Organiseras: smartare datadelning

Kommunikation är livsnerven i varje företag. Ändå för många företagsledare, som fångas upp i dagliga utmaningar, förbiser behovet av att ge anställda praktiska sätt att dela information.

Vad jag menar med "dela information" omfattar muntlig kommunikation, skriftlig dokumentation, sköta en server, skriva e-post och mer. I den här artikeln kommer jag att fokusera på elektroniska dokument, men det är oerhört viktigt att överväga hur informationsdelning sker över hela organisationen och på alla nivåer.

Betydelsen av delning

Varför är delning av information viktigt? Ju bättre din informationsdelning är, desto effektivare kommer ditt företag att fungera. Genom att ge de anställda den information de behöver för att lyckas med sina jobb och göra dem bättre ökar också deras trivsel.

När information inte delas väl kör företag mindre effektivt och slösar bort pengar. Varje gång en ny anställd ansluter sig till teamet - vare sig som en permanent ersättare, tillfälle (funktionshinder, mammaledighet, sabbatical) eller i en ny roll - måste den personen lära sig enormt mycket om sin arbetsfunktion, och hur verksamheten verkar. När anställda delar information väl, lär nya teammedlemmar vad de behöver veta snabbare. Och vad de verkligen behöver veta är hur och var de kan hitta information snarare än specifika svar på frågor. Det är principen "lära en man att fiska".

En av de dyraste kostnaderna i ett företag är att anställa på grund av den förlorade tiden för att få nya anställda snabbare. Ju snabbare anställda tar reda på hur de ska svara på sina egna frågor, desto tidigare kan de ge betydande bidrag till din kärnpunkt. Ditt mål med att förbättra informationsdelningen i hela företaget är att göra det enkelt för människor att lösa sina egna problem. Ett annat mål är att minimera antalet gånger folk upprepar samma misstag. Föreställ dig hur mycket mer smidigt och lönsamt ditt företag skulle kunna fungera om du minimerade dessa kostnader.

Typer information Anställda delar

Låt oss överväga några specifika typer av information som bör delas: procedurdokumentation, diagram för personalorganisationer, diagram för arbetsflöden, kontaktinformation för personalen, kundkontaktinformation och formulär för personalresurser. Med all sannolikhet har ditt företag gjort HR-formulär lättillgängliga för alla anställda - vanligtvis för att lagen kräver det. När det gäller alla de andra dokumenten är det dock troligt att de är föråldrade eller att de inte finns alls.

Istället lagras mycket av den information som ska skrivas ned i någons huvud, och det är problematiskt av flera orsaker. Till att börja med bör en person aldrig vara den enda innehavaren av affärskritisk information. Det är bara för riskabelt. Om den personen blir sjuk, lämnar organisationen eller kommer att motbjuda människor eller praxis inom organisationen, kan det sätta företaget tillbaka år tillbaka! För det andra, när information lagras i någons huvud snarare än på en synlig plats, kan ingen annan bidra till den. För det tredje är andra som behöver informationen aldrig säkra på om de har den mest uppdaterade versionen. Skälen fortsätter och fortsätter.

En av de mest fantastiska tillgångarna på arbetskraften på startnivån är att de vet hur de ska slå upp saker. Om de behöver veta något (till exempel hur man skriver formler i Excel) och kan ta reda på de grundläggande termerna som används för att beskriva det (till exempel summa, produkt, länkade kalkylblad), kan de hitta svaret online.

Alltför ofta är företagen inte utformade för att stödja denna typ av självförsörjning. På arbetsplatsen kan du inte alltid hitta svaret. Ibland måste du jaga människor och skaka informationen du behöver ur dem, som jag nämnde i föregående avsnitt. Svaren lagras inte på en sökbar plats. Men de borde vara!

Få människor att dela

Om du läser den här artikeln och tänker: "Mitt företag är i ogräs. W kommer aldrig att ha tid eller resurser att göra det här typen av återloggningsarbete", fruktar inte. Så här delar du upp det i ett fyra-stegs hanterbart projekt.

1. Förklara vikten av att dela. Berätta för människorna i din organisation på ett 15-minuters möte på ett tydligt sätt varför det är viktigt att ha delade dokument.

