Bli organiserad: 3 tips för en bättre gmail-inkorg

Överbelastning via e-post kan lösa din produktivitet. När du har ett oläst meddelandesmärke som räknas i hundratals eller tusentals upphör meddelandesystemet att gälla. När standardverktygen inte fungerar för dig och det är dags att överväga att göra några ändringar. Om du är en Gmail-användare finns det tre mycket enkla knep som du kan använda för att filtrera meddelanden och återfå kontrollen över din inkorg. De har funnits så länge att knappt någon pratar om dem längre, men de är starka som alltid för att hjälpa dig att rensa din inkorg.

1. Lägg till prickar i din e-postadress

Med Gmail påverkar det inte att lägga till perioder eller punkter i någons e-postadress. Till exempel, om du har adressen och vissa skickar ett meddelande till eller till och med, kommer det att nå alla på samma sätt.

Om din inkorg är rörig kan du använda detta till din fördel.

Till exempel kan du be dina vänner och familj att skicka e-post till 'johnsmith' -adressen, men berätta för företagens bekanta att du är 'john.smith.' På så sätt kan du skapa ett filter i Gmail för att separera de två typerna av meddelanden automatiskt när de kommer.

Du behöver inte göra någonting för att börja använda de nya adresserna, men du måste ställa in filter om du vill att meddelanden skickas till en av dina alias för att hoppa över inkorgen och gå direkt till en annan mapp.

Ställ in ett filter med följande steg:

1. Gå till inställningarna från kugghjulsikonen uppe till höger.
2. Välj filter och blockerade adresser.
3. Välj Skapa ett nytt filter (det är längst ner).
4. I fältet Till anger du Gmail-adressen med perioderna.
5. Välj Skapa filter.
6. På nästa skärm väljer du vart de inkommande meddelandena ska gå. Om du vill att inkommande meddelanden för den adressen ska gå direkt in i en angiven mapp väljer du två alternativ: a) Hoppa över inkorgen och b) Använd etiketten (välj sedan den etikett du vill eller skapa en ny). Du måste tillämpa båda filtren annars kommer den nya posten fortfarande att hamna i din inkorg.
7. Tryck på Skapa filter för att spara dina ändringar.
8. Slutligen, om du redan har fått meddelanden till det här aliaset, kanske du vill lägga till alternativet "Använd även filter på X- matchande konversationer." Om du gör det sopar du all relevant post till den nya mappen direkt.

Nästa tips liknar den här. Det är en annan variation att göra e-postalias. Den här med prickarna är dock subtil. Det är bra att använda med människor eftersom de inte kan berätta att du kommer att filtrera meddelanden från dem. Nästa variation på att skapa alias är bättre att göra med robotar och automatiserade processer.

2. Filtrera automatiska meddelanden med plusteckenalias

Det andra tricket är nästan samma som det första, men här använder du ett plustecken och ord före @ -symbolen för att göra alias, snarare än perioder. Om din adress är kommer alla dessa alias att fungera utan att du behöver ställa in något speciellt i dina inställningar:

Detta är ett bra trick att använda när du registrerar dig för ett nytt webbkonto eller app. Om du gör ett konto på, säg, JCrews webbplats, kan du använda adressen som ditt inloggningsnamn. Du gynnas på två sätt. Först kan du automatiskt filtrera alla dina e-postmeddelanden från JCrew till en separat mapp. För det andra, om din e-postadress någonsin läcker eller säljs, kan du berätta vem källan var.

När du börjar använda dina nya '+ word' e-postadresser måste du skapa filter med hjälp av stegen ovan.

3. Anpassa din inkorg med ett klick

Det sista tipset är att anpassa vad som går in i din inkorg med ett klick. Om du inte kommer att skapa en hel massa mappar och filter är detta tipset värt att använda.

Håll muspekaren över ordet Inkorgen till vänster om ditt Gmail-konto. Klicka på den nedåtriktade triangeln för att öppna menyn. Du ser några alternativ för hur du anpassar din inkorg:

• Standard
• Viktigt först
• Oläst först
• Medverkade först
• Prioriterad inkorg (som kombinerar aspekter av viktiga, olästa och stjärnmärkta för att försöka lägga de mest meningsfulla meddelandena framför dina ögon först).

När du tillämpar ett av alternativen (annat än standard) reserverar Gmail toppen av inkorgen för den meddelandetyp du valde. Det ger dig också en växling så att du kan kollapsa och utöka meddelandena i de olika avsnitten.

• 11 tips för att hantera e-post mer effektivt 11 tips för att hantera e-post mer effektivt
• Hur man dödar e-post med rätt projektledningsprogram Hur man dödar e-post med rätt projektledningsprogramvara
• Säkerhetskopiera ditt e-postkonto och få tillgång till det offline Hur du säkerhetskopierar ditt e-postkonto och få åtkomst till det offline

Gör vad som fungerar för dig

Dessa Gmail-funktioner är särskilt användbara för personer som vill hantera sina inkorgar bättre utan att skapa nya e-postadresser. Det är helt acceptabelt att bara skapa fler e-postadresser och använda dem för olika ändamål också. Det är viktigare att göra det som fungerar för dig än att följa ett föreskrivet "rätt sätt". Så länge du väljer en metod som du kan följa med kommer det att hjälpa dig att upprätthålla förnuftet med din inkorg.

Du kan naturligtvis bestämma att Gmail inte är för dig. I så fall bör du läsa vår grundläggare om hur du lämnar Gmail och kommer igång med en ny leverantör.