Sap business en professionell recension och betyg

SAP SE är en värdlig tysk programvaruproducent som främst serverar Global 1000-företag och som specialiserat sig på banbrytande databaser, ERP (Enterprise Resource Planning) och ekonomisk programvara, inklusive huvudbokbokföring. SAP ERP (tidigare SAP R3) är en av de mest implementerade ERP-applikationerna på den globala marknaden och håller sig vid en traditionell implementeringsväg som vanligtvis kräver omfattande anpassning, fleråriga implementeringsvägar och hundratusentals dollar i konsultavgifter.

Som sagt, för denna recension tittar vi på SAP Business One (som börjar på $ 82 per användare per månad för den värdade Professional-utgåvan); det representerar företagets små och medelstora företag (SME) -erbjudande. Vi testar det ur både den allmänna ekonomiska redovisningen och ERP-perspektiv. Den version jag testade var SAP Business One för SAP: s egen HANA-databas och analysmotor; Business One är dock också tillgängligt i en Microsoft SQL Server-version (om du är mer bekväm med det). Men endast Business One för HANA erbjuder multikursfunktion medan Microsoft SQL Server-versionen är utformad för användning enbart i USA.

De flesta små och medelstora redovisnings- och ERP-system tar fortfarande ett modulärt tillvägagångssätt, så att du kan sammanföra ekonomisk redovisning, kundrelationshantering, personalhantering (HR) och komplex lagerhantering. SAP Business One Professional (som också finns tillgängligt för 3, 145 $ för en lokalt Professional-licens) har en solid redovisningskärna, men integrerar funktionalitet i alla dessa andra områden sömlöst över flera moduler (vilket innebär att du kanske köper mycket mer än du tänker faktiskt använda), som till exempel dess fördelningsadministrationsmodul (BA) som beskrivs senare i granskningen.

Enbart denna egenskap höjer Business Ons komplexitetsmätare men programvarans fokus på att stödja komplicerade och mycket anpassningsbara affärs- och verksamhetskrav gör det ännu mer komplicerat. Om ditt företag kan dra nytta av denna nivå av anpassningsbarhet och inte bryr dig om en tung inlärnings- och implementeringskurva i förväg, är SAP Business One mycket värt ansträngningen. Företag som letar efter något som är lite mer enkelt och designat för molnet kommer att ha det bättre med Editors 'Choice-vinnare Intacct (på den ekonomiska redovisningssidan) och NetSuite OneWorld (för ERP-system överallt).

Tänk inte på det som en instrumentbräda

Jag testade Business One med hjälp av en Remote Desktop Connection (RDP) till en SAP-server som kör HANA-versionen. Medan detta testkonto upprätthölls på SAP: s egna servrar, är det viktigt att notera att jag arbetade med den lokala versionen av programvaran, installerad på virtuella servrar och värd i molnet. SAP Business One Cloud-versionen är ett annorlunda djur, en utformad specifikt för endast molnbaserad tillgång som kör ett servicelager som hanteras helt av SAP.

Det är troligtvis en anledning till att jag hade problem med att komma åt min testinstans med webbläsaren. SAP hävdar att det också är tillgängligt med Firefox webbläsare, som för närvarande (och förvånansvärt) är den enda webbläsare som stöds. Det fungerade aldrig för mig, men SAP försäkrar mig att de arbetar med det. Oavsett hur du kommer åt systemet är den första skärmen du ser SAPs "Cockpit" instrumentbräda. Cockpiten är mycket anpassningsbar, visar relevant information på användarnivå och fungerar som en användbar portal för att navigera i systemet som helhet.

Det här navigationssystemet består av tre delar - en bandstång högst upp på cockpiten, en vertikal menysidfält på vänster sida av skärmen och widgets som visas på instrumentpanelen. Den övre bandstången är ett enkelt sätt att analysera poster. Om du till exempel befinner dig i filen Inköpsorder finns det pilar i verktygsfältet för att gå framåt och bakåt.

