Ademero innehåll central granskning och betyg

Ademero Content Central (som börjar på $ 35 per användare per månad) har en lojal följd på den trånga och komplexa dokumenthanteringsmarknaden (DM). Det berömmer sig för att ha ett brett utbud av anpassningsalternativ och arbetsflödeslösningar för att täcka de flesta företags behov. Men Ademero Content Central användargränssnitt (UI) är inte lika polerat som vad vissa konkurrenter erbjuder. Av alla DM-verktyg som vi testade fann vi att de får värde genom närvaron av metadatafält, så leta efter dem när du väljer en produkt i den här klassen.

Att samla in dessa metadata och sedan använda dem för att förbättra din verksamhet ligger där Ademero Content Centrals värde ligger. Även med denna kapacitet ligger Ademero Content Central dock efter våra Editors 'Choice-vinnare Ascensio System OnlyOffice och Microsoft SharePoint Online både vad gäller prissättning och delnings- och lagringsalternativ.

Lokalarkitektur, molnbaserad känsla

Även i dagens tid för SaaS-lösningar är det inte ovanligt att hitta affärssystem designade för lokala företagsservrar, särskilt när det gäller DM-system, inklusive inte bara Ademero Content Central utan också Computhink Contentverse. Det beror på att många företag har en eller flera äldre filserver i sina dataskåp som ofta innehåller en stor mängd filer samlade över flera år. Att upptäcka, märka och organisera sådana filaffärer är där DM-system är utmärkta och ofta utgör mycket av deras avkastning på investeringar (ROI) potential.

Ademero Content Central följer en välkänd standard vad gäller arkitektur och använder Microsofts Internet Information Services (IIS) och SQL Server för att vara värd för Ademero Content Central-applikationen och databasen back end. Båda dessa backoffice-verktyg är kända för många IT-yrkesverksamma, men de kanske ber en hel del av deltidsadministratören som många små till medelstora företag använder, som kanske inte har använt dem förut - en potentiellt viktig punkt att ta del av innan du fattar något köpbeslut. Mer i linje med vad dagens små och medelstora företag förväntar sig, gör företaget också Ademero Content Central tillgängligt som en värdlösning, vilket eliminerar behovet av mycket IT-expertis på kundens sida.

Även om Ademero Content Centrals primära arkitektur är old-school, är användarens webbportal mer i linje med molnbaserade appar som användarna blir mer bekväm att använda. Platta färger; stora, beröringsvänliga knappar; och en modulär instrumentbräda är bara några av nyckelfunktionerna i standard Content UI för innehåll. Ademero Content Central tillåter också anpassade teman som matchar din företagskultur eller varumärke.

Konfigurera kataloger

För att hjälpa till med att främja fokus på processer använder Ademero Content Central konceptet kataloger för att hantera dokumentlagringens toppnivå. Kataloger organiserar också viktiga administrativa komponenter som behörigheter, godkännandeprocesser och arbetsflöden, dokumenttyper och anpassade fält, samt lagringspolicyer. Allt detta innebär att effektiv kataloghantering är ett kritiskt element för korrekt konfiguration av Ademero Content Central.

Kataloger innehåller dokumenttyper som alla kan konfigureras med sina egna fält. Globala fält som gäller alla kataloger och dokumenttyper kan också hanteras inom administratörens kontrollpanel. Båda fälttyperna stöder en mängd konfigurationsalternativ, inklusive fälttyp, format, värdlistalternativ, till och med att dra en lista med giltiga alternativ från en extern datakälla. Fältvärden kan också utnyttjas för att skapa en mappstruktur och för att hantera filnamn för olika dokumenttyper.

Paket är en annan typ av data som används av Ademero Content Central, som består av flera dokument med ett gemensamt nyckelfältvärde (tänka kontraktsnummer eller anställds-ID). Paketmallar kan konfigureras för att kräva vissa dokumenttyper och kan uppmana en användare att tillhandahålla de dokument som krävs för att slutföra ett paket.

Zonaligenkänning är en av de coolare funktionerna som erbjuds av Ademero Content Central. Säg att din organisation har ett standarddokument för inköp eller anställda ombord, zonigenkänning kan användas för att definiera områden (zoner) i den dokumenttypen och fylla fältvärden baserade på optiskt teckenigenkänning (OCR) eller ett streckkodvärde. Zoner definieras genom att ange placeringen av området från det övre vänstra hörnet på sidan, samt höjden och bredden på området. Flera zoner kan enkelt definieras för en viss dokumenttyp för att fånga flera datapunkter.

