Granskning och betyg av kontraktshund

Från $ 95 per månad för personer som bara vill hantera 50 kontrakt representerar Contract Hound en modern och lättanvänd post på kontraktshanteringsmarknaden. Denna plattform kombinerar ett intuitivt webbgränssnitt med fokus på lagring och organisering av kontrakt, även om den också erbjuder omfattande säkerhet och aviseringar, drag-and-drop godkännande arbetsflöden och en blygsam anpassningsgrad. Även om det är bra för småföretag, kommer de som letar efter fullständig kontraktslivscykelhantering troligen att behöva söka, vilket är det som håller det bakom våra Editors 'Choice-vinnare i detta utrymme, Agiloft och Updraft.

Prissättning

Contract Hound prissätts helt enkelt med antalet kontrakt du behöver. Alla planer har en 14-dagars provperiod och obegränsade användare och mappar. Du betalar bara för de kontrakt du laddar upp till systemet. Alla funktioner är tillgängliga oavsett pris. Priset på startnivån är $ 95 per månad för 50 kontrakt (prissatt månad till månad, inget årligt låsning av kontrakt). Priset för större kontraktskapacitet är följande:

100 kontrakt: $ 190 per månad

150 kontrakt: 285 $ per månad

200 kontrakt: 380 $ per månad

250 kontrakt: 475 $ per månad

300 kontrakt: 570 $ per månad

350 kontrakt: 665 $ per månad

400 kontrakt: 760 $ per månad

450 kontrakt: 855 $ per månad

500 kontrakt: 950 $ per månad

500+ kontrakt: Priser med anpassad offert

Hantera kontraktets livscykel

Contract Hound är bland de enklaste att använda plattformar som vi testade. När du loggar in ger det rent utformade användargränssnittet (UI) några primära alternativ. Contract Hound skapar eller redigerar inte kontrakt direkt. Det finns faktiskt inte ens en kontraktsvisare som granskar en PDF-fil och söker i ett kontrakt med optiskt teckenigenkänning (OCR) som du hittar i ContractSafe. Därför måste du ladda upp de skriftliga kontraktsdokumenten och göra ändringar, revideringar och uppdateringar utanför systemet. Contract Hound spårar alla ändringar och olika versioner, men bara efter att du har laddat upp nya versioner av ett visst kontraktsdokument. Plattformen handlar om spårning och hantering.

Dashbordet är så enkelt som det blir: Det finns två knappar uppe för att lägga till ett nytt kontrakt eller skapa en mapp (som Contract Hound också kallar "Boards"). På vänster sida finns en kort navigationsmeny som visar kontrakt och mappar i ditt system. Överst till höger finns en Bell-ikon för att ta fram en kronologisk lista över dina meddelanden. Huvudinkorgen i mitten av skärmen är reserverad för påminnelser. Dessa påminnelser varnar dig för ett kommande godkännande i ett arbetsflöde eller en tidsfrist för kontrakt som behöver din uppmärksamhet. Dessa motsvarar också e-postmeddelanden som dyker upp i min inkorg så snart min tur kom upp i ett godkännande arbetsflöde. Sammantaget är påminnelsen och larmfunktionerna enkla men effektiva jämfört med de mer komplexa livscykelvarningskapaciteterna i Concord.

När du lägger till en ny påminnelse på sidan Kontraktsdetaljer ställer du helt enkelt in användare, datum och lägger till en beskrivning. Det finns tyvärr ingen funktion för att ställa återkommande varningar eller aviseringar med anpassade intervaller, som du kan göra med andra produkter som vi testade inklusive Agiloft, Blueridge Software Contract Assistant och Great Minds Software Contract Advantage.

Om man ser åt sidan börjar allt med att ladda upp ett nytt kontrakt. När du klickar på "Nytt kontrakt" ger uppladdningsskärmen möjlighet att ladda upp upp till fem kontrakt i taget. Du kan göra det antingen genom att surfa på datorns filer eller genom att dra och släppa filerna i fönstret. När du har laddat upp ett dokument väljer du den mapp eller kort som det går in i. Jag skapade mappar för olika avdelningar inklusive HR (HR), ekonomi och juridisk. Du väljer sedan de användare som har möjlighet att se, redigera, godkänna eller underteckna kontraktet. Du ställer sedan in ett godkännande-arbetsflöde.

