Expensebot granskning och betyg

Anställda vill att processen för att spåra utgifterna ska vara så enkel att de inte behöver läsa en manual. Administratörer och revisorer vill emellertid finjustera kontrollen över affärspolitiken och arbetsflödet för godkännande. För de flesta tekniker i den situationen kan du säga "Aldrig kommer tvinningen att möta", men med ExpenseBot (som börjar på $ 9 per månad) som kanske inte rymmer. Kostnadsbokföringsapplikationen överväldrar inte anställda med val, men den erbjuder bokföringspersonal unika anpassningsalternativ. Endast en något klirrande exportprocess och avsaknaden av en självbetjäningsköpprocess håller den bakom våra vinnar för Editors Choice-certifiering nu och Expensify.

Prissättning och funktioner

Ett ExpenseBot-abonnemang kostar $ 9 per månad per aktiv användare, med minst $ 99 per månad. Det finns obegränsade rabatter för ett årligt kontrakt eller företag med mer än 1 000 användare. Du kan emellertid inte experimentera för att lära dig om ExpenseBot är rätt programvara för dig, eftersom det inte har någon gratisversion eller gratis provversion. Att komma igång kräver en e-postkonversation med företaget; det är inte självbetjäning.

Anställda kommer inte att hitta några snygga funktioner som gaws, och de flesta av dem är tacksamma. Du matar in kostnadsdata i ExpenseBot via en webbläsare, via mobilappen, genom att vidarebefordra ett kvitto till ett dedicerat e-post-ID, eller direkt via en kreditkortstransaktion (med ett registrerat företag eller personligt kreditkort). Var och en fångar upp relevanta bokföringsuppgifter, till exempel leverantörens namn, utgiftskategori och transaktionsdatum, innan du tilldelar utgifterna till en rapport. Utgifterna kan markeras som fakturerbara, så att du kan överföra kostnaderna till en klient.

Som med alla dessa appar vänder de flesta sig först till mobilappen för att fånga in kvitton. Om inte vid försäljningspunkten, i slutet av varje dag, medan du fortfarande kan hitta det skrynkliga papperet i fickan och komma ihåg vad det var för. Mobilappen är ganska enkel med kategorier för rapporter, utgifter, kvitton och inställningar. Medan andra (som Expensify) försöker ge dig alla verktyg till hands gör ExpenseBot inte allt i appen.

Det finns dock ingen anledning att klaga på dess kvittenskanningsfunktioner. ExpenseBot analyserade exakt flera kvitton, inklusive klottrade tips, och kom ihåg tidigare använda kategorier och leverantörsnamn. Processen är krävande och minimerar beslutsfattandet. Om du länkar ett personligt eller företags kreditkort, efter att ExpenseBot har skannat och transkriberat ett kvitto, försöker det att matcha kvittot till kreditkortstransaktioner.

Du kan skicka körsträcka manuellt. Om du skriver in start- och slutadressen uppmanar ExpenseBot Google Maps att räkna ut det faktiska avståndet (en funktion delad av ExpensePoint). Det är verkligen praktiskt för en envägsresa, även om det vore trevligare om du skulle kunna säga, "Nu dubbla den beräknade körsträckan, eftersom jag träffade någon i centrum och sedan återvände till kontoret." Ett bättre svar kan vara på väg: I slutet av året, säger företaget, kommer ExpenseBot att ha GPS och kalenderintegration. Således, om du har ett möte schemalagt, kommer det att säga, "Du kommer till Client-A 53 miles away; vill du lägga till det i din rapport?"

En ovanlig finhet: Varje anställd kan utse en delegat, vilket ger den enskilde möjligheten att skapa utgifter och rapporter. Om du har turen att ha kontorsstödspersonal för att hantera dina utgifter är det en stor välsignelse.

Enkel betyder inte enkel

ExpenseBot kan tillämpa principen "keep it simple stupid" (KISS) för anställda, men det ger administratörer och revisorer massor av anpassningsbar kraft. Godkännare kan avvisa en enda kostnad och godkänna resten av rapporten, så att den $ 5-artikeln du kämpar om inte behöver hålla återbetalning för resten av de $ 2500 som du spenderade på en resa till San Francisco. Kostnader kan godkännas via e-post, så avdelningschefen behöver inte spendera mycket tid på webbklienten. ExpenseBot kontrollerar eventuella duplikatutgifter och erbjuder också att slå dem samman. ("Två besök på Starbucks på samma dag för samma mängd? Drick du mycket kaffe eller skickade det två gånger?")

ExpenseBot levereras med grundläggande redovisningskategorier förkonfigurerade, och naturligtvis kan du lägga till mer. Varje utgiftskategori kan knytas till en huvudbok eller kontokod, kräva datumintervall eller deltagarlistor och stödja anpassade fält (t.ex. "Butiknummer"). Du kan också organisera saker logiskt, så att avgift för flyg- och flygbagage spåras relaterade-men-separat, med sina egna regler och policyer.

Med policyhantering kan du kontrollera hur mycket en användare spenderar i en viss kategori, till exempel en månadsbegränsning på $ 40 på heminternetkostnader. Du kontrollerar om användare kan skicka in en kostnad som överstiger policyn (och visa en varning till godkännaren) eller förhindra att rapporten lämnas in med en överträdelse på plats. Anpassningar omfattar rapporter, inte bara utgifter; till exempel kan en snabbmatkedja kräva butiknumret i varje rapport.

Det är bara ett exempel. ExpenseBot stöder flera godkännare, avdelnings- och användarprofiler (chefer får olika behandlingar), åldrande av utgifter ("Du måste lämna in rapporten på 30 dagar", som är helt enkelt) och en hel massa valutor.

Tyvärr är ExpenseBot för all sin anpassningskraft svag när det gäller integration med redovisningssystem från tredje part. Utgiftsrapporthantering är en diskret process, men resultaten måste registreras i andra system, vanligtvis åtminstone ett redovisningssystem och ibland mer. Med ExpenseBot kan du dock bara integrera med Intuit QuickBooks när det är dags att faktiskt ersätta den anställda. Jämfört med några av de andra produkterna jag granskade medger företaget att dess QuickBooks-integration "kräver användning av Intuit-webbanslutningen och lite finess för att ställa in." Det enda andra alternativet är att exportera data till CSV-format och sedan öppna det med ett annat program, som Microsoft Excel.

Kontrast det med ExpenseBots konkurrenter, som Expensifes integration med inte bara QuickBooks utan även Xero, NetSuite och Intacct bland andra. Med alla dessa möjligheter får du mycket handhållning från företaget. I själva verket kan du inte undvika det; ExpenseBot arbetar med varje kund personligen för att konfigurera saker.

Vid detta skrivande är ExpenseBot en kombination av "Åh hur coolt" och "Varför gör det inte det?" Det är ett bra val för alla som helt enkelt vill göra saker för användare utan att minimera administrativa kontroller. Men dess brist på ett självbetjäningsgränssnitt, stöd för bara QuickBooks-integration och pris som inte verkar lika vänligt som det borde, alla kombineras för att hålla det bara ett hack under våra redaktörers val-vinnande verktyg Certifiera nu och Expensify. Men om negativen inte omedelbart jagar dig uppmanar jag dig att överväga ExpenseBot för ditt företag. Dess balans mellan enkelhet och kraft är verkligen trevlig.