6 sätt modern tryckteknik kan hjälpa ditt företag

Presenterat av Epson - Om du har flyttat ner din skrivare till back-burner-status, kanske du vill gå tillbaka för en ny look. Tack vare hanterad utskrift och grön utskrift företag kommer att kunna ändra hur dina anställda närmar sig utskrift och hur du betalar för det. Här är sex specifika exempel för att komma igång.

Hanterad utskrift

Kommer du ihåg förra gången du var tvungen att fylla tonerkassetten i din laserskrivare på kontoret? Och sedan sista gången du såg ännu en räkning för samma tonern och undrade var det gick? Det är bara ett exempel på vad en hanterad utskriftstjänst kan göra för dig. Om du aldrig har hört ordet, tänk på det som bara en annan utveckling av Software-as-a-Service (SaaS) förutom att detta är Printing-as-a-Service (PaaS). Funktionerna kommer att variera men registrera dig för en sådan tjänst och du kan välja den skrivare som passar din miljö, betala en prenumerationsavgift och börja skriva ut. Allt du behöver leverera är papperet. Prenumerationstjänsten kommer att ta hand om tonerntillförsel, skrivarproblem och alla andra huvudvärk. Dessutom kommer de flesta tjänster också att leverera dessa tre ytterligare fördelar:

• Utskriftsbedömning: De flesta organisationer har ingen aning om vad deras tryckprocess egentligen är - vem skriver ut, vad de skriver ut och hur mycket de skriver ut. Det beror på att de flesta kontor inte bara består av två eller tre standardkontorsskrivare per våning, utan också otaliga "skuggskrivare" i form av personliga utskriftsenheter som användare har installerat på sina skrivbord (antingen själva eller för att stödja vissa lite känd affärsprocess). Det kan allvarligt öka inte bara tonerkostnaderna utan också pappers-, hårdvaru- och IT-timmarsavgifter. När du väljer en hanterad utskriftstjänst, leta efter en som skickar en specialist på plats för att granska antalet skrivare du har installerat och studera hur de används. Vänd sedan den kunskapen till en rekommendation om rätt antal och typ av skrivare som din organisation verkligen behöver.
• Granulerad hantering: Hanterade utskriftstjänster bör vara tunga på hanteringen. Leta efter tjänster som inte bara hanterar anslutning och skrivarhälsa utan som också spårar kostnader och användning. Vissa kan tillhandahålla information ner till den individuella användarnivån. Detta ger dig inte bara detaljerad information om vem som skriver ut mest, varför och hur mycket det kostar, utan det låter dig använda den informationen (tillsammans med vad du lärde dig under din utskriftsbedömning) för att ständigt anpassa och optimera din utskriftsprocess, utan att någonsin betala mer än ditt prenumeration.
• Kostnadskontroll med förenklad utskrift: Den mest uppenbara fördelen med att anställa en hanterad utskriftstjänst är att njuta av ett förenklat liv. Alla de små huvudvärken som skickade dig skurrande till leveransskåpet eller ringa IT hanteras nu av tjänsteleverantören. Leverantören utnyttjar vanligtvis avancerad och egenutvecklad hanteringsprogramvara som ger dem den typen av kontroll samtidigt som de bibehåller en närvaro utanför webbplatsen genom att utnyttja molnet. Men samma teknik har ofta ytterligare fördelar, och det mest anmärkningsvärda i detta fall är att dina användare sannolikt kommer att ha möjlighet att skriva ut till alla skrivare i ditt prenumeration oavsett var de är över internet. För även en medelstor personal av försäljningsvägkrigare sparar det inte bara pengar genom faxning, utan det ger ytterligare flexibilitet för att få dokument till exakt den person de behöver nå, snabbare och pålitligare.
• Förstärkt säkerhet: Implementering av hanterad utskrift innebär också att öka säkerheten, vilket är avgörande när du pratar om ansluten utskrift. Hanterad utskrift kan hjälpa till med autentisering och identitetshantering samt mer praktiska säkerhetsfunktioner, till exempel PIN-koder eller IP-filtrering.

Hållbart tryck

Hållbar utskrift låter som ett marknadsföringssymbol som ger lite konkret nytta för ditt företag. Men i praktiken hjälper det inte bara miljön, utan det kan också spara betydande kontanter. En "grön" utskriftslösning som skulle hjälpa de flesta företag men som inte direkt tänker på när du funderar på miljövänliga anläggningar är en multifunktions- eller allt-i-ett-skrivare. Genom att flytta till en sådan enhet sparar du inte bara på el (en enhet mot minst två och ofta tre), utan du sparar också på utrymme och användning av förbrukningsartiklar. Dessutom, om du flyttar till en sådan enhet via en hanterad utskriftstjänst (som de som beskrivs ovan), får du inte bara den senaste trycktekniken utan också den senaste gröntekniken. När det gäller skrivare går det upp i två allmänna kategorier av möjliga fördelar:

Toner- och kassettminskning: De flesta av de stora tillverkare av stora namn har utvecklat nya tryckmotorer under de senaste åren som syftar till att minska användningen av toner och bläck samt att minska eller till och med eliminera antalet använda bläckpatroner som avslutas i deponier. Canon och Epson har båda patroner utan miljömedvetna skrivarlinjer, medan Brother, HP och Xerox alla har program för återvinning av patroner som kan hjälpa dig att enkelt bortskaffa begagnade patroner för mindre miljöpåverkan.

Utnyttja smartare programvara: Detta är faktiskt en sidofördel av en molnoptimerad utskriftsstrategi. De flesta hanterade utskriftsleverantörer kommer att tillhandahålla sådana lösningar men du kan också konfigurera dem själv om du har några IT-chops. Det handlar helt enkelt om att kartlägga affärsprocesserna som involverar skrivare till så mycket mjukvara som möjligt snarare än till papper. Till exempel, behöver du verkligen skriva ut den inköpsorder för redovisning? Eller skulle det vara lika effektivt, om inte ens mer effektivt, pålitligt och säkert, att skrivaren helt enkelt genererar en fil som dyker upp i en molnlagringsmapp som bokföring har tillgång till? De kan sedan helt enkelt öppna det i vilken programvara de använder och driva affärsprocessen därifrån. Den här typen av förändringar kan inkludera inte bara molnlagring utan även andra applikationer, inklusive dokumenthantering, CRM (customer relations management), enterprise resource planning (ERP) och till och med e-post eller samarbetsprogramvara online, för att bara nämna några. Det kan helt eliminera åldrande tekniker, särskilt faxning och kopiering, och låter dig lägga till ett lager av omedelbar organisation och datasäkerhet som papper helt enkelt inte kan tillhandahålla. Det kan också enkelt och säkert inkludera mobila enheter och fjärrarbetare, vilket är något som vanligtvis är mycket svårt att göra med äldre enheter.

Utskrifter är kanske inte den IT-tekniken vi hör mest om men det betyder inte att kategorin har slutat att förnya sig. Om du fortfarande använder behemoth kontorsskrivare som avdunstar toner och tuggar genom trädskogar, är det dags att titta närmare på vad som finns tillgängligt idag. Sätt dig ner med de människor i din organisation som använder dina skrivare mest och kartlägg noggrant varför och hur dessa enheter används. Match sedan det som skrivartillverkarna erbjuder idag i samband med molntjänster och SaaS-baserade affärsappar. Du kan bli chockad över hur mycket mer effektivt ditt företag kan driva och samtidigt spara dig betydande pengar.