Den vänstra sidofältmenyn kan ta dig till valfri transaktion, datainmatningsskärm eller rapport i systemet. Det är uppdelat i funktionella områden som administration, ekonomi, försäljning, inköp, möjligheter (i huvudsak CRM) och andra inklusive ett avsnitt som är märkt Rapporter. Lager och löner finns också på huvudmenyn. Om du klickar på en rubrik öppnas underhöjder. Du kan ange eller visa transaktioner eller generera rapporter inklusive grundläggande finansiella rapporter. SAP Business One tillhandahåller tre av de fyra grundläggande finansiella rapporterna. En separat uttalande om förändringar i behållna intäkter är inte en av rapporterna, men det är lätt att generera i Microsoft Excel om du faktiskt behöver det.

Cockpiten tillhandahåller också ännu ett sätt att ange, komma åt och rapportera data. Widgets på skärmen är rörliga, vilket innebär att du kan lägga till och ta bort dem beroende på individuella användares behov, och det finns en betydande mängd förbyggda widgets tillgängliga. Du kan också redigera befintliga widgetar eller skapa din egen med information som du behöver för din specifika position. Att sväva på en datapunkt i en widget visar en liten skärm med mer detaljerad information om datapunkten. Detta definieras i widgeten, och som de flesta aspekter av systemet är redigerbara och anpassningsbara. Sammantaget är denna widget-stil för datarepresentation typisk för större redovisnings- och ERP-applikationer, och du hittar den i mycket av konkurrensen, inklusive till och med molncentriska appar som Intacct eller NetSuite OneWorld. Du kan skapa nya widgetar med Pervasive Analytics-valet i sidofältmenyn.

Två av widgets är särskilt anmärkningsvärda. Widgeten Common Function är en tabell över genvägar till operationer du utför oftast. Jag tyckte det var ett bekvämt sätt att ställa in en anpassad uppsättning genvägar för en viss person, även om det också skulle vara tillämpligt på avdelningsnivå. En annan värdefull widget är Workbench. Arbetsbänken består av alla dokument och rapporter som rör ett specifikt arbetsflöde. I testföretaget som jag skapade för testning inställdes den här widgeten för försäljningsprocessen och var i huvudsak ett flödesschema genom hela processen, från att generera en uppskattning via kundfordringssystemet. Det finns en liten pil nedåt bredvid ikonen för en delprocess och genom att klicka på den visas rapporterna för den delen av arbetsflödet. Fyra arbetsbänkar tillhandahålls - försäljning, inköp, lager och ekonomi.

Det finns två andra navigationshjälpmedel som jag använde ofta under testningen. När ett kartfönster är öppet, högerklickar eller dubbelklickar du på radnumret visas alla detaljer i radtransaktionen. Det finns ofta betydligt mer datadetaljer än den som visas i det öppna fönstret. En del av radposterna kommer också att ha en orange pil som pekar på en eller flera av objekten som visas i raden. Detta indikerar att du kan borta ner i den datadelen. I en rapport som visar ett inventeringsobjekt, till exempel, klickar du på den orange pilen beskrivningen, platsen och kostnaden för objektet samt antalet i lager eller om objektet är i ordning.

Oavsett din organisationsstruktur är kontonummeringssystemet tillräckligt flexibelt för att hantera det. SAP Business One tillhandahåller fyra standardkontosegment (det totala kontot, divisionen, regionen och avdelningen) och du kan definiera upp till 10 segment för att ge mer kontoupplysning.

För min bokföringstest för huvudbok tittade jag främst på avsnittet Huvudbok i det övergripande systemet, men SAP Business One Professional har lika kraftfulla leverantörsskulder, lön, anläggningstillgångar och lager. I synnerhet var inventering där bokföringssystem för inträdesnivå ofta saknar. Business One: s inventeringssystem ger möjlighet att använda olika kostnadsmetoder på olika typer av lagerartiklar och tillhandahåller kiting och BOM (bill of material) också.

Flerfunktionsfunktioner i HANA-versionen av applikationen är robusta och du kan hålla valutavdelningar i andra geografiska områden och konvertera till amerikansk valuta vid periodens slut. Business One gör endast denna realtidskonvertering vid en periodstängning, men kan simulera en tillnärmning av konverteringen för halvperiodrapporter. Beroende på dina behov kan oförmågan till verklig realtidsvalutakonvertering när som helst dag eller tid utgöra ett problem, men för de flesta användare är konverteringen vid slutet av perioden med värderingsdag för stängning tillräcklig.

Redo?

