Computhink innehållsgranskning och betyg

Många av dokumenthanteringssystemen som vi har granskat, liksom en stor andel IT-system i sin helhet, gör övergången från lokala, klient-serverapplikationer till molnlevererade, Software-as-a-Service-appar (SaaS). I de flesta fall ger detta fördelar för både kunden och leverantören. Hand i hand med denna molnövergång är en rörelse mot mer förenklade användargränssnitt (UI: er) som är inriktade på en generation uppväxt med Apple iPads.

Computhink Contentverse (som börjar med $ 15 per användare per månad för Professional-planen) betalar dessa trender och väljer istället en klient-serverarkitektur i antingen en lokal eller värd miljö. Det är nära en SaaS-app men inte riktigt samma sak. Och även om några av de designelement som används i dess användargränssnitt kommer att vara bekanta för Windows 10-användare, som Microsoft Office-verktygsbandet högst upp på skärmen, är ett adjektiv du inte kan använda för att beskriva det "enkelt. " Med dessa idiosynkrasier som tynger det, även om det erbjuder några kraftfulla dokumenthanteringsfunktioner i företagskategori, tyckte vi att det ligger väl efter våra Editors 'Choice-vinnare Ascensio System OnlyOffice och Microsoft SharePoint Online.

En rikedom av företagsfunktioner

Det finns liten tvekan om att Computhink Contentverse är inriktat på företag som vill skapa konsistens och efterlevnad i deras dokumenthanteringsprocess. Computhink Contentverse erbjuder möjligheten att skapa en mapporienterad organisationsstruktur genom att använda en skåp / låda / mappmetafor. Detta används för att hantera säkerhet och hantera dokumenttyper på ett sådant sätt att filmetadata måste fyllas på lämpligt sätt. Denna filmetadata, känd i Computhink Contentverse som "indexfält", hjälper till att beskriva dokumentet, dess syfte eller information om ägande och driva mer avancerade funktioner som filbevarande, sökning och arbetsflöde. En viktig anmärkning för IT-administratörer: Många av de mer komplexa företagsfunktionerna konfigureras genom att använda en separat admin-app, till exempel att konfigurera dokumenttyper, användare, lagringspolicyer med mera.

Förvaringspolicyer är ett stort krav för företag som verkar i tvister med stora tvister. Att förhindra förlust av kritiska affärsdokument är en avgörande funktion för IT-butiker som vill upprätthålla efterlevnad och begränsa juridisk exponering. Computhink Contentverse tillhandahåller en verktygssats för att hantera lagringspolicyer via administratörskonsolen. Det handlar om att konfigurera en tillämplig mapp, dokumenttyp, villkor och åtgärd. Dessa tillståndsbaserade policyer låter dig markera filer som uppfyller en viss regel som skrivskyddad, för att förhindra ändring eller för att verkställa arkivering eller radering efter en viss tid. Valfritt kan du skicka ett e-postmeddelande innan åtgärden utförs. Varje policy gäller för en enda mapp och kan endast ha en åtgärd, vilket gör att hanteringen av dem är ganska ineffektiv. Helst kan du tillämpa flera villkor och åtgärder på en enda policy och sedan verkställa denna politik globalt eller i flera mappar. det är något vi hoppas se i framtida utgåvor.

En annan dokumenthanteringsfunktion som de flesta företag vill implementera är arbetsflöde, något som Microsoft SharePoint klarar bra tillsammans med mindre kända spelare Ademero Content Central. När det implementeras korrekt kan ett arbetsflöde för dokumenthantering förbättra effektiviteten och efterlevnaden genom automatisering, utlöst på indexfält eller mappar. Arbetsflöden är lite mer komplexa att konfigurera än lagringspolicyer, men Computhink Contentverse tillhandahåller en arbetsflödeskonfigurationsmodul i admin-appen. Från och med en startnod, som utlöses på ett nytt dokument i en mapp, ett indexvärde som ställs in eller om en användare manuellt väljer arbetsflödet, kan dokument hanteras på lämpligt sätt baserat på vilka kriterier din IT-administratör har valt. Arbetsflöden kan vara så enkla som att dirigera dokumentet till en enskild användare för godkännande, eller tillräckligt komplexa för att hantera villkorade beslut och dirigering till flera signatörer för skiktad godkännande.

