Granskning och bedömning av redovisningssite

AccountingSuite är nytt för våra årliga granskningar av småföretag, men det har funnits sedan 2012. Fallande någonstans mellan den inledande redovisningsprogramvaran som vi vanligtvis granskar och mellanordnar applikationer, som NetSuite och Intaact, är AccountingSuite det mest funktionsrika småföretaget redovisningswebbplats som vi har testat. Dess lagerföljningsverktyg är de mest robusta vi har sett i denna prisklass, och tjänsten är ganska kompetent vid spårningstid och projekt. Användarupplevelsen kan dock använda lite arbete.

Med tanke på allt som den gör, tillsammans med sina generösa supportalternativ, är AccountingSuite ett utmärkt val för småföretag som behöver gå utöver QuickBooks och är villiga att lära sig hur man installerar den och anpassar tjänsten för individuell användning. Företaget kan också hjälpa till med detta.

Planer och prissättning

AccountingSuite erbjuder fyra servicenivåer. Startup ($ 19 per månad) innehåller grundläggande redovisningsalternativ, projekt- och tidsspårningsverktyg och rapporter för en användare. Business ($ 25 per månad) lägger till försäljning, köp och moms för två användare. För $ 55 per månad inkluderar den femanvändande Professional-versionen också omfattande lagerhantering. Professional med e-handelsplan kostar $ 129 per månad för 10 användare. Alla versioner har obegränsade CPA- och bokhållarsäten.

Som jämförelse börjar QuickBooks Online på $ 20 per månad för sin Simple Start-plan. Nästa nivå är Essentials, som lägger till fakturerings-, fleranvändar- och tidsspårningsfunktioner för $ 35 per månad. Plusplanen ($ 60 per månad) erbjuder fullständig projekt- och inventeringsspårning. Sage Business Cloud Accounting börjar på $ 25 per månad. ZipBooks Starter-plan är gratis och erbjuder obegränsad kontakter och fakturering, en bankmatning och inkomst- och kostnadshantering. Wave är också gratis att använda, även om det tar ut transaktionsavgifter.

AccountingSuite erbjuder inte hundratals tillägg som Xero och QuickBooks Online gör; den var utformad för att inkludera avancerade funktioner utan behov av tillägg. Det integreras emellertid med branschledare inom områden som lönelön (ADP och SurePayroll), moms (Avalara), CRM (Zoho) och onlinebetalningar (Stripe och Dwolla).

Allvarlig installation

Med tanke på dess djup, bredd och anpassningsbarhet är AccountingSuite inte den typ av webbplats som du hoppar in och skapar fakturor på fem minuter (även om du kunde). Om du vill ha den bästa, mest individualiserade upplevelsen som möjligt, bör du verkligen avsätta en allvarlig tid för att komma igång med webbplatsen.

Företaget erbjuder flera sätt att vägleda dig genom installationsprocessen. Det finns en sökbar användarhandbok samt AccountingSuite Academy. Du kan kontakta supportexperter via chatt, e-post och telefon. Och det finns en länk på Workflow-startsidan till ett testföretag; du kan ladda detta och öva på att använda webbplatsens funktioner innan du börjar ange din egen live-data.

Det finns också en webbläsarutvidgning tillgänglig via WalkMe-tjänsten som hjälper dig genom både tidiga och mer avancerade steg; den lägger till en "Visa mig hur!" fliken till navigeringsverktygsfältet. Jag upplevde blandade resultat med detta verktyg; Ibland slutförde det inte en specifik process. Det finns ingen länk till hjälp på arbetsskärmarna, och egentligen ingen sammanhangskänslig vägledning alls.

En av de första platserna du bör stoppa är menyn Inställningar (tillgänglig från flera sidor på hela webbplatsen). Här kan du ange preferenser för dussintals alternativ på hela webbplatsen, till exempel valuta, moms, standardkonton, måttenheter, platser och lagermontering. Vissa funktioner stängs av när du först använder AccountingSuite, så det är mycket viktigt att du besöker varje avsnitt av Inställningar. Tjänsten erbjuder också specialiserad vägledning om du uppgraderar från QuickBooks.

Förenkla komplexiteten

AccountingSuite måste packa mycket innehåll på sina skärmar, och det gör det framgångsrikt. Ändå kan det vara ett fruktansvärt trångt användargränssnitt. Ett hemsidealternativ liknar hemsidorna för många småföretagens redovisningsapplikationer genom åren. Denna arbetsflödesvy är indelad i sex avsnitt: Försäljning, redovisning / bank, köp, inventering, projekt / tidspårning och support. Varje område visar färgglada knappar som representerar specifika uppgifter eller verktyg som finns där. Till exempel har försäljning fyra: Försäljningsnoteringar, försäljningsorder, fakturor och leveranser. Klicka på en för att gå till dessa arbetsskärmar.

Direkt till vänster om detta finns en vertikal navigationsfönster som håller sig oavsett var du åker på webbplatsen och fungerar som din primära guide för att komma runt. Det är uppdelat i snabbmeny, försäljning, inköp, lager, bank, bokföring, projekt / tid, rapporter och listor. Låt oss säga att du väljer Försäljning. Tre listor med textlänkar visas. Den ena innehåller länkar till listor över relaterade formulär och andra verktyg (försäljningsfakturor, kassakvitton, kontoutdrag, prislistor). Den andra tar dig till de faktiska skärmen för formskapande. Och den tredje visar en lista över rapporter för det avsnittet.