Det finns både goda och dåliga nyheter för mobilanvändare. De dåliga nyheterna: vid detta skrivande stöder den webbaserade versionen av SAP Business One Professional endast en enda webbläsare - Mozilla Firefox. Den goda nyheten är att Firefox är tillgängligt för operativsystemen iOS, Android, Windows och Mac. SAP stärker dock fortfarande denna åtkomstmöjlighet. I min testning kunde jag inte komma åt SAP Business One-systemet med Firefox, inte ens från min PC.

SAP är medveten om dessa problem, har resurser att ta med sig och känner till värdet på mobilåtkomst och BYOD (ta med din egen enhet), så jag tvivlar lite på att mobilåtkomst kommer att vara igång på kort tid. Jag skulle dock råda om denna funktion är viktig för ditt företag, se till att återförsäljaren du arbetar med kan visa fungerande Firefox-åtkomst på dina enheter.

Fördelar administration

I vår djupare titt på SAP Business One: s andra, valfria moduler och funktioner, började vi med redovisning och flyttade sedan ner alfabetet till fördelaradministration. Som med alla andra tilläggsmoduler som ditt företag kan integrera i SAP-plattformen, är Benefits Management-modulen mycket konfigurerbar för komplexa och granulära fördelarplaner och paket i olika företag. En delkomponent av mySAP HR-modulen, BA-modulen är integrerad med SAP: s lönemodul och förlitar sig på ett flexibelt ramverk och automatiserade arbetsflöden för att effektivisera HR-administrationen.

Modulen är uppdelad i några viktiga komponenter. För fördelaradministratörer erbjuder SAP en uppsättning verktyg som inkluderar en registreringsguide för att konfigurera anpassade planer och fördelar över medicinsk, tandvård och visionstäckning. Det innehåller också ett behörighetscheckverktyg och integreras med stora planleverantörer för att få in täckningsdetaljer. Liksom med BA-programvara som BambooHR och Namly, innehåller modulen också funktioner för rapportering av fördelar för att sammanställa och sammanfatta fördelningsdata över anställda och planer, tillsammans med möjligheten att skapa anpassade fördelarrapporter.

På medarbetarsidan har BA-modulen en anställds självbetjäningsportal där användare kan se sin förmånsplan och täckning och göra ändringar i deras val av förmåner. Modulen går inte för djupt in i premiumförmåner och förmåner, men den täcker grundläggande hälsoplaner, försäkringsplaner, flexibla utgiftskonton (FSAs) och besparingsplaner som 401k.

Användarupplevelsen (UX) överensstämmer med SAP: s designprinciper, vilket innebär att den har en barebones-design i gamla skolor som liknar Fairsail HRMS. Det erbjuder djup granulär anpassning med hjälp av SAP: s egenutvecklade schema och infotypparametrar. Totalt sett är modulen ett värdefullt tillägg till en organisations allt-i-ett ERP-kapacitet, även om dess fristående BA-värde och exekvering är långt ifrån funktionerna, funktionaliteten och den intuitiva UX för Editors 'Choice Zenefits.

Ett bra förhållande är viktigt

CRM är en nyckelkomponent i alla moderna företagsförsäljningsorganisationer - så mycket att SAP beslutade att inte märka sina CRM-funktioner "CRM" utan istället märka dem "Säljmöjligheter." Kunder (och potentiella kunder) ställs in i avsnittet Försäljningsorder i systemet, importeras från Microsoft Outlook eller skrivs in via en skärm för försäljningsmöjlighet. På skärmen Försäljningsmöjlighet kan du importera en befintlig kund eller lead genom att klicka i fältet "Business Partners Code", som sedan visar en lista över affärspartners. Andra fält i den här posten låter dig ange möjligheten (det vill säga vilka artiklar eller tjänster du vill pitcha), förväntat stängningsdatum och stadiet i den försäljningsprocessen.

Försäljningsstadier är tagna från en tabell som du skapar som stadierar försäljningsprocessen från ledning genom möten och offert eller andra milstolpar, och (förhoppningsvis) slutligen slutar med en beställning. Du anger också en uppskattad slutprocent i varje steg. Du behöver inte gå igenom varje steg med varje bly, men slutprocenten används för att förutsäga sannolikheten för att faktiskt få en order. Hur användbart detta är beror till stor del på dina egna uppskattningsmetriker men Business One: s strategi är verkligen intressant.

