Epson arbetsstyrka es-300wr trådlös dokumentskanner - granskning och betyg av redovisningsutgåva

Den mycket bärbara Epson WorkForce ES-300WR Wireless Document Scanner - Accounting Edition (399.99 $) är en förbättrad version av Editors 'Choice WorkForce ES-300W som vi granskade förra året. Denna senaste iteration av Epsons flaggskepps bärbara dokumentskannrar listar för endast $ 100 mer, men dess affärsinriktade programvara, liksom ett översyn och nytt namn på dokumentfångsgränssnitt, gör det mer exakt och bokföringsvänligt och ökar därmed dess totala värde. Om du samlar in finansiella data på vägen och exporterar dem för användning i din bokföringsapplikation - eliminerar behovet av att ange dem manuellt - låter attraktivt, bör du beakta ES-300WR.

En väl genomtänkt resekompanjon

Observera att om du föredrar en mindre mobil skrivbordsdokumentsläsare, erbjuder Epson också en redovisningsutgåva av WorkForce ES-500WR Wireless Document Scanner, som är lite snabbare, större och tyngre. När den bärbara modellen är stängd upp och redo för vägen, mäter den 2, 6 x 11, 3 x 3, 5 tum (HWD) och väger 2, 9 pund. Mycket av dess höjd och vikt kommer från ett inbyggt uppladdningsbart batteri. Vissa andra bärbara skannrar med laddningsbara batterier inkluderar de något mindre och lättare Editors 'Choice Canon imageFormula P-215II Scan-Tini, och den mycket mindre och lättare Apparent Doxie Q. Den förstnämnda, som ES-300WR och dess ES-300W tvilling, levereras med en 20-arks automatisk dokumentmatare (ADF) som skannar båda sidorna på tvåsidiga sidor samtidigt, i en enda pass. Doxie Q: s dokumentmatare har å andra sidan bara åtta sidor; och för att skanna båda sidor på dubbelsidiga sidor måste du skanna ena sidan av originalen och sedan vända dem manuellt för att skanna de andra sidorna.

Medan lättare maskiner som Xerox Duplex Travel Scanner, Visioneer Patriot P15 och Epsons egna DS-320 Portable Duplex Document Scanner och WorkForce ES-200 är mindre, lättare och lättare att bära, har de inte batterier, vilket betyder att du kommer att kopplas till ett eluttag.

Hur snabbt batteriet laddas beror på strömkällan, och, liksom många andra bärbara modeller, kommer ES-300WR att köras och laddas från AC eller USB-strömkällor samtidigt. Epson berättade för mig att när skannern används, laddas batteriet från nätuttag på bara några timmar; USB 3.0 tar cirka fyra timmar och USB 2.0 behöver cirka 20 timmar. Skannern laddas naturligtvis snabbare när den är avstängd. Epson påstår inte en specifik batteritid per sida, men jag skannade hundratals sidor på en enda laddning under min testning.

ES-300WR: s arbetscykel är 500 skanningar per dag, vilket är samma som DS-320, ES-200 och Canon P-215II, medan Patriot P15 och Doxie Q-volymvärden är dubbelt så mycket.

Skyddet öppnas för att exponera den 20-arks automatiska dokumentmataren och kontrollpanelen, som är uppdelad mellan övre högra hörnet på skannerns yta och framkanten på chassit. Kontrollerna själva består av fyra knappar - Power, Stop (Cancel), Start, Wi-Fi Connect (Wi-Fi Protected Setup eller WPS) - och fem status-LED: fel, automatisk matningsläge, klar, Wi-Fi On / Off och batteri. Observera också i bilden nedan att, beläget nära vänster sida av ansiktet, nästan catty-hörn från kontrollerna, är en lägesväljare för att växla mellan standarddokument och tjocka plastkort (ID-kort och kreditkort, till exempel). På den högra framkanten finns det en växel för att välja Wi-Fi eller USB-anslutning.

Du kan ansluta ES-300WR trådlöst till ditt nätverk via Wi-Fi och kopplas till en enda dator via USB, antingen 2.0 eller 3.0. Du kan skanna till både Apple iOS- och Android-enheter med Epson DocumentScan-appen.