Att ha möjlighet att redigera ett dokument, blockera känslig information är ett annat populärt krav för många företag som behöver kontrollera vilken information som görs tillgänglig för olika användare, kunder, partners och andra klassificeringar. Reducering av dokument i Computhink Contentverse hanteras av användare, och involvera att använda dokumentanteckningsverktygen för att välja dokumentinnehållet som ska döljas. Den redigerade versionen av ett dokument kan visas av användare med lämpliga behörigheter, medan bara användare med redigeringslösenordet kan visa dokumentet i sin helhet.

Mappbehörigheter är en adminfunktion som inte finns i admin-appen. Användare (förutsatt att de har rätt behörigheter) kan hantera behörigheter i mappstrukturen Computhink Contentverse. Denna process innebär att välja en grupp eller användare, och tillämpa behörigheter som att skapa, redigera och dela dokument (via e-post, utskrift, etc.). Mappbehörigheter kan konfigureras för att ärva från överordnade mapp, vilket möjliggör effektiv tillämpning av behörigheter.

Förutom överensstämmelse och dokumentkontrolllösningar söker många företag efter alternativ för att effektivisera dokumentdelning och samarbete. Computhink Contentverse ger inte mycket värde inom detta område, främst på grund av att de primära delningsmetoderna är via e-post, fax eller utskrift av en papperskopia av ett dokument.

UI behöver arbete

Nedersta raden: Vi är inte fans av UI som erbjuds av Computhink Contentverse och vi har en lista med skäl till varför. De anpassningsbara panelerna har sina användningsområden men halva tiden är de helt enkelt bortkastade utrymme, eftersom de faktiskt inte visar någon information förrän ett dokument väljs eller redigeras. Det är också ganska svårt att hitta knappen för att utföra en viss funktion. En av de främsta anledningarna till att Microsoft implementerade bandgränssnittet var att tillhandahålla ett centralt (sammanhangskänsligt) område för verktyg. En stor andel av funktionerna i Computhink Contentverse är bara tillgängliga via kontext eller högerklick-menyn. Medan snabbmenyn är ett kraftfullt verktyg i sig, är det ineffektivt och svårt att lära sig detta som den primära navigationsmetoden.

Ironiskt nog, med tanke på Computhinks förkärlek för Microsoft UI-standarden, är en perfekt kontrast till Computhink Contentverse UI Editors 'Choice-vinnare Microsoft SharePoint Online. Långt malignerat för överdriven komplexitet och brist på användbarhet, Microsoft lägger allvarligt arbete på att lindra smärtan att komma igång med sitt dokumenthanteringssystem. Kraftanvändare och administratörer har fortfarande möjligheten att använda avancerade funktioner, men de är ordentligt lagrade bakom en design som har de vanligaste verktygen som användare behöver och försöker göra arbetet med företagsdokument enklare, inte svårare. Computhink har lite arbete att göra för att emulera dessa funktioner med Computhink Contentverse.

Totalt sett är funktionsuppsättningen Computhink Contentverse konkurrenskraftig med de bästa dokumenthanteringslösningarna som vi har granskat, utanför dokumentdelnings- och samarbetsfunktioner, vilket är ett betydande utelämnande. Om det räcker för dig, vet du att Professional-nivån för Computhink Contentverse kostar $ 15 per användare per månad i en värdkonfiguration, även om den är lite begränsad av funktioner. Enterprise-versionen (som vi testade) innehåller saker som anteckningar och tillbakadragningar och mer stöd för utdataformat, och det ger dig $ 33 per användare per månad. Om du väljer lokala eller hybridinstallationsarkitekturer måste du kontakta företaget för att få information om priser.

Tyvärr är användargränssnittet allvarligt bristfälligt och bör övervägas med avseende på dess kostnader på grund av förlorad effektivitet eller till och med utbildningskrav jämfört med bättre utformad erbjudanden som Microsoft SharePoint Online och Ascensio System OnlyOffice. Såvida du inte kan komma förbi bristen på äkta dokumentdelning och dina användare kan hantera ett mindre än intuitivt användargränssnitt, kommer de flesta att vilja undvika Computhink Contentverse tills företaget återarbetar sin frontend.