SAP Business One "To Go" -dokumentation, som är en grundläggande användarhandbok, beskriver denna process (och andra) i detalj och är ett måste-läsningsdokument för alla företag som överväger programvaran. Som med alla CRM-applikationer har SAP Business One förmågan att skapa och hantera kampanjer, främst via sin kampanjhanteringsguide, som jag tyckte lätt att använda. Som en del av försäljningsprocessen ingår också förmågan att skapa och underhålla serviceavtal, kundutrustningskort och skapa serviceanrop.

Stark inventeringshantering

SAP Business One Professional är uppenbarligen bra på att hantera en mängd olika säljorganisationer, men det är också bra på att hantera lätta produktions- och lagringsenheter - även om dess förmågor faller lite under dem som är specialiserade i denna vertikala, till exempel Epicor.

SAP Business One Professionals lager är särskilt väl lämpade för små och medelstora företag. Men det har vissa funktioner som behövs i en produktionslagerkedja, men den ger inte tillräckligt för att stödja en verklig butiksgolvdrift. Fortfarande, även inom Inventory-modulen, har SAP Business One Professional-systemet omfattande analys- och förutsägelsefunktioner.

MRP-modulen (Materials Resource Planning), som saknas i flera entry-level-system, som till exempel Cougar Mountain Denali Summit, gör att du kan utföra en hel del analys och prognos, och dessa funktioner förstärks sedan ytterligare i Intelligent Forecast-funktionen. Denna funktion använder antingen "Triple Exponential Smoothing" eller "Linear Regression with Damped Trend and Seasonal Adjust" för att producera exakta prognoser för dina framtida försäljnings- och lagerbehov, med appen som väljer den mest lämpliga metoden med tanke på mängden och typen av data du anger. Det här prognosresultatet kan användas som inmatning till MRP-guiden som leder dig genom processen att ange parametrarna som krävs för att generera en prognos för beställningar och den inventering som behövs för att uppfylla dem (dvs. inköpsorder). Eller, om du använder den med produktionsmodulerna, på produktionsorder som krävs för att producera den inventering som sedan uppfyller försäljningskraven. Du kan ställa in minimi- och maximala lagernivåer och utföra Ekonomisk orderkvantitetsanalys (EOQ) för att upprätthålla den optimala lagernivån för att möta prognostiserad försäljning, samtidigt som de totala kostnaderna och sannolikheten för ett out-of-stock-skick minimeras

För att kosta ditt lager erbjuder SAP Business One Professional funktionalitet för alla fyra stora kostnadsmetoder, inklusive First-In First-Out (FIFO), Moving Average, Stand Cost och Serial / Batch costing. Metoden Serial / Batch-kalkylering gör det möjligt för dig att tilldela en kostnad till enskilda artiklar i lager, vilket i huvudsak är specifik produktkostnad. Det du inte hittar är stöd för metoden Last-In First-Out (LIFO), men det här sättet att göra saker har fallit ur fördel så det är osannolikt att nyare, mindre operationer skulle behöva det.

Inventariefunktionerna i SAP Business One Professional är orienterade runt lagret. Du kan ange ett lager som ett drop-ship-lager, som ett lager-lager eller som helt enkelt ett "warehouse". När du väl har angett ett lagerlager måste varje objekt tilldelas en papperskorg, även om du kan ha en "allmän" fack som kan innehålla flera olika objekt. När ett lager har satts upp med fack, måste varje transaktion (mottagning, leverans, överföringar, produktionsorder eller inköp) ha ett facknummer relaterat till det. Facknummer kan streckkodas och systemet kan underhålla Bill of Materials (BoMs), kitting och plocklistor med hjälp av dessa bin-tilldelningar. BoM skapas och underhålls i produktionsmodulen, även om inventering, försäljning, inköp, MRP och produktion är alla tätt integrerade och dessa funktioner flyter mellan modulerna beroende på den specifika artikeln och transaktionen som en användare har åtkomst till.