Ademero Content Centrals arbetsflödesbyggare är inte lika intuitivt som några av de andra system som jag har granskat, särskilt Microsoft SharePoint eller Fluix, men det är lika kraftfullt. Arbetsflöden initieras med triggerhändelser, som kan vara allt från ett dokument av en viss typ som fångas till ett fält som matchar ett visst värde. Arbetsflödesåtgärder definierar vilka steg som ska vidtas på de utlösta dokumenten, inklusive att ändra prioritet eller status, kopiera till en mapp, skicka ett e-postmeddelande eller till och med köra ett externt program. Slutligen kan arbetsflödesregler användas för att gifta sig med triggers och åtgärder, vilket ger dig flexibilitet att utföra en eller flera åtgärder baserade på en eller flera triggers, till och med så att du kan avgöra om en utlösare utför handlingarna eller om alla utlösare först måste uppfyllas. Detta modulära tillvägagångssätt för arbetsflöde gör det möjligt att använda de olika komponenterna vid behov för att effektivisera dina affärsprocesser.

Kunskap är makt

Som med alla databaser är en av de svåraste aspekterna med att implementera en DM-lösning att skaffa så mycket data som möjligt utan att göra insamlingsprocessen för tråkig för användare. I många fall har användare inte förståelse för varför informationen du samlar in till exempel i långa former är av värde för företaget. Resultatet av en dokumentinsamlingsprocess med tungt användaromkostnad av denna typ kan ofta vara användare som fyller fält med skräpdata som kommer att sluta göra mer skada än nytta.

För att hjälpa till i denna process ger Ademero Content Central olika fångningsmetoder som kan effektivisera processen och minska steg för att få dokument till Ademero Content Central. Du får också nödvändig information som behövs för att säkerställa affärskritiska funktioner som sökning, godkännanden, arbetsflöden och policy för lagring av filer. Du kan lägga till dokument till Ademero Content Central genom webbläsarbaserade uppladdningar, övervakade mappar eller inkorporera QCards via e-lyssning.

QCards, som liknar omslagsidor, genereras inifrån Ademero Content Central och innehåller streckkoder för att identifiera vilken typ av dokument som skapas samt nyckeldata som förutbestämts av användaren. I scenarier där administratörer kräver att ytterligare information ska fångas läggs nyligen tillagda dokument till en kodningskö, vilket gör att användare snabbt kan identifiera dokument som behöver ytterligare information. Ademero erbjuder också CapturePoint-klientprogramvara, som ger några seriösa funktioner för att effektivt fånga dokument i bulk. Det inkluderar att underlätta användningen av OCR för att fylla i nyckelfält, särskilt praktiskt när du skannar flera dokument med samma format.

Verktygen för att effektivisera användningen av viktiga datafält med dina dokument slutar inte när du har laddat dina dokument i Ademero Content Central. Företaget inser att det kan finnas värde i att använda dokumentmetadata samlade i Ademero Content Central för andra ändamål utanför din DM-lösning. För detta ändamål erbjuder Ademero Content Central integration med Intuit QuickBooks-betalningar och arbetsdag, så att du kan synkronisera data som finns i Ademero Content Central till dessa andra affärssystem. Du har också möjligheten att skapa exportmallar från dina data, vilket tillåter dig att utföra dataexport som passar samma parametrar med jämna mellanrum.

Med Ademero Content Central kan du upprätthålla en fullständig revisionshistorik, som innehåller ändringar, godkännanden och egendomsuppdateringar. Du kan komma åt äldre versioner av dokument när som helst. Dessutom erbjuder företaget kontextuell hjälpdokumentation och 24-timmars livechattstöd.

Prissättning

Ademero Content Central har nyligen förenklat sina prissättningar, utan mer prissättning per nivå eller nivåer. Företag som använder den hostade versionen av Ademero Content Central kan förvänta sig att betala $ 35 per månad per användare med tillgängliga volymrabatter. De som väljer den lokala lösningen ser på en kostnad på 500 dollar per användare för en evig licens. Funktioner är till stor del jämförbara mellan de två alternativen, även om ditt arkitekturval kan ge komplicitet när det gäller nätverk och lagringsalternativ.

Ademero Content Central, som är en solid utmanare i DM-utrymmet, har tillräckligt med funktioner för att göra det till ett livskraftigt alternativ för de flesta företag och vissa kraftfulla funktioner som kan göra det perfekt för andra. Om funktioner som zonalt erkännande eller integrationsalternativ med Intuit QuickBooks-betalningar och arbetsdag kan ha en positiv inverkan på ditt företag, bör du titta närmare på Ademero Content Central.