ScanSmart Accounting Edition

Sedan ES-300Ws debut i början av 2017 har Epson gjort betydande förändringar i mjukvaruskollektionen den inkluderar med sina skannrar. Den viktigaste förändringen är företagets nya ScanSmart, ett hanteringsverktyg som integrerar skannern, stödjande programvara och andra applikationer, som hjälper dem alla att arbeta mer smidigt. De nya bokföringsvänliga funktionerna är mjukvaruspecifika; de är en del av en utökad version av verktyget som heter ScanSmart Accounting Edition.

Med ScanSmart kan du konfigurera och utföra skanningsjobb, samt skapa arbetsflödesprofiler (Skanna till fil, Skanna till e-post osv.), Eller förinställningar, som Epson kallar Åtgärder, som definierar alla aspekter av ett skanningsjobb. ScanSmart Accounting Edition gör att dina data samlas in från skannade ekonomiska dokument till din bokföringsapplikation, närmare bestämt QuickBooks Online och Excel, enklare.

I huvudsak består uppgraderingen av Accounting Edition av en ScanSmart-tillägg som kallas kvittohanteraren som automatiskt identifierar och extraherar relativa finansiella data från kvitton, fakturor och andra finansiella hårddiskor och hjälper dig att massera den till data kompatibla med QuickBooks Online eller Excel. Detta kan potentiellt eliminera tråkiga och tidskrävande manuell inmatning. Excel-exporten är CSV, ett format som accepteras av de flesta bokföringsprogram. Enligt Epson, när du använder programvarans automatiska verktyg för namngivning och kvittering av kvitton, lär ScanSmart hur man identifierar återkommande data, till exempel leverantörsnamn och logotyper, återkommande utgifter och så vidare, och därigenom effektiviserar lagring, hämtning och hitta- processer med kritisk data och dokument.

Förutom ScanSmart Accounting Edition innehåller programvarupaketet Nuance Power PDF, ett PDF-skapande- och redigeringsprogramalternativ till Adobe Acrobat; Nuance PDF Converter för Mac; och NewSoft Presto! BizCard, ett visitkortverktyg för skanning och arkivering.

En snabb bärbar dokumentskanner

Epson betygsätter ES-300WR till 25 sidor per minut (ppm) i enkelsidig (ensidig) -läge och 50 bilder per minut (eller ipm, där varje bild är en sida av en dubbelsidig sida) i duplex-läge. Jag körde mina tester över USB 3.0 på 300 dpi från PCMags standard Intel Core i5 testbäddsdator med Windows 10 Professional. ES-300WRs poäng är tillräckligt nära de andra Epson-modellerna som diskuteras här (ES-200W, ES-300W och DS-320) att det är säkert att säga att skannern själv och BIOS inte har genomgått någon betydande prestationsrelaterade tweaking, och att ScanSmart inte bearbetar data tydligt snabbare än de nyligen ersatta Epson Scan 2 / Image Capture Pro-verktygen som jag använde när jag testade förra årets ES-300W.

Se hur vi testar skannrar

Efter att ha diskonterat fördröjningstiden (perioden mellan när den sista sidan skannades och programvaran sparar skanningsjobbet till en användbar bild eller en sökbar PDF-fil) skannade ES-300WR mitt 25-sidiga ensidiga dokument med hastigheten på 28, 3 ppm och det 25-sidiga tvåsidiga (50-bilders) dokumentet med 54, 5ipm. För båda dokumenten är det 1 ppm snabbare än ES-300W. ES-320 och ES-200W poängen matchade i princip ES-300WR. Visioneer P15 och Canon P-215II har båda lägre hastighetsklassificeringar, med 10 ppm och 20ipm, än Epson-portablarna. P15 fick 17.1 ppm och 34ipm och Canon P-215II lyckades 15.9 ppm och 30.9ipm.

I nästa test justerade jag ES-300WR när den skannade samma två dokument, och när ScanSmart bearbetade och sparat dem till bild PDF. Som förväntat av min erfarenhet med de tidigare Epson-modellerna var PDF-skannatiderna nästan identiska med poängen i föregående test.

