Epson arbetsstyrka es-500wr trådlös dokumentskanner - granskning och betyg av redovisningsutgåva

Epson WorkForce ES-500WR Wireless Document Scanner - Accounting Edition ($ 499, 99), är en lätt-till-medelhög arkivmatningsdokumentscanner för arkmatning som är lämplig för användning i små kontor och arbetsgrupper. Det är en variant av WorkForce ES-500W, i Epsons uppgraderade skannings- och dokumentbehandlingsverktyg, ScanSmart och ScanSmart Accounting Edition-bokföringsvänligt tillägg. Om ditt företag kräver återkommande manuell inmatning av finansiella data, kommer ES-500WR att vara ett attraktivt alternativ till våra redaktörers val bland dokumentskannrar på startnivå, Brother ADS-2700W.

Lär en gammal hund nya trick

Den största skillnaden mellan ES-500WR och ES-500W är i Accounting Edition-programvaran, så det finns inte massor av maskinvaruuppdateringar här. Liksom ES-500W mäter den 6, 6 x 11, 6 x 6, 9 tum (HWD) med sina fack stängda och väger 8, 1 pund. Det är något större och 2, 5 pund tyngre än Brother ADS-2700W, nära i storlek och 2, 1 pund lättare än Panasonic KV-S1026C-MKII, och lite mindre i alla dimensioner än Editors Choice HP ScanJet Pro 3000.

Tänk dock på att ingen av dessa maskiner tar mycket skrivbordsutrymme medan de är stängda och ur drift. Men med sina automatiska dokumentmatare (ADF) och utmatningsfack som är öppna och redo för arbete, fördubblas de vanligtvis i höjd och tredubbla (eller mer) i längd.

ADF på ES-500WR har upp till 50 original och dess dagliga arbetscykel är 4000 skanningar. De konkurrerande modellerna som nämns här kommer också med 50-arks ADF. När det gäller driftscykeln faller ES-500WR mitt i förpackningen, med ADS-2700W och KV-21026C-MKII som stöder 1 000 fler dagliga genomsökningar och ScanJet 3000 hanterar 500 färre.

Du kan ansluta till ES-500WR direkt via USB 3.0, via ditt nätverk kabelbundet eller trådlöst med Ethernet eller Wi-Fi, eller från din smartphone eller surfplatta med nästan fältkommunikation (NFC). NFC är ett peer-to-peer-nätverksprotokoll som låter dig skanna ark som har laddats i inmatningsfacket till din mobila enhet genom att knacka på det på NFC-hotspot som ligger mittemot kontrollpanelen på skannerns yta. Du kan ansluta till dina mobila enheter med Wi-Fi Direct eller skanna till flashminnesenheter och andra lagringsenheter via en USB-port på baksidan av chassit.

Kontrollpanelen är enkel med sju knappar: Power, Wi-Fi Protected Setup (WPS), Wi-Fi on / off, Double Feed Detection Skip, Slow Mode, Stop, Start och NFC. Det finns också sju statuslampor: AP-läge (Wi-Fi Direct), Wi-Fi, Fel, Automatisk matningsläge, Klar, Hoppa över dubbelmatning och långsam läge. Lägg märke till att det inte finns några knappar eller en skärm för att välja profiler, välja en- eller dubbelsidig skanning eller för att ge skannern några andra instruktioner. Allt som hanteras från ScanSmart, antingen manuellt efter att sidorna har skannats eller automatiskt, enligt en uppsättning förkonfigurerade instruktioner sparade i arbetsflödesprofiler som Epson kallar Actions.

Robust affärsprogramvara

ES-500WR levereras med nedladdningsbar åtkomst till ScanSmart Accounting Edition, Nuance Power PDF (för Windows), Nuance PDF Converter (för Mac) och Presto! BizCard. I stället för ett faktiskt skannergränssnitt och dokumentbehandlings- och -hanteringsprogram är ScanSmart mer ett skal som integrerar befintliga verktyg och program, vilket hjälper dem att interagera med själva skannern och varandra mer flytande. Epson Scan 2 och Document Capture Pro ingår som en del av ScanSmart.

Med ES-500WR får du tillägget Accounting Edition, även känt som kvittohanterare. Förutom ScanSmarts förmåga att acceptera tilläggstillägg och integrera applikationer, lär det enligt Epson också hur man identifierar återkommande data, till exempel leverantörens namn och logotyper, månatliga utgifter och så vidare. Med andra ord, ju mer du använder det, desto mer effektivt hanterar kvittomshanteraren dina ekonomiska skanningar. Den känner igen och extraherar data från skannade kvitton, fakturor och andra ekonomiska dokument och sparar dem sedan i sin egen inbyggda databas. Mottagningshanteraren kan sedan exportera informationen till QuickBooks Online eller Microsoft Excel-kompatibla filer som du sedan kan importera till ett eller många andra bokföringsprogram, med, det vill säga en viss manipulation av datakolumnerna i kvittohanteraren eller den exporterade CSV-filen i Excel, eller båda.

Mitt enda riktiga klagomål om ScanSmart Accounting Edition är att det inte stöder andra populära bokföringsprogram direkt.