SAP Business One Professional tillhandahåller inte ett stort antal konserverade rapporter, även om det innehåller de rapporter du troligtvis använder ofta. Och du kan ange vilka inventeringsrelaterade nyckelfunktionsindikatorer (KPI: er) som du vill visa på inventeringslandningssidan, vilket också är användbart. Om du behöver anpassad rapportering, kom ihåg att rapporteringsmotorn för de flesta SAP-produkter, inklusive Business One Professional, är Crystal Reports, som faktiskt är en SAP-produkt. Även om detta är ett bra rapporteringsverktyg är det inte särskilt lätt att använda. Så att ha någon internt eller en konsult som är känd i den här rapporteringsappen är förmodligen en bra idé.

Sammantaget, som med de andra komponenterna i SAP Business One Professional, tyckte jag att Inventory-modulen var lite svår att använda ibland. Vissa av dataskärmarna kan vara stöta och ointuitiva, och det är inte alltid tydligt vad man ska ange i ett fält eller var man hittar önskad information. Att kompensera detta är dock ett mycket omfattande hjälpsystem och utmärkt dokumentation för dem som är villiga att anstränga sig.

Ovanför och bortom

SAP Business One tillhandahåller ett omfattande och sofistikerat finansiellt system som också enkelt sträcker sig för att lägga till funktionerna i ett riktigt ERP-system, inklusive moduler för produktion, HR, CRM och MRP. Det finns till och med förmågan att spåra projekt och utföra förutsägbar affärsanalys med hjälp av avancerade funktioner i SAP HANA-databasen.

Nackdelen med all denna kapacitet är att det övergripande systemet är ganska komplicerat. Att komma till en viss funktion är enkelt. Det finns vanligtvis flera sätt att komma till en viss transaktion eller rapport, och flera lager av neddragning, vilket innebär att du kan bli så kornig som de flesta användare vill ha eller behöver. Jämförelsetabellen visar cirka 150 tillgängliga standardrapporter, även om denna siffra är lite vilseledande. Som med alla tillgängliga rapportalternativ kan du i stort sett få alla typer av rapporter du vill ha eller behöver.

Men i många fall som har alla tillgängliga rapportalternativ på flera nivåer kan det göra att skapa en icke-standardrapport en betydande uppgift. Lyckligtvis är det mycket enkelt att exportera en rapport till Microsoft Excel och manipulera den där. Crystal Reports är också tillgängligt, och om du har någon i din verksamhet med erfarenhet av den här applikationen kan det vara lättare att generera några av dina rapporter med det. Den underliggande databasen för både Microsoft SQL Server och HANA är tillgänglig via systemets Studio Manager, som låter dig skapa komplexa frågor samt generera formulärskärmar och skapa widgetar.

Poängen

En överflod av rikedomar är inte ovanligt i små och medelstora företag och SAP Business One lider av denna "sjukdom", liksom många av de andra små och medelstora företagens ERP-system som ingår i denna roundup. Och med dem alla är lösningen att gå in i implementeringen med en tydlig uppfattning om vilka roller din personal och återförsäljare / partner kommer att spela när du installerar och konfigurerar systemet.

Slutligen är en av de viktigaste faktorerna för att flytta till ett system som SAP Business One att inse att det inte går snabbt att komma igång och fungera smidigt. Med mindre bokföringsappar som QuickBooks och många av de nyare mellanstora, molnbaserade bokföringssystemen, kan du installera systemet själv eller med hjälp av din revisor på några dagar och utbilda någon att använda det på en bara dag eller två. Förvänta dig inte att det ska vara fallet med SAP Business One eller någon av de andra mellanslagsapparna som testats i denna roundup, särskilt om de är byggda kring mer traditionella ERP-stilramar, som Open Systems Traverse.

Realistiskt bör du planera att implementering, konfiguration och testning tar flera veckor. Du bör också få en tydlig offert från din SAP-partner eller VAR för hur mycket dessa tjänster kommer att lägga till systemets totala kostnad. För att få en uppfattning om vad som är involverat i att använda och modifiera applikationen, vänd dig till YouTube. Det finns dussintals demonstrationer och självstudier, som borde ge dig en anständig uppfattning om vad du kan förvänta dig.

SAP Business One är ett robust system, och med rätt återförsäljare / partner kommer att vara ett utmärkt val för många små och medelstora företag. Kom dock ihåg att ditt företag kommer att behöva både redovisning och IT-expertis för att verkligen göra produktiv användning av systemet.