Docuware molngranskning och betyg

När det gäller dokumenthanteringssystem har DocuWare Cloud länge betraktats som en stark utmanare i rymden, ända sedan Microsoft Windows 3.0 dagar då dokumenthantering blev en sak. DocuWare Cloud prissätts till $ 300 per månad för en instans som är stor för ett litet företag med upp till fyra användare och 20 GB lagringsutrymme. Plattformen har en stark företagsfunktion, inklusive utmärkt dokumentimport och formhanteringsfunktioner. Även om det är en branschveteran, saknar den integrations- och delningsfunktionen som finns i våra Editors 'Choice-vinnare Ascensio System OnlyOffice och Microsoft SharePoint Online, men det är ett solid erbjudande som fortfarande är värt att överväga.

Det grundläggande

Mycket som Adobe Document Cloud Standard, faller DocuWare Cloud i kategorin företag för dokumenthanteringssystem med klockor och visselpipor att spara. Men det tår på linjen med sitt användargränssnitt (UI), vilket ger användarna de verktyg som de behöver för att utföra vanliga uppgifter, samtidigt som mer avancerade alternativ tas bort för elanvändare eller administratörer. Den primära vyn som de flesta användare ser med DocuWare Cloud är uppdelad i två huvudvyer. En navigeringsfönster till vänster ger dig tillgång till din inkorg, dokumentsökning, listor som är tillgängliga för dig och uppgifter. På höger sida finns det ytterligare alternativ som erbjuder en dokumentvisare tillsammans med annoteringsverktyg. När ett dokument väljs ger det vänstra fönstret dig också möjligheten att redigera indexfält, antingen för hand eller genom att klicka på text i dokumentet och fylla i indexfältet automatiskt.

Listor är den primära dokumentbehållaren som är synlig för användare och definieras av administratören. Listvyn ger ett användbart alternativ för användare att skapa en genväg direkt till listan utan att behöva dekonstruera URL: n. Listor visar inte bara tillgängliga dokument i den behållaren, utan gör det också möjligt för dig att visa, exportera och dela indexfältet till dessa dokument i form av en CSV-fil.

Den vänstra navigeringsfönstret erbjuder ett par intressanta alternativ för att länka dokument tillsammans: häftklammer och klipp. Både häftklammer och klipp kombinerar dokument för användning senare och är vändbara. Häftfunktionen gäller endast PDF-filer och kommer antingen att kombinera flera PDF-filer i en enda PDF eller bryta ett PDF-dokument på flera sidor till enstaka sidor. Klippning gör det möjligt att koppla flera dokumenttyper medan du fortfarande upprätthåller distinkta dokument.

Importera dokument

Det finns flera alternativ för att hämta dokument till DocuWare Cloud över ett brett spektrum av användningsfallsscenarier. Dokument kan importeras via webbklienten eller DocuWare Cloud Scan App kan installeras för att skanna dokument direkt till DocuWare Cloud. Alternativt kan administratörer konfigurera anpassade skrivardrivrutiner så att användare kan rationalisera vissa importuppgifter, till exempel indexering och formulärhantering. Administratörer har också möjlighet att konfigurera en FTP-mapp så att dokument omedelbart sparas i ett specifikt område i DocuWare Cloud, vilket möjliggör flera scenarier som bulkuppladdningar, programmatisk eller schemalagd import eller integration med tredjepartsprogramvara.

Ett annat område som DocuWare Cloud utmärker sig i är optiskt teckenigenkänning (OCR). De flesta dokumenthanteringssystem stöder OCR, men möjligheten att anpassa motorn är en funktion som inte ofta ses. DocuWare Cloud låter administratörer optimera OCR-motorn för prestanda eller noggrannhet baserat på aktuella affärsbehov. OCR-motorn kan också läras, precis som en stavkontrollordbok, att ladda upp listor med ord som ofta kan användas i ditt företag för att optimera OCR-processen.

