Contractsafe granskning och betyg

ContractSafe är en solid lösning för kontrakthantering med en bra uppsättning funktioner och ett brett antal prissättningsalternativ. Liksom flera andra spelare i denna roundup undviker ContractSafe författare och fokuserar istället på lagring och delning av kontrakt, sökning och rapportering, säkerhet och varningar. Dessa verktyg är mer inriktade på målinriktad hantering snarare än full livscykelhantering, vilket är skälet till att det utgör författande såväl som omfattande anpassning. Av den anledningen stannar det något bakom våra Editors 'Choice-vinnare, Agiloft och Updraft.

Prissättning och planer

ContractSafe börjar på $ 99 per månad för Entreprenörsplanen, som ger dig 100 kontrakt och tillgång till kontraktsökning med automatisk optisk teckenigenkänning (OCR). Entreprenörsplanen kommer också med standardsäkerhet, användarroll och behörighetshantering och möjligheten att e-posta dokument direkt till plattformen. Alla planer har också en kostnadsfri testversion, obegränsade användare och datumpåminnelser. Företaget har fyra andra planer som erbjuder större kontraktskapacitet och mer premiumfunktionalitet:

Grundplan: 299 $ per månad för 500 kontrakt. Denna plan innehåller basfunktionsuppsättningen plus anpassade dokumenttyper, ändringsspårning och möjligheten att lagra obegränsade relaterade dokument.

Standardplan: 499 $ för 1 000 kontrakt. Ytterligare funktioner inkluderar envägs DocuSign-integration, granskningsspår, anpassade fält och mallar.

Professionell plan: 699 $ för 2 500 kontrakt. Denna plan kommer också med virtuell datarumstillgång, enkel inloggning (SSO), Active Directory (AD) -integration och tvåvägs DocuSign-integration. DocuSign är för närvarande den enda e-teckenleverantören som stöds men företaget sa att det arbetar med ytterligare integrationer.

Företagsplan: 899 $ för 5 000 kontrakt. Enterprise planen innehåller också en integration med Salesforce. Företaget erbjuder anpassade priser för företag som behöver mer än 5 000 kontrakt.

• Enterprise + -plan: ett nyligen tillägg som är detsamma som Enterprise-planen men toppar med 25 000 kontrakt för 1 229 USD per månad.

Hantera kontraktets livscykel

ContractSafe håller saker enkelt. Plattformen inkluderar inte kontraktsskapande eller de rika författnings- och redigeringsfunktionerna för verktyg som Concord och Updraft, och användargränssnittet (UI) är inte så oändligt anpassningsbart som Agiloft. Det finns ingen avancerad samarbets- och uppgiftshantering eller godkännande av arbetsflödesautomation heller. Det du får är en enkel användarupplevelse (UX) som är en bris att navigera och söka igenom med anpassade filter och taggar. Du får också alla relaterade data, dokument, tidsfrister och varningar du behöver för varje kontrakt i systemet.

När du loggar in på ContractSafe-instrumentpanelen tar den dig direkt till huvudkontraktsförvaret. I stället för ett förvirrande utbud av flikar och menyer som du får med Coupa Contract Lifecycle Management, är allt du ser i ContractSafe din sorterbara lista med kontrakt och en universell sökfält. Alla taggar, mallar och etiketter i systemet är anpassningsbara, så för varje kontraktsinträde ser du kontraktstypen, namnet och eventuella monetära värden, motparter och datum associerade med kontraktet.

UI: s planeras på liknande sätt som Concord och ContractWorks men det är ännu mer fokuserat. Det finns inga flikar eller alternativ för att ta dig till andra områden på plattformen. Allt du får är knappar för att lägga till kontrakt, skriva ut eller exportera kontrakt och växla till en kalendervy som visar kommande kontraktdatum. Det finns inte mycket i vägen för inbyggd rapportering eller analys, så du måste exportera kontraktsdata som en CSV- eller Microsoft Excel-fil till en tredjepartsapplikation om du vill köra detaljerade rapporter om det.

De mest avancerade områdena på huvudpanelen är sökfältet och filteralternativen. Om du klickar på filterikonen längst upp till vänster kan du utföra en mer avancerad sökning. Du kan söka efter kontraktsvärde, signeringsdatum, utgångsdatum, företag, parter, taggar, typer, anpassade fält och mer.

Alla anpassade taggar, typer och fält konfigureras på fliken Inställningar längst upp till höger. Alternativet "Anpassade fält och mallar" och "Kontrakttyper" ger dig en enkel popup-ruta för att lägga till så många anpassade parametrar och kategorier för hantering och taggning av kontrakt som du vill. ContractSafes sök- och taggningsstruktur liknar den som ContractWorks och Contract Hound har i sin enkla anpassning. Det är bland de enklaste kontraktskategorisering och hanteringsfunktioner som vi testade.

