och generisk lagerhantering är allt du vill ha. Om du tror att ERP en dag kan vara i ditt företags framtid, vill du ha en plattform som kan växa till ett sådant system utan att kräva en gaffeltruck migration, och Intuit byggde inte QuickBooks Desktop Enterprise med den tillväxtvägen i åtanke.