Formulärshantering

DocuWare Cloud gör ett bra jobb med att aktivera elektroniska formulär för antingen internt bruk eller för kundorienterade scenarier. Processen börjar med att en administratör skapar en formmall med formgivarverktyg. Det finns två formtyper i DocuWare Cloud. Webbformulär är ganska grundläggande, eftersom slutprodukten ser ut och känslan av mallen som designats av administratören. Sammanslagna formulär tar å andra sidan de data som samlats in via formmallen och överlägg sedan data på ett befintligt dokument baserat på administratörens preferenser. Båda formtyperna används också för att fylla indexfält och kan även utnyttjas för andra datarelaterade uppgifter och integrationer.

Med hjälp av DocuWare Cloud formulärdesigner kan du dra olika element till formuläret och snabbt placera dem där du vill. Du kan märka fält och markera dem efter behov och du kan snabbt placera instruktioner där du behöver dem också. Sammanfogning av formulär kräver att utgångsmallen laddas upp, fält från formmallen ska integreras i utgångsmallen och de grundläggande textformateringsalternativen som ska konfigureras för varje fält. Båda formtyperna resulterar i slutändan i att den nybefolkade formen placeras i det dokumentlager du väljer, samt att indexfält fylls med formulärdata eller statiska värden. Slutligen kan du konfigurera behörigheter under den här processen, låta enskilda användare administrera eller använda formuläret. Du har också möjligheten att offentliggöra formulär, låta externa användare fylla och skicka formulär.

Administrativa funktioner

Enterprise-administratörer kommer att vara mycket DocuWare Cloud-säkerhetsfunktioner. Behörigheter kan konfigureras på ett antal nivåer, men i likhet med Dokmee är de vanligaste i arkivskåp. Dessa kan innehålla flera dialogrutor, som är element som låter användare komma åt eller lagra dokument. Listdialogrutor är frågebaserade dokumentsamlingar som konfigureras med en grafisk redigerare eller med ett SQL-uttalande. Lagringsdialogrutor används för att identifiera indexfält som används när ett dokument placeras i lagring, medan resultatlistedialogrutor anger fälten som används för dokumentlistvyn och redigeringsformulär för indexfält. Slutligen används mappdialogrutor för att identifiera mappstrukturen som används för dokumentlagring och navigering. Mappstrukturen byggs genom att placera indexfält eller statiska värden på olika mappnivåer för att bygga hierarkin efter din önskan.

För administratörer som vill göra livet lättare för sina användare, erbjuder DocuWare Cloud också hjälp. Två exempel är att upprätthålla indexfältalternativ och automatisera affärsprocesser. Fält för olika dokumenttyper kan konfigureras för att använda värdelistor för uppslagnings- och valideringsändamål, antingen från en statisk lista, en som genereras från data inom DocuWare Cloud eller till och med värden från en extern datakälla. Dokumentrelationer kan definieras, antingen i ett enda skåp eller mellan två skåp, genom att jämföra nyckelfält.

Tänk på kostnaden

En nackdel med DocuWare Cloud är dess ganska fina priser. Till skillnad från de flesta av sina konkurrenter, måste du kontakta företaget för exakt prissättning eftersom DocuWare Cloud prissätts till instansstorleken snarare än per användare. Som nämnts tidigare kommer en DocuWare Cloud-instans som är storleken för ett litet företag, med upp till fyra användare och 20 GB lagringsutrymme att du får $ 300 per månad. En större instans som stöder 40 användare och 100 GB lagringskostnader närmare 1 500 $ per månad. Oavsett användar- och lagringsbehov vill du kontakta säljteamet för DocuWare Cloud för att diskutera dina affärsbehov och hur dessa kommer att påverka din månatliga ränta.

Som helhet erbjuder DocuWare Cloud tillräckligt med funktioner för att göra det till ett lockande alternativ i dokumenthanteringsutrymmet. Möjligheterna kring elektroniska formulär är särskilt användbara för många företag, och flera av de administrativa funktionerna är också övertygande. Medan det ligger något bakom våra redaktörsval Ascensio System OnlyOffice och Microsoft SharePoint Online när det gäller integrationer och användarvänlighet, är förseningen inte så mycket. På grund av detta förblir DocuWare Cloud ett alternativ för dokumenthantering som är värt att undersöka.