Du kan också utföra någon av dessa åtgärder på själva Kontraktsidan om du inte vill göra det direkt. När du är klar med uppladdningsprocessen kommer du direkt till den sidan. Jag kunde redigera grundläggande kontraktdetaljer här. Sådana detaljer inkluderade det associerade företaget, startdatum, uppsägningsdatum och kontraktstyp (leverantör, kund eller en anpassad kontraktstyp). Det är också här du hanterar användarrättigheter.

Användarhantering är inte uppdelad i granulerade säkerhetsgrupper eller tillåtna nivåer för delmängd som i Agiloft och Updraft. Istället får användarna behörighet på kontrakt för kontrakt. Som för mitt PCMag-testavtal kunde jag lägga till användare med antingen Editor eller View-Only-åtkomst. Du kan också hantera behörigheter från användare för användare på fliken Användarhantering på menyn Inställningar. Det är här du kan utse användare som ägare av specifika kontrakt eller återkalla specifika avtalsprivilegier.

Nästa kommer en av de bästa funktionerna i Contract Hound: alternativet drag-and-drop godkännande arbetsflöde. Du kan inte få komplexa triggers och åtgärder som du gör i arbetsflödesautomatiseringsverktygen i Agiloft och Coupa Contract Lifecycle Management. Men i Contract Hound är det enkelt och enkelt att ta alla användare med kontraktsåtkomst och dra dem in i ett godkännande-arbetsflöde för att utse det avtalets väg till utförande. För mitt testavtal lägger jag till tre användare i arbetsflödet och sedan själv igen i slutet som den enda användaren som kräver en signatur. Du kan utse så många undertecknare som du vill. För själva signaturen behöver du ett DocuSign-konto eftersom det inte finns någon inbyggd elektronisk signaturmodul. Du kan aktivera DocuSign-integrationen i menyn Inställningar.

När jag skickade PCMag-testkontraktet genom godkännanden, visade revisionsloggen till höger på sidan Kontraktsdetalj alla de slutförda stegen i arbetsflödet. Revisionsloggen registrerar eventuella ändringar eller uppdaterade versioner om användare redigerar och laddar upp nya kontraktversioner. Du kan också lägga till kommentarer till granskningsloggen som ett grundläggande samarbetselement. Detta försvinner i jämförelse med samarbete och ursprungliga förhandlingsfunktioner som finns i Agiloft och Concord, men det är ett trevligt sätt att kommunicera inom teamet som arbetar på ett kontrakt.

Om du klickar på "Visa" på sidan Kontraktsdetaljer kommer den att ladda ner den aktuella versionen av kontraktet. Handlingsmenyn längst upp till höger (bredvid Visa-knappen) låter dig ladda upp en ny version av kontraktet. Det låter dig också flytta kontraktet till en annan mapp, kontrollera dess versionshistorik, rulla tillbaka till en tidigare version av kontraktet eller ta bort kontraktet.

De senaste hanteringsaspekterna av plattformen är dess mappar och anpassade fält. Det finns ingen komplicerad taggnings- och mallkategoriseringsstruktur som du hittar i ContractWorks. Allt du gör är att klicka på plussymbolen (+) bredvid mappar i den vänstra navigeringsfältet och namnge din mapp. Du lägger sedan till så många kontrakt i den mapp som du vill. Contract Hound växlar mellan att kalla denna hanteringsfunktion "mappar" och "styrelser" i UI men det är samma funktion.

Slutligen, på menyn Inställningar, visar fliken Anpassade fält standardfält för alla kontraktsposter. Det låter dig lägga till dina egna anpassade parametrar. För att skapa ett anpassat fält, behöver du bara lägga till en etikett, beskrivning, fälttyp (text eller flerfrad) och om fältet krävs eller inte. Contract Hound erbjuder en Knowledge Base (KB) med hjälpresurser för kontrakt, påminnelser, styrelser och andra delar av UI. Men Contract Hound är ungefär lika enkelt att använda som det blir.

No-Hassle Contract Management

Contract Hound är inte den mest kraftfulla kontraktshanteringsplattformen som finns tillgänglig. Det finns ingen kontraktsförfattare eller inbyggd visning och inga rapporter och analyser. Funktioner för kategorisering och användarhantering är grundläggande genom design. Contract Hound är ett intuitivt utformat och enkelt att använda alternativ för företag som är överväldigade av de oändliga komplexiteten och anpassningsalternativen för plattformar som Agiloft, Coupa Contract Lifecycle Management och Great Minds Software Contract Advantage. Det är prisvärt och har en solid kärna för funktioner för hantering, samarbete, revision och versionskontroll och godkännande. Dessa funktioner gör vardagsavtalshantering i Contract Hound till en lek.