Video: How to create a dynamic map chart with drop-down (works with ANY Excel version) (September 2024)
Det brukade vara så att när ett företag lägger till många nya funktioner i ett program släpptes programvaran med ett nytt nummer och mycket fanfare. Men i denna ålder av smidig programmering och leverans av molnprogramvara får program nu mindre uppdateringar hela tiden. Det är först när du tittar på en serie förändringar som du verkligen kan se skillnaden. Fall i fråga: Microsoft Office.
Förra veckan, på företagets Ignite-konferens, tillkännagav Microsoft ett antal nya uppdateringar till Office 365, med fokus på säkerhet och intelligens. Trots att jag använder Office hela tiden, när jag faktiskt tittade på de nya uppdateringarna i samband med andra som tystare har rullats ut under de senaste månaderna, blev jag förvånad över hur mycket som har förändrats. De grundläggande konturerna för Word, Excel, PowerPoint och Outlook har ställts in i flera år; så vi talar inte om grundläggande förändringar. Men det finns många nya funktioner som gör specifika uppgifter mycket enklare.
Min favorit är förmodligen möjligheten att skapa kartor i Excel. För att göra detta är allt du behöver data uppdelade i geografiska områden (till exempel försäljning per land eller stat); när du går att skapa ett diagram ser du "fyllda kartor" som ett rekommenderat val. Detta visar en karta i olika färger som visar data. Kartorna kan vara något interaktiva och låta dig filtrera efter de delar du vill fokusera på och arbeta på allt från län till global nivå med hjälp av data från Bing Maps.
Att skapa kartor från data har alltid varit en utmaning, och det gör det mycket lättare för typiska användare. När du har skapat en sådan karta kan du naturligtvis kopiera och klistra in den i Word eller PowerPoint. Detta är tänkt att vara tillgängligt i slutet av året för stationära användare av Excel, såväl som för Windows Mobile och Android, men bara för Office 365-abonnenter.
Några av de enklaste - men ganska användbara förändringarna - har hänt eller håller på att hända med PowerPoint. För några månader sedan lade Microsoft till ett alternativ som heter Designer som låter programmet föreslå en mängd olika designval för din presentation anpassad till ditt innehåll. Den första sådana funktionen låter dig infoga valfri bild i den första bilden och föreslår sedan en mängd olika mallar, som alla inkluderar din bild, men baserad på några av cirka 12 000 olika alternativ. Det är ett snyggt sätt att anpassa din presentation medan du håller den professionell. Ett nyare alternativ fungerar nu med två bilder. Vid utställningen tillkännagav företaget en funktion som låter dig ta en bild med bara text, till exempel i punkttecken och automatiskt förvandla det till en grafik. Det är en intressant idé och en som borde förbättra utseendet på många bilder. Dessa funktioner är tillgängliga nu för Windows-användare och kommer snart till Mac.
En annan ny funktion som kallas Quick Start blir ännu enklare för dem som bara inte vet var de ska börja. Det låter dig lägga in ett ämne, och PowerPoint skapar sedan en grundläggande disposition av presentationen för dig med hjälp av information och bilder från webben som är tillgängliga under Creative Commons-licensen. I demos som jag såg skapade detta inte en slutlig presentation utan föreslog en fullständig disposition, med några grunder, vilket gör att du kan fylla i resten av informationen du vill ha i den slutliga presentationen. Jag kan föreställa mig att detta kommer att leda till att många gymnasielärare ser mycket liknande presentationer, men kan också se fall där det kan vara ett bra sätt att komma igång med ett ämne. En liknande funktion är nu tillgänglig i Sway - Microsofts presentationsverktyg för endast online (inte att jag någonsin har träffat en affärsanvändare som använde Sway) - och borde vara tillgänglig i Windows skrivbordsversion av PowerPoint i slutet av året.
En annan ny funktion i PowerPoint är Zoom, som låter dig designa en presentation i avsnitt och sedan skapa en interaktiv bildöversikt. Detta skulle hjälpa dig att snabbt gå till det avsnitt du vill ha, vilket är användbart i en presentationsfri form, när du svarar på frågor eller när du inte planerar att gå igenom hela presentationen i ordning. Zoom är redan ute på Windows-versionen.