Inställningsmenyn låter också varje användare anpassa sin instrumentpanel och konfigurera vilka fält de vill visa upp i sitt arkiv. Det är också här du hittar din dedikerade e-postadress för e-postkontrakt direkt till ContractSafe, alternativ för att uppgradera din plan och där du kan konfigurera tvåfaktorsautentisering (2FA), SSO och DocuSign-integration om du har prenumererat på en konto med dessa funktioner. Det viktigaste för IT-administratörer eller juridiska avdelningschefer som övervakar kontraktens hanteringsprocess är det här du kan bjuda in användare till plattformen och hantera roller och behörigheter. Användare kan få full åtkomst, skrivskyddad åtkomst eller anpassade behörigheter baserade på specifika kontraktstyper och taggar för att hjälpa till att avgränsa vad olika avdelningar kan se.

För att testa plattformen lade jag till några grundläggande kontraktstyper och taggar för att sortera kontrakt i olika avdelningar och användningar och laddade sedan upp några provkontrakt till systemet. Du kan ladda upp kontrakt genom att välja filer eller genom att dra och släppa dokument till systemet samt skicka e-postkontrakt i.

När jag lägger till mitt PCMag-testkontrakt gav ContractSafe mig en mängd olika kategoriseringsalternativ och relaterade informationsfält. Först ställer jag in kontraktstypen (från en lista med tillgängliga alternativ, eller så kan du skapa en ny typ direkt från kontraktssidan). Jag kunde koppla kontraktet till ett specifikt konto om jag ville. Jag kunde också fastställa ett avtalsvärde. Du kryssar också för om kontraktet är aktivt eller inte, och om ändringar har gjorts i kontraktet. Du kan också lägga till sökbara taggar. ContractSafe låter dig också koppla relaterade dokument till ett kontrakt, antingen genom att ladda upp ett annat dokument eller genom att länka kontraktet till en annan fil i systemet.

Rulla ner, det finns ett antal andra detaljflikar som du kan ställa in för varje kontrakt. Avsnittet Datum / påminnelser har jag lagt till ett giltigt datum och uppsägningsdatum för mitt kontrakt. Du kan också lägga till alla andra viktiga datum som du vill spåra, tillsammans med påminnelser. Du kan ställa in automatiserade e-postpåminnelser, spåra automatiskt förnyande av kontrakt med påminnelsevarningar och ställa återkommande datum för betalningar och andra kontraktsparametrar som kan visas i den kommande datumkalendern på din instrumentbräda.

Nedan finns några fler avsnitt om kontraktsdetaljer. På fliken Partier kan du lägga till företags- och motpartsinformation med tillhörande kontaktinformation. Fliken Anpassade fält är ett annat område där du kan konfigurera anpassade fält och mallar som du kan associera med vilket avtal som helst. Det mest unika avsnittet är fliken Juridisk, som erbjuder ett antal mer djupgående fält för ditt juridiska team. Fält inkluderar formulärnummer, reglerande lagar, jurisdiktioner, bestämmelser om skiljedom och sekretess och andra parametrar du kan koppla till ett kontrakt.

Slutligen finns det ett avsnitt om anteckningar där du kan lägga till ytterligare information. Det finns också ett avsnitt om visningsdokument för att faktiskt titta på ditt kontrakt. Sökfältet i kontraktsvisaren kör automatisk OCR för nyckelord och söktermer i inte bara databasen utan i själva avtalsdokumenten. ContractSafe erbjuder inga kontraktsförfattande eller redigeringsfunktioner så allt du kan göra med dina kontrakt i systemet är att visa och söka efter dem. Sammantaget har erfarenhet av lagring och hantering av kontrakt det mest gemensamma med ContractWorks, men ContractSafe förenklar upplevelsen ytterligare. Det finns granskningsspårnings- och ändringsspårningsfunktioner men inte till den djupare kapaciteten för versionskontroll och kontraktssamarbete som du får i Agiloft, Concord eller Coupa.

Enkel, säker kontraktslagring

ContractSafe försöker inte hantera hela kontraktets skapande, revision och ledningens livscykel. Plattformen är inriktad på att göra lagring och spårning av kontrakt enkel och säker, med stor sökning och anpassningsbar kategorisering, och det är vad den gör. Säkerhetsfunktionerna som erbjuds på alla plannivåer är omfattande, inklusive ISO 27001- och PCI DSS-certifierade datacenter, 256-bitars AES-kryptering, automatisk failover, säkerhetskopiering på plats, samt intrång, skadlig programvara och virusdetektering och sårbarhet och penetrationstest.

För företag som letar efter en komplett end-to-end-kontrakt för livscykelhanteringsplattform, ger verktyg som Concord, Contract Advantage och Editors 'Choice Agiloft dig dynamiska kontraktsskapande och redigeringsfunktioner, samarbete med flera parter och revisioner med versionskontroll, samt avancerad arbetsflödesautomation och omfattande inbyggd rapportering och analys. Men om dina behov är mer riktade och dessa klockor och visselpipor är överflödiga jämfört med en enkel, säker och lätt konfigurerbar dokumenthanteringsplattform för alla typer av kontrakt, kan ContractSafe vara den perfekta passformen för din organisation.