När du fortsätter att arbeta på olika skärmar visar ett horisontellt verktygsfält längst upp på skärmen en knapp för varje sida du har besökt så att du enkelt kommer tillbaka. Om du klickar på x till höger om varje etikett stängs den, eller så kan du stänga dem alla på en gång. Tillgång till en standard Windows-meny visas i det övre vänstra hörnet, men du måste veta att den är där för att hitta den, eftersom det inte alls är uppenbart. En liten gul pil ned öppnar utrullningsmenyer för operationer som vanligtvis finns under File, Edit och View. Listan innehåller en mycket viktig post: "Inställningar för hemsida", där du anger inställningar för din startsida. det finns fyra bortom arbetsflödesvyn som nämnts tidigare.

Fylla i tomma ämnen

AccountingSuites många postmallar och transaktionsformulär innehåller fält som vanligtvis används av småföretag. Kund- och leverantörsposter har till exempel fält för kontaktinformation och inte mycket annat. De är inte så grundliga som, säg, de i Zoho Books. Formulär som fakturor är mycket mer omfattande. Förutom de standardfält som webbplatser som Xero och Sage erbjuder (kund, datum, villkor, fakturanummer) finns det fält för alternativ som fraktsortiment, leveransmetod, spårningsnummer, måttenhet och motsvarande säljordernummer. Du kan se en historik för varje transaktion och generera kreditmemo, fraktetiketter och packningslistor från fakturaskärmen.

Men det här är bara standardkonfigurationerna. AccountingSuite är otroligt anpassningsbar, mer än någon konkurrent på de redovisningswebbplatser som vi har granskat. Klicka på "Ändra form", så öppnas ett fönster som innehåller dussintals alternativ för den aktuella formen eller posten. Du kan klicka framför alla som är markerade för att ta bort dem och klicka för att lägga till alla som inte redan finns.

När du väl är på en arbetsskärm kommer det att finnas minst en rad med små knappar högst upp på sidan som du klickar för att få åtkomst till relaterade funktioner. På tidspårningssidan, till exempel, kan du göra saker som att skapa en ny tidspost, bifoga filer, generera en faktura för ett fakturerbart tidsblock eller se dina formuläranpassningsalternativ. Formulärerna själva, som fakturor och inköpsorder, tar en annorlunda inställning till listrutorna du använder för att välja saker som kunder och objekt. När du klickar på nedåtpilen för att öppna listan får du tre alternativ. Du kan ange en söksträng för att hitta önskad post, visa en lista över alla tillgängliga eller skapa en ny i farten.

Du kan alltid lägga till i listan med alternativ för varje fält när du går. Men en del av ditt installationsarbete bör omfatta att sammanställa dessa listor i förväg så mycket du kan. När du klickar på Listor i det vänstra vertikala verktygsfältet ser du alla datatyper som finns tillgängliga på webbplatsen, som projekt / jobb, betalningsmetod, klass och prisnivåer. Härifrån kan du skapa så många av var du vill. Klicka på "Fraktföretag" under t.ex. Skapa rubriken så ser du en tabell med en lista över vad du redan har definierat (till exempel DHL, FedEx eller UPS). Ett litet fönster öppnas med fyllningsfält för att lägga till mer.

Två poster i den här listan förtjänar särskild uppmärksamhet (dessa visas också när du klickar på snabbmenyfliken i det vänstra vertikala fältet). Med Customer / Vendor Central kan du komma åt omfattande listor över ditt företags kunder och leverantörer. Markera en genom att klicka på den, och den högra fönstret på skärmen visar motsvarande transaktioner. Du kan gå igenom dessa för att öppna de underliggande transaktionerna.

Om du har flera anställda som använder AccountingSuite måste du ställa in dem innan de kan börja arbeta. Klicka på Användarlista för att öppna skärmen, och du bör se en post själv. Klicka på + Lägg till i verktygsfältet för att lägga till en användare. Du ser fält för information inklusive namn, e-post och titel. Under det anger du vilken typ av tillgång varje enskild har i varje primärt område på webbplatsen: Full åtkomst, Endast visa eller Inga rättigheter (du kan också markera en ruta som är markerad med Rapporter endast, som gråser ut allt annat). Detta kan jämföras med vad webbplatser som Xero erbjuder, men jag förväntade mig mer från en så avancerad webbplats; till exempel behörigheter som går ner till skärmnivån.

Rapporter och mobil

En sådan robust redovisningswebbplats behöver en stall av rapporter som matchar dess makt. AccountingSuite har det, även om dess rapporter inte är lika anpassningsbara som QuickBooks online, och det finns inte heller så många. Du kan skapa de standardrapporter som förväntas för varje avsnitt på webbplatsen (Inköp, inventering osv.) Och de mer komplexa finansiella rapporter som revisorer generellt skapar och analyserar (t.ex. balansräkning och resultaträkning).

AccountingSuite arbetar för närvarande med en Android-app för tjänsten, och företaget säger att sidor är optimerade för mobil. Jag kunde komma åt den på en iPad med Chrome (Safari stöds inte), och även om det öppnade på en Samsung Galaxy S8, var innehållet för litet för att se.

Djupa verktyg, svag hjälp och användargränssnitt

AccountingSuite har imponerande värde: Du får mycket funktionalitet och anpassningsbarhet för pengarna. Företaget är mycket öppet för att arbeta nära med användare för att bygga en skräddarsydd redovisningsmiljö, även om AccountingSuite säkert kan användas som den är. Jag skulle vilja se mer kontextkänslig hjälp och en mer uppdaterad användarupplevelse för att följa med alla redovisningsverktyg.

Sammantaget är AccountingSuite en rekommenderad tjänst för småföretag som behöver mer än vad som erbjuds av Xero, särskilt inom lagerspårningsområdet. Men för de flesta småföretagens bokföringsbehov förblir QuickBooks Online vårt redaktörs val.