För Word och Outlook kallas förmodligen den funktion som fick mest uppmärksamhet vid Ignite Tap, som ger snabb åtkomst till relevant innehåll från andra användare inom din organisation. Peka på låter dig se dokument, presentationer och kalkylblad som senast skapats om ett specifikt ämne och låter dig dra ut bilder, bilder, tabeller, grafik eller diagram direkt från de andra presentationerna och kopiera dem till dokumentet du skapar, även justera innehållet för formatering. Detta börjar utrullas endast till företagskunder för dem med E3- eller E5-licens.
På samma sätt tillkännagav Microsoft MyAnalytics, en del av Delve onlineverktyg inom Office 365 som använder "kunskapsgrafen" för att analysera din kalender och e-post. Detta kan berätta hur mycket av din dag som tillbringas i möten - och inom möten, hur fokuserad du är, baserat på om du tittar på din e-post - i hantering av e-post och arbete efter timmar. Återigen kommer detta bara att finnas tillgängligt för företagskunder och bara för dem med high-end E5-licens.
Flera andra funktioner som har kommit ut nyligen är värda att nämna och är tillgängliga för alla Windows-användare. Den ena är forskarverktyget inom Word, ett nytt tillägg till fliken Referens. Du väljer helt enkelt det och skriver in ett ämne, och Word visar dig en lista med källor som du kan använda i ditt dokument och hjälper dig sedan att enkelt klistra in dessa, tillsammans med rätt citat. Det hade varit bra när jag var student.
För Outlook kan den största förändringen vara det som kallas fokuserad inkorg, som delar in din inkorg i artiklarna som Outlook tycker att du bryr dig mest om och "andra" (liknande det som Gmail erbjuder). Den mobila versionen av Outlook har haft den här funktionen under en tid; det är nu också tillgängligt på skrivbordsversionen, men du måste ställa in den på webbversionen.
Andra ändringar som kommer ut på vägen inkluderar nya funktioner som är tillgängliga för färgpapper (på enheter med pekskärmar och pennor), som att konvertera bläck till matematik i OneNote, och att det programmet ska göra grundläggande linjär algebra. Jag kan se var det också kan vara användbart, även om det är mer för studenter än för de flesta i näringslivet.
Microsoft tillkännagav också ett antal säkerhetsförbättringar, inklusive förbättringar av Office 365 Advanced Threat Protection, en ny Threat Intelligence-graf och nya funktioner för datastyring. Dessa bör anlända i slutet av året för ATP och under det första kvartalet för andra, men kommer endast att vara tillgängliga för avancerade E5-kunder. Det ser bra ut, men jag önskar att det fanns mer för mindre företag också.
Sammantaget är det en ganska stor uppsättning förändringar. Men det finns några varningar. För tillfället är de flesta uppdateringarna endast tillgängliga för användare med en Office 365-prenumeration, vilket innebär att de som använder paketerad programvara inte är uppdaterade. Några av uppdateringarna är endast avsedda för företagskunder, men jag kan se var småföretag och individer kanske också vill spåra hur de spenderar sin tid.
Naturligtvis är inget av detta viktigt om användare inte vet att de nya funktionerna finns. Just nu tillkännager Microsoft nya funktioner varje månad, och Office 365-användare bör kunna uppgradera sin programvara. Det finns en webbsida som tillkännager de månatliga uppdateringarna för Office 365-användare. Microsofts chefer har pratat om att ha anmält information om nya funktioner i applikationen, och det skulle vara en stor förbättring.
Office förblir överlägset den dominerande kontorssviten, men Google verkar nu göra ett större spel med sitt namn G Suite. Det finns fortfarande utrymme för förbättringar - jag skulle vilja se några fler funktioner i webbversionerna, fler säkerhetsalternativ för mindre företag och förbättrat samarbete. Men när du lägger till allt förblir Office ledaren av goda skäl, och det finns många nya saker att gilla, särskilt för oss som använder den traditionella Windows-skrivbordsversionen under en Office 365-licens.