Därefter klockade jag ES-300WR när den, med hjälp av ScanSmart, skannade och konverterade det 25 sidiga, 50-bildiga dokumentet till den mer mångsidiga sökbara PDF-filen. Det slutförde uppgiften på 55 sekunder, med bara en sekunders fördröjningstid mellan skanning till sökbar PDF och skanning till minne utan konvertering eller formatering.

De andra Epson-modellerna gick naturligtvis på liknande sätt och P15 lyckades med samma uppgift på cirka 40 sekunder långsammare, men P-215II slog ES-300WR med cirka 5 sekunder.

Noggrannhet och export

Jag skulle hellre vilja att min skanner är långsam än felaktig. I detta syfte konverterade ES-300WR både mina Arial- och Times New Roman-teckensnitt utan misstag ner till 6 poäng, vilket gjorde det till det mest exakta av alla skannrar som nämns här. vilket är något mer exakt än DS-320. De andra två Epson-portablerna, ES-200W och ES-300W, var fortfarande lite mindre exakta. Jag tittade också tillbaka på alla bärbara dokumentskannrar som PCMag har granskat under de senaste två åren och upptäckte att ES-300WR med ScanSmart har tjänat de bästa noggrannhetsresultaten för en bärbar dokumentskanner hittills.

Jag tittade också på bokföringsfunktionerna i ScanSmart Accounting Edition-programvaran. Att få dina ekonomiska data från papperskopia till din bokföringsapplikation är en tvådelad process, skanning och export. Du skannar dina kvitton, fakturor och så vidare till ScanSmart som du gör i alla andra dokument, och när du är klar använder du en ScanSmart-åtgärd för att skicka data till kvittohanteraren för att granska och, ja, hantera den.

Om du klickar på Exportera och spara ger du alternativen att antingen exportera till QuickBooks eller Spara som CSV. Om du väljer det förra, se till att QuickBooks är öppet så att ScanSmart kan hitta det. ScanSmart öppnar sedan ett QuickBooks-fönster som först inbjuder dig att logga in på QuickBooks och sedan leder dig genom att matcha fält och exportera data. Även om jag inte har gjort detta med ScanSmart och QuickBooks, tillbaka på dagen då jag gjorde mitt eget bokföring, exporterade jag data in och ut från QuickBooks ofta. Jag misstänker att den här processen liknar. De första gångerna innebar att matchning av QuickBooks-datafältetiketter (säg "Kostnader / bil / underhåll") till motsvarande etiketter i inkommande data. (Det är här, misstänker jag, att ScanSmart gör det mesta av sitt lärande.)

När du exporterar till en CSV-fil väljer du helt enkelt det alternativet, namnger filen och programvaran tar den därifrån. Hur du använder uppgifterna efter det är upp till dig. I de flesta scenarier, men som att säga att få in data i FreshBooks, måste du antagligen massera det lite, åtminstone genom att matcha och märka varje CSV-post till motsvarande poster i redovisningsprogramvaran. Om du har erfarenhet av Excel är allt detta Introduktion till kalkylark 101, och det finns omfattande information tillgänglig online (och troligen din bokföringsapplikations dokumentation) om hur du förbereder CSV-filer för import. Trots det skulle jag vilja att ScanSmart Accounting Edition stöder flera ytterligare bokföringspaket, eftersom inte alla använder QuickBooks.

Bra för affärer

Skillnaden mellan Editors 'Choice ES-300W och denna nyare ES-300WR-modell finns i programvaran. Så när det gäller att avgöra om det är värt $ 100-premien måste du tänka på ditt företag. Om den här nya redovisningsenereringen av vår nuvarande favorit bärbara dokumentskanner räddar dig eller någon annan i din organisation från timmar med manuell inmatning av finansiella data (som förutom att vara tråkiga, ökar potentialen för inputfel) varje månad, så är det naturligtvis det. Men om du inte ser att ditt företag drar nytta av den här mjukvaran är ES-300W vägen att gå.