Framför paketet

Epson betygsätter ES-500WR med 35 ensidiga sidor per minut (ppm) och 70 tvåsidiga bilder per minut (eller ipm, där varje sida är en bild). Jag testade ES-500WR över Ethernet på 300 dpi med ScanSmart Accounting Edition på vår vanliga Intel Core i5 testbed PC som kör Windows 10 Professional. Den nya mjukvaran ökade inte skannings- och dokumenthanteringshastigheterna över ES-500W, som redan var en stark utförare.

Se hur vi testar skannrar

Diskontera tiden mellan den sista sidan träffar utmatningsfacket och när ScanSmart sparar dokumentet till ett användbart filformat - vad vi kallar "lag" -tid - ES-500WR skannade vårt 25-sidiga ensidiga textdokument med 40 ppm och vår 25-sidigt dubbelsidigt dokument på 75, 7ipm, betydligt snabbare än Epsons betyg. ES-500WR skannade, bearbetade och sparade samma testdokument till bild PDF på 37, 7 ppm och 67, 7ipm, en respektabel prestanda i jämförelse med sina betyg och med sina konkurrenter.

Det är ungefär 2, 5 ppm snabbare och 1, 5 ppm långsammare än ES-500W, 3 ppm snabbare och 2, 3 pm långsammare än Brothers ADS-2700W, 2, 4 ppm och 2, 5 pip snabbare än HP: s ScanJet 3000, och 6, 1 ppm och 7, 7ipm framför Panasonics KV- S1026C-MKII.

När du skannar till sökbar PDF, ett format som är mer gynnsamt för dokumentsökning och hämtningsprogram, skannade och sparade ES-500WR vårt 25-sidiga tvåsidiga (50 bilder) testdokument på 44 sekunder. Denna poäng kopplade ES-500W syskon och är en sekund eller två snabbare än Brother- och HP-modellerna. Efter 1 minut och 6 sekunder tog Panasonic upp den bakre.

Solid affärsscanning

Vad är bra med en flammande snabb skanner om den resulterande redigerbara texten kräver timmar av felkorrigering? Lyckligtvis är dagens OCR-teknik mycket mer exakt än så. ES-500WR, till exempel, skannade och konverterade våra vanliga Arial- och Times New Roman-sidor felfria ner till 6 poäng, vilket är mer än nog nog för de flesta affärsapplikationer. Det slår tidigare ES-500Ws 8 poäng för båda teckensnitt utan misstag.

Vid 5 poäng utan fel på vår Arial testsida och en oöverträffad felfri fyra poäng på Times New Roman-sidan är Brothers formidabla ADS-2700W den mest exakta skannern som granskats här på ungefär ett år. Samtidigt band Panasonic KV-S1026-MKII ES-500WR och HP ScanJet 3000 lyckades skanna ner till 8 poäng med båda teckensnittfelfria.

Jag skannade också några staplar med kreditkortskvitton och fakturor och använde sedan en ScanSmart-åtgärdsprofil för att flytta data till och öppna kvittohanteraren.

Nästa fas innebär att exportera data till antingen QuickBooks Online eller till en Excel-CSV-fil. Mottagningshanterarens integration med QuickBooks är väl automatiserad. När du, efter att ha öppnat QuickBooks på din PC, klickar på Exportera till QuickBooks i ScanSmart, startar det ett fönster som inbjuder dig att logga in på QuickBooks och sedan följa instruktionerna som leder dig igenom resten av processen.

När du exporterar till en CSV-fil väljer du helt enkelt den åtgärden i ScanSmart och namnger och sparar filen. Vad som händer därefter beror på vad du vill göra med uppgifterna. För att förbereda den för import till ett redovisningsprogram krävs det troligtvis åtminstone viss manipulation i Excel. Om du har en grundläggande kunskap om Excel är det enkelt att förbereda CSV-filer för import till ett annat program. Beroende på vilket program du vill importera data till kan processen beskrivas i den programvarans dokumentation.

Om inte, finns det många dokument som täcker CSV-postmärkning och manipulation på Microsofts webbplats och på andra håll. Det kan ibland vara intrikat arbete, men det är inte riktigt komplicerat. Men det skulle vara mycket lättare om ScanSmart Accounting Edition stöder några fler populära bokföringsapplikationer.

Tidsbesparande programvara

När du driver ett hem- eller småkontorsbaserat företag är det kanske ett av de mer tråkiga återkommande sysslorna att mata in data från inskrivna kvitton, fakturor och andra ekonomiska dokument i ett bokföringsprogram. Med sitt stöd för att skanna finansiella dokument, skära relevant information och sedan förbereda dem för och exportera dem till QuickBooks Online eller Excel-kalkylblad, tar Epson ES-500WR en anständig insats för att automatisera den processen. QuickBooks-integrationen är välutvecklad och bör spara tid för dig eller din organisation genom att automatisera mycket av den finansiella datainmatningsprocessen. Med Excel-integrationen kan du å andra sidan behöva massera uppgifterna i CSV-poster som är kompatibla med din bokföringsapplikation.

Medan en bredare integration med andra bokföringsprogram skulle ge ett större värde för organisationer som inte använder QuickBooks, är processen att förbereda CSV-poster för import i Excel grundläggande. Även om det kostar 100 $ mer än Editors 'Choice Brother ADS-2700W, är ES-500WR värt det högre priset om möjligheten att skanna och exportera finansiella data kommer att spara värdefull tid för ditt företag.