2. Avsätt en halv dag till dokumentationsprojektet. Köp alla lunch om du måste sötra affären.

3. Om ditt företag är ordnat i team, bör varje team träffas för att diskutera vilka dokument de behöver för att montera eller uppdatera. De kan också prioritera vilka dokument som är viktigast att skapa utifrån vilken kunskap som bara lever i en persons huvud.

4. Under halvdagsprojektet kommer varje person att ansvara för bara ett dokument. För komplicerade processer kan två eller flera personer vara ansvariga. Målet med projektet är att ställa in de dokument som företaget behöver - inte avsluta varenda helt den dagen.

I slutet av halvdagsprojektet bör teammedlemmarna (eller hela organisationen, om ditt företag är litet) dela med varandra vad de skapade och hur långt de kom. Se till att alla förstår att alla dokument är avsedda att bli levande dokument.

Det sista steget är avgörande och förtjänar ett eller två förklaringar.

Levande dokument

Ett levande dokument är ett som ändras med tiden och vanligtvis kan ändras av en grupp människor, inte bara en administratör. Det är avgörande att alla som påverkas av dokumenten har en chans att väga in hur de hanteras och vad som finns i dem, till och med juniorpersonal, som kanske är de mest kunniga människorna om vissa uppgifter.

Hela syftet med levande dokument är att göra dem öppna och öppna för alla människor som behöver tillgång till dem - och inte bara befintliga anställda, utan också framtida anställda.

Nyligen behövde en vän till mig att fixa ett kalkylblad som hans organisation hade använt för att beräkna kostnader i en avdelning. Kalkylarket innehöll felaktiga formler, och personen som hade satt upp den hade låst filen - och hade gått i pension några år tidigare. Efter att ha tittat lite på en delad server hittade min vän ett dokument som endast ledande personal kunde komma åt, som innehöll lösenordet. Han var oerhört lycklig att den tidigare anställden hade tänkt framåt att lägga den informationen på en plats där rätt personer kunde hitta den. Men även i det här fallet hade det varit bättre om min vän (och all högre personal) visste i förväg att detta dokument med lösenordet fanns, var det låg och vad det heter.

Konsistens

Levande dokument kan förvaras på delade servrar eller hanteras som en wiki. Om filerna är värd på en server måste du rulla ut dina riktlinjer för namngivning av konventioner så att när folk lägger till nya filer och mappar till servern (eller arkiverar äldre filer), så gör de det på ett konsekvent sätt. Om alla finns på samma sida kommer namnen att vara konsekventa och alla kan snabbt hitta det de behöver.

Det sista steget i att dela information är att göra levande dokument tillgängliga för de människor som behöver dem, och för detta måste du gå tillbaka till fil- och mappnamnkonventioner. Även om du skapar en wiki, vill du ha någon typ av standard för hur sidor namnges och organiseras på webbplatsen.

Var noga med att förklara för alla anställda vilka namnkonventioner som används och varför. Var tydlig om vad du vill att de ska göra och varför. Här är några viktiga punkter att betona:

1. Att vara organiserade hjälper oss att lyckas som företag och som team.

2. Att använda konsekventa namnkonventioner håller oss alla på samma sida och förbättrar vår teammentalitet.

3. Att ha ett system sparar tid eftersom du kan hitta saker snabbt.

4. Du minimerar dina egna fel, till exempel att ta bort data eller skriva över filer.

5. När organisationen växer kommer vi att kunna hantera nya affärer mer effektivt.

6. När vi anställer nya anställda kommer det att ta mindre tid att utbilda dem, och att få dem till vårt tankemönster kommer att ske snabbare.

Ta bort

De viktiga idéerna att ta bort från denna artikel är:

1. Att dela information är avgörande för affärsframgången och kräver allas deltagande.

2. Levande dokument kan och bör förändras över tid; levande dokument måste vara tillgängliga för flera personer som kan ändra dem, liksom synliga för alla människor som litar på dem, men nu och framtid.

3. Dokument som är märkta och lagrade på ett konsekvent sätt är lätta att hitta och kommer således